Warehouse Management
Bestehendes Warehouse Management System
Herr Schmidt hat zur Optimierung seines Lagers vor geringer Zeit ein neues Warehouse Management System eingeführt, das ihn und seine Mitarbeiter unterstützen soll. Das System dient zur Verwaltung seines Warenlagers. Nach der raschen Implementierung sind jedoch folgende Probleme aufgetreten:
- Keine übereinstimmenden Schnittstellen mit seinen Lieferanten und Kunden
- Hoher personeller Aufwand, um die fehlenden Schnittstellen auszugleichen
- Hohe Investitions- und Betriebskosten
- Durch das manuelle Nachpflegen an den Schnittstellen entsteht eine erhöhte Fehlerrate
- Unzufriedene Lieferanten und Kunden
Möglichkeiten von Warehouse Management Systemen
- Funktionierende Schnittstellen zu seinen Lieferanten und Kunden
- Senkung des Arbeitsaufwands
- Verbesserung der Lageroptimierung und Bestandsgenauigkeit
- Reduzierung der Fehlerrate (7 R´s)
- Erhöhung der Lieferanten- und Kundenzufriedenheit
Herr Schmidt möchte erneut eine schnelle Lösung…
Herr Schmidt hat sich erneut schnell für ein anderes Warehouse Management System entschieden. Er hat kurzerhand das erstbeste System, das er im Internet gefunden hatte, gekauft und in sein Unternehmen eingegliedert. Dies versprach die folgenden Vorteile:
- Saubere Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten
- Schnelle selbstständige Implementierung
- „Investition in die Zukunft“
Herr Schmidt hat das Warehouse Management System gekauft und mit seinem IT-Verantwortlichen selbstständig in sein Unternehmen implementiert.
Erster Schritt – Prozesse analysieren
Leider gibt es auch bei der zweiten Softwareeinführung erneut Probleme und seine Mitarbeiter sind frustriert. Die folgenden Fragen hat Herr Schmidt im Vorfeld nicht genauer betrachtet:
- Wie wirkt sich ein neues System auf die Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden aus?
- Welche Schnittstellen benötigen ein reibungslos funktionierendes System?
- Welche unterschiedlichen Prozesse sind durch die Einführung des Warehouse Management System maßgeblich betroffen?
Mit einem Klick auf den Knopf kann Herr Schmidt die betroffenen Prozesse simulieren…
Managementprozesse
Test
Von zentraler Bedeutung für das Unternehmen von Herrn Schmidt ist der Prozess der Unternehmenssteuerung. Dieser Prozess wird durch sämtlich digitale Veränderungen beeinflusst. Wichtig ist dabei, dass nur vom Unternehmen und somit von Herrn Schmidt gesteuerten Veränderungsprozesse erfolgreich sein können.
Kernprozesse
Ein Warehouse Management System beeinflusst maßgeblich die Logistikprozesse. Dadurch kann beispielsweise der Lagerort verwaltet werden, in dem softwaregesteuert eine Optimierung, Steuerung und Kontrolle der Lagerprozesse erfolgt.
Test
Unterstützungsprozesse
Mitarbeiter der IT kennen das eigene System und besitzen wichtiges Wissen zur Auswahl von korrekter Software für das Unternehmen. Herr Schmidt hat erkannt, dass er die Mitarbeiter bei jedem digitalen Veränderungsprozess mit einbeziehen muss.
Einer der wichtigsten Schlüssel zur erfolgreichen Integration von Digitalisierungsvorhaben ist die Kommunikation. Sowohl die eigenen Mitarbeiter als auch die vorgelagerten Lieferanten und den nachgelagerten Kunden sind von den Veränderungsprozess durch ein Warehouse Management System betroffen sind.
Durch einen schnellen und verlässlichen digitalen Kundenservice kann die allgemeine Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Zusätzlich müssen die Mitarbeiter künftig mit der neuen Lösung arbeiten und somit auch einverstanden sein.
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Auch die Reklamation ist von der Einführung eines digitalen Kundensupports betroffen. Dabei können beispielsweise Anfragen von den Kunden automatisch beantwortet und komplexe Fragestellungen nach Dringlichkeit sortiert werden.
Frau Schmidt lernt hinzu
Frau Schmidt ist überrascht, dass die Implementierung des digitalen Kundenservices einen so großen Einfluss auf ihre Prozesse im Handel haben würde.
Ihr sind dabei folgende Kriterien bewusst geworden:Viele Prozesse und Abläufe sind in jedem Unternehmen unterschiedlich aufgebaut. Somit sollten allgemeine Lösungen und Versprechen mit Vorsicht betrachtet werden und auf die konkreten Unternehmensstrukturen angewandt werden.
Die Einführung eines digitalen Kundenservices wirkt sich auf die Prozesse vieler Mitarbeiter in seinem Betrieb aus. Die Mitarbeiter sind immer ein wichtiger Bestandteil und sollten in den Veränderungsprozess mit einbezogen werden.
Die Kosten sollten von Anfang an aufgeschlüsselt werden. Häufig stellen die Anschaffungskosten nur ein Bruchteil dar. Zusätzliche Kosten können während der Einführungs- und Betriebsphase anfallen.
Durch eine digitale Lösung entstehen viele Umstellung auf unterschiedlichsten Ebenen. Nicht nur die Mitarbeiter und Kunden sind von der Umstellung betroffen, sondern auch bestehende Strukturen, wie beispielsweise die Informationstechnik.
Konzentriert und bedacht das Thema angehen
Fehler lassen sich oft nur mit großem Aufwand beheben. Daher ist Frau Schmidt froh, dass sie noch keine Anschaffung getätigt hat. Ein unüberlegter Kauf einer neuen Software kann sich schnell als Fehler erweisen. Frau Schmidt möchte nun ihren Kundenservice kontrolliert digitalisieren.
Dafür trifft sie folgende Vorbereitungen:Zur Unterstützung des Entscheidungs- und Einführungsprozesses bildet sie mit ihren Mitarbeitern Projektteams. Dadurch soll eine weiträumige Betrachtung gewährleistet werden.
Die Mitarbeiter und Kunden sind später maßgeblich von der Umstellung auf ein neues System betroffen. Eine Kommunikation sollte deshalb frühzeitig durchgeführt werden.
Für Frau Schmidt ist eine wichtige Anforderung an potenzielle Anbieter, dass sie auf eine Demo-Version Zugriff hat und diese im Vorfeld ausgiebig testen kann.
Der Umsetzungsprozess
Frau Schmidt und ihr Projektteam befolgen bei der Auswahl der Lösung das folgende Schema:
Durch ein detailliertes Schritt-für-Schritt-Vorgehen kann Frau Schmidt und ihr Projektteam die aktuellen Arbeitsabläufe sorgfältig dokumentieren.
Die Schritt-für-Schritt-Aufzeichnung zeigt Schwachstellen auf, die bei der täglichen Arbeit nicht offensichtlich sind oder häufig kompensiert werden. Damit unnötige Arbeit vermieden werden, sollten die Schwachstellen behoben werden, bevor eine digitale Lösung eingeführt wird.
Die von Frau Schmidt aufgedeckten Schwachstellen sollen nun durch gezielte Verbesserungsmaßnahmen behoben werden. Durch eine Bedarfsanalyse sollen alle Wünsche der Beteiligten aufgenommen werden, um anschließend die „schlechte Gewohnheiten“ abzulegen und Fehler zu beheben.
Im vierten Schritt wird von dem Projektteam ein Projekt- und Zeitplan erstellt. In diesen werden unter anderem Meilensteine festgelegt und Aufgaben verteilt. In regelmäßigen Treffen können die Verantwortlichen sich über den Projektstand austauschen. „Die Zusammenarbeit in den Projektteams funktioniert sehr gut“, so Frau Schmidt.
In die endgültige Software Auswahl fließen viele Faktoren mit ein. Unter anderem sollten dabei die vorweggegangenen Analysen, Planungen und Optimierungen einbezogen werden. Aus diesen Faktoren können entsprechend verschiedene Angebote mit kostenlosen oder kostengünstigen Demozugängen ermittelt und in die engere Auswahl genommen werden.
Die unter Berücksichtigung aller Kriterien beste Softwarelösung sollte in einem letzten Test im Detail geprüft werden. Kriterien wie Funktionalität, Nutzbarkeit und einfache Integration in das Unternehmen sind Frau Schmidt dabei sehr wichtig. Anschließend erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Projektteam die Auswahl der bestmöglichen Softwarelösung zur vollständigen Integration.
Eine optimale Auswahl der Softwarelösung bedarf viele vorgelagerte Arbeitsschritte, durch die die genauen Anforderungen ermittelt werden. Erst in den letzten Arbeitsschritten wurde sich mit der Auswahl einer geeigneten Software beschäftigt. Nach der Auswahl der bestmöglichen Lösung soll diese nun in die Unternehmensprozesse implementiert werden. Auch in Zukunft sollen weitere Optimierungen vorgenommen werden. Dabei spielen zwei interessante Technologien eine besondere Rolle.
Nutzung von Cloud Computing in der Kundenkommunikation
Herr Schmidt hat sich mit zwei neuen Technologien auseinandergesetzt. Eine Technologie davon ist das „Cloud Computing“. Diese bietet die Möglichkeit, Programme direkt über das Internet betreiben zu können.
In einer ausgiebigen Recherche stehen für das Projektteam die folgende Punkte für das Unternehmen im Fokus:Das Vertrauen in den Cloud-Anbieter ist von großer Bedeutung, denn die Anbieter gehen mit vielen wichtigen Unternehmensinformationen um. Wichtig ist auf seriöse Anbieter zu achten, die in der Regel durch Siegel und Zertifikate ausgezeichnet sind. Manchmal ist es sinnvoll sich auch hier zuvor zu erkundigen oder Listen mit Referenzunternehmen heranzuziehen.
Durch den Einsatz von Cloud Computing können viele administrative Tätigkeiten (Softwareupdates, Sicherheit, Datenschutzkonformität, …) an den Cloud-Dienstleister outgesourced werden, wodurch Kapazitäten für neue Aufgaben frei werden. Allerdings ist zu beachten, dass solche Lösungen oft hochstandardisiert sind und sich nicht an das Unternehmen Schmidt anpassen lassen. Demnach müsste sich das Unternehmen Schmidt an die Möglichkeiten der Lösung anpassen.
Eine cloudbasierte Lösung kann häufig einfach in das Unternehmensumfeld integriert werden. Dadurch kann der Aufwand für das Testen der Lösungen minimiert werden. Allerdings muss Herr Schmidt und sein Projektteam im Vorfeld prüfen, ob die Software im Betrieb sich sinnvoll verknüpfen lässt.
Cloudbasierte Lösungen können auf allen Endgeräten sowohl zeit- als auch ortsunabhängig genutzt werden. Dadurch können Informationen mit verschiedenen Akteuren im Logistikbereich geteilt werden. Natürlich gibt es auch „nicht cloudbasierte Lösungen“, die solche Funktionen besitzen, welches meistens jedoch mit mehr Aufwand verbunden ist.
Viele Warehousemanagmentlösungen aus der Cloud werben mit einer sogenannten „bedarfsgerechten Abrechnung“. Dabei nutzen einige die Abrechnung auf Basis der Anzahl an Benutzern, während andere auf Basis der Nutzungsdauer der Lösung ihre Kosten berechnen. Letztlich bieten alle diese „Pay-per-use“ Modelle die Möglichkeit für Unternehmen Schmidt bedarfsgerecht die Kosten zu kalkulieren. Das bedeutet, dass Herr Schmidt exakt die Kosten pro Nutzer bzw. pro Nutzung kalkulieren kann und verringert somit das Risiko viel Geld in eine Softwarelösung zu investieren. Außerdem erleichtern solche Modelle auch einen schnellen Wechsel zu anderen Anbietern und Lösungen sowie eine flexible Anpassung der Nutzung an den tatsächlichen Bedarf.
Cloud Computing bietet für Herrn Schmidt einige interessante Möglichkeiten für den eigenen Betrieb. Herr Schmidt hat sich mit seinem Projektteam darauf geeinigt, dass sie zur besseren Entscheidungsfindung auf die Praxisbeispiele zurückgreifen.
Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Kundenkommunikation
Die zweite Technologie, mit der sich Herr Schmidt beschäftigt hat, ist die Künstliche Intelligenz.
Nach einer ausgiebigen Recherche konnte das Projektteam spannende Anwendungsszenarien identifizieren:Ein KI-System kann aus aufgezeichneten Erfahrungswerten und aus der Analyse von aktuellen Daten eine Prognose erstellen und eigenständig entscheiden. Als Beispiel kann hier die Lagerplatzoptimierung aufgeführt werden. Dazu werden jedoch viele Datensätze benötigt und stellt einen komplexen Aufwand dar.
Es können nicht nur eigenständige Entscheidungen durch ein KI-System getroffen werden, sondern auch beispielsweise Roboter eingesetzt werden, durch die Logistikprozesse (Bsp. Kommissionierung) automatisiert werden. Der Einsatz solcher Kommissionierroboter ist jedoch kostspielig in der Anschaffung und erfordert ein darauf ausgerichtetes Lager.
Durch ein KI-System können Warenflüsse und Laufwege von Paketen, Mitarbeitern und Staplern aufgezeichnet werden. Dadurch lassen sich Engpässe und kritische Situationen identifizieren. Dies erfordert jedoch einen großen Aufwand an Sensoren zur Aufzeichnung von Wegen.
KI hat bereits heute viele Anwendungsfälle, jedoch entwickelt sich diese Technologie auch schnell weiter. Herr Schmidt und sein Team wollen sich vorerst tiefgreifender mit der Technologie beschäftigen. Dazu greifen sie auf die Praxisbeispiele zurück.