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TEST – Interne Unterstützungsprozesse

Veröffentlicht 5. Juli 2020

TESTERERTE

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Beschaffung

Zu den inter­nen Unter­stüt­zungs­pro­zes­sen gehört die Beschaf­fung. Die­ser Pro­zess orga­ni­siert, ver­wal­tet, über­wacht und bewer­tet alles, was mit der Mate­ri­al­be­schaf­fung ver­bun­den ist.

Bestandskontrolle

Die Bestand­kon­trol­le prüft und kon­trol­liert die Mate­ri­al­be­stän­de eines Unter­neh­mens. Dabei spie­len defi­nier­te Lager­kenn­zah­len eine wich­ti­ge Rolle.

Lager­kenn­zah­len kön­nen zum Bei­spiel sein:

  • Lager­be­stand
  • Lager­dau­er
  • Sicher­heits­be­stand
  • Höchst­be­stand
  • Mel­de­be­stand
  • Umschlags­häu­fig­keit

Bedarfsermittlung

Die Bedarfs­er­mitt­lung ermit­telt die benö­tig­te Men­ge an Mate­ria­li­en, die für die Pro­duk­ti­on oder für die Dienst­leis­tung, zu einer defi­nier­ten Zeit, nötig sind.

Budgetfreigabe

Die für die Beschaf­fung not­wen­di­gen finan­zi­el­len Mit­tel wer­den bei der Bud­get­frei­ga­be defi­niert. Die­ser Pro­zess­schritt legt den finan­zi­el­len Rah­men fest. Er beruht auf der sorg­fäl­ti­gen Pla­nung der Unter­neh­mens­pro­zes­se und der Unter­neh­mens­stra­te­gie mit ihren Zielen.

Beschaffungsplanung

Wann brau­chen wir wel­ches Mate­ri­al? Wie sind die idea­len Bestell­men­gen, damit wir kos­ten­ide­al Bestel­len kön­nen? Das sind ein paar der zen­tra­len Fra­gen in der Beschaf­fungs­pla­nung. Es geht dabei um die vor­aus­schau­en­de Pla­nung der zu bestel­len­den Mengen.

Lieferantenauswahl

Eine Lie­fe­ran­ten­wahl wird vor­ge­nom­men, um den rich­ti­gen Lie­fe­ran­ten für das zu beschaf­fen­de Mate­ri­al zu ermit­teln. Die Aus­wahl kann durch eine sys­te­ma­ti­sche Bewer­tung statt­fin­den, in der defi­nier­te Kri­te­ri­en die Basis bil­den. Die­se Kri­te­ri­en kön­nen zum Bei­spiel die Ter­min­treue, Qua­li­tät, Preis und Lie­fer­be­din­gun­gen sein.

Bestellabwicklung

Bei der Bestell­ab­wick­lung geht es um die tat­säch­li­che Bestel­lung der Waren bei dem aus­ge­wähl­ten Lie­fe­ran­ten. Dazu wird zum Bei­spiel per EDV-Sys­tem (ERP) eine Bestel­lung erstellt. Die­se wird dann digi­tal oder per Post über­mit­telt. Die Bestell­ab­wick­lung han­delt auf Grund­la­ge von Infor­ma­tio­nen aus den vor­ge­la­ger­ten Pro­zes­sen. Sie hat direk­ten Kon­takt zu Lie­fe­ran­ten und betreut die Bestellprozesse.

Bestellüberwachung und Bestellkoordination

Hier wird der Bestell­vor­gang auf die defi­nier­ten Bedin­gun­gen wie zum Bei­spiel Lie­fer­zeit, Preis etc. hin über­prüft und deren Ein­hal­tung sicher­ge­stellt. Bei Abwei­chun­gen wird ein Mel­de­pro­zess ein­ge­lei­tet, um anschlie­ßend ent­spre­chen­de Maß­nah­men zur Kor­rek­tur ergrei­fen zu können.

Beispiel

Mit digi­ta­len Manage­ment­sys­te­men im Bereich der Beschaf­fung kön­nen Ter­mi­ne, der Ein- und Ver­kauf von Pro­duk­ten oder der Zustand der Maschi­nen im Blick behal­ten wer­den. Mit Hil­fe von spe­zi­el­len Sys­te­men wer­den Lager­be­stän­de sowie Waren­ein- und aus­gän­ge erfasst, sodass der Land­wirt jeder­zeit die Men­gen im Blick hat. Mit­tels cloud­ba­sier­ten Anwen­dun­gen ist ein orts­un­ab­hän­gi­ges Arbei­ten mög­lich und die Land­wir­te kön­nen durch das Prü­fen der Bestän­de und die Orga­ni­sa­ti­on der Abho­lung sei­ner Erzeug­nis­se schnell auf Markt­er­for­der­nis­se reagieren.

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Herr Mei­er hat auch die Poten­zi­el­le in der moder­nen digi­ta­len Beschaf­fung für sich iden­ti­fi­ziert. Sämt­li­che benö­tig­ten Waren und Roh­stof­fe kauft Herr Mei­er online über vor­de­fi­nier­te Bestell­men­gen ein. Die­se sind über Sen­so­ren direkt mit dem aktu­el­len Lager­be­stand ver­knüpft. Herr Mei­er muss somit ledig­lich die benö­tig­te Men­ge kon­trol­lie­ren und bei Bedarf nach­jus­tie­ren. Der gesam­te Lager- und Bestell­pro­zess läuft bei Herrn Mei­er ansons­ten kom­plett auto­nom ab. Aktu­ell muss Herr Mei­er ledig­lich die gelie­fer­te Ware noch selbst­stän­dig in das Lager transportieren.

Personalmanagement

Das Per­so­nal­ma­nage­ment plant, koor­di­niert, bewer­tet und steu­ert die mensch­li­che Arbeits­kraft im Unter­neh­men. Die­ses geschieht sowohl für die gegen­wär­ti­ge Situa­ti­on als auch für die Zukünf­ti­ge. Es ist ein Pro­zess, der den wirt­schaft­li­chen Erfolg eines Unter­neh­mens beeinflusst.

Personalplanung

Die­ser Pro­zess stellt mit einer vor­aus­schau­en­den Betrach­tung der Per­so­nal­pla­nung sicher, dass zukünf­ti­ge Unter­neh­mens­zie­le mit den rich­ti­gen Arbeits­kräf­ten erreicht wer­den. Dabei wird berück­sich­tigt, wel­che Anfor­de­run­gen an die Arbeits­kräf­te not­wen­dig sind. Haupt­ziel ist es, das rich­ti­ge Per­so­nal, zur rich­ti­gen Zeit, in der rich­ti­gen Qua­li­tät, am rich­ti­gen Ort, für ein defi­nier­tes Ziel zur Ver­fü­gung zu haben. Außer­dem müs­sen Bedin­gun­gen wie die Bud­get­pla­nung berück­sich­tigt wer­den. Die Betrach­tung kann kurz‑, mit­tel- und lang­fris­tig sein.

Personalgewinnung

Um das rich­ti­ge Per­so­nal für das Unter­neh­men zu fin­den, füh­ren Unter­neh­men ver­schie­de­ne Arten der Per­so­nal­ge­win­nung durch. Das Ziel ist es, das Per­so­nal zu fin­den, dass die qua­li­ta­ti­ven Maß­ga­ben zur Unter­neh­mens­ziel­set­zung erfüllt.

Dazu wird unter Maß­ga­be einer Ziel­de­fi­ni­ti­on das Per­so­nal durch ver­schie­de­ne Platt­for­men ange­wor­ben. Zu den unter­schied­li­chen Platt­for­men zäh­len zum Bei­spiel Online-Por­ta­le, Job-Mes­sen, Info­ver­an­stal­tun­gen und die Mög­lich­keit über Social Media an poten­ti­el­le Arbeits­kräf­te zu gelangen.

Personalentwicklung

Um die mit­tel- bis lang­fris­ti­gen Unter­neh­mens­zie­le zu errei­chen, erar­bei­tet die Per­so­nal­ent­wick­lung Maß­nah­men­bün­del, die dazu die­nen, alle Anfor­de­run­gen zwi­schen Unter­neh­men und Mit­ar­bei­ter im Ein­klang zu brin­gen. Dazu müs­sen die Eigen­schaf­ten des Per­so­nals mit denen der Ziel­set­zung auf ein ähn­li­ches Niveau ange­passt wer­den. Die­ses kann durch ange­pass­te Per­so­nal­ge­win­nung, betrieb­li­che Wei­ter­bil­dung oder eine abge­stimm­te Per­so­nal­ein­satz­pla­nung geschehen.

Personalerhaltung

Die Per­so­nal­erhal­tung ver­sucht die Mit­ar­bei­ten­den an das Unter­neh­men zu bin­den und sie zu hal­ten. Mög­li­che Maß­nah­men sind die Stei­ge­rung der Zufrie­den­heit durch Anpas­sun­gen der Arbeits­be­din­gun­gen (Urlaub, Pau­sen­re­ge­lung, Boni) oder durch zukunfts­ori­en­tier­tes Han­deln in Form von Weiterbildungen.

Beispiel

Zahl­rei­che For­mu­la­re zur Abrech­nung inter­na­tio­na­ler Sai­son­ar­beits­kräf­te kön­nen in der jewei­li­gen Lan­des­spra­che bear­bei­tet und direkt zu unter­schied­li­chen Stel­len im Hei­mat­land des Arbeit­neh­mers über­mit­telt wer­den. Die ein­ge­tra­ge­nen Daten wer­den dabei auto­ma­tisch an der rich­ti­gen Stel­le im fremd­spra­chi­gen For­mu­lar eingefügt.

Auch Herr Mei­er hat ein sai­so­na­les Geschäft und nutzt bewähr­te Leih­ar­bei­ter aus ver­schie­de­nen Län­dern in Hoch­pha­sen der Sai­son. Seit­dem Herr Mei­er die­sen Pro­zess kom­plett digi­tal abbil­det hat er die Mög­lich­keit alle Mit­ar­bei­ter im Sys­tem zu ver­mer­ken und bewähr­te Kräf­te mit ent­spre­chen­den Kon­takt­da­ten zu ver­se­hen. Außer­dem über­setzt die Lösung alle erzeug­ten Daten in alle benö­tig­ten Spra­chen wodurch Pro­ble­me mit der Sprach­bar­rie­re stark ver­rin­gert wer­den. Somit kann Herr Mei­er pro­blem­los die Zuord­nung des Per­so­nal­ein­sat­zes vor­neh­men und jedem Mit­ar­bei­ter exakt sei­ne Auf­ga­ben und Tätig­kei­ten zuordnen.

Buchhaltung

Der Buch­hal­tungs­pro­zess ist im Gro­ben für die sach- und recht­mä­ßi­ge Doku­men­ta­ti­on der Finanz- und Güter­strö­me, die durch Geschäfts­vor­fäl­le defi­niert wer­den, ver­ant­wort­lich. Dabei nimmt die Buch­hal­tung die Rol­le des exter­nen Rech­nungs­we­sens an.

Bei­spie­le für sol­che Geschäfts­vor­fäl­le sind das Ver­bu­chen einer Lie­fe­ran­ten­rech­nung mit Rabat­ten, das Ver­bu­chen einer Rech­nung an einen Kun­den oder die Ergeb­nis­se einer Inventur.

Kategorien:Allgemein

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