Lagerverwaltung
Analoge Lagerverwaltung
Frau Müller leitet die Logistik und ist ebenso für die Lagerverwaltung zuständig. Die Lagerverwaltung erfolgt ausschließlich papierhaft und analog. Die dokumentierten Ab- und Zugänge werden anschließend als Daten im Office Programm Excel manuell eingepflegt. Währenddessen ist sie auf folgende Probleme gestoßen:
- Schlechter Gesamtüberblick und fehleranfällig
- Hoher Zeitfaktor bei manueller Aktualisierung der Daten
- Hoher Personalaufwand bei Aktualisierung
- Fehlende Transparenz
- Kaum kompatibel zu anderen Programmen
Möglichkeiten einer digitalen Lagerverwaltung
Die aktuelle Organisation des Lagers stört Frau Müller sehr, denn dabei entstehen wiederholt Probleme, wie beispielsweise Auslieferungsschwierigkeiten. Deshalb wünscht sie sich, dass durch die Digitalisierung des Lagers…
- die Produktivität durch digitale Prozesse verbessert und erleichtert wird
- die Nutzung von automatisierter Steuerung und eines zentralen Datensystems die Warenwirtschaft vereinfacht wird
- Fehlerquellen reduziert werden
- Meldebestände automatisiert werden
- Echtzeitüberwachungen und ‑analysen durchgeführt werden, um stehts einen guten Überblick zu erhalten
Frau Müller ist begeistert von der Idee eines digitalen Lagerverwaltungssystems, um die Organisationsprozesse zu optimieren und legt sofort los…
Sie informierte sich telefonisch bei einem Softwarevertreter, der vor drei Wochen mit einem Flyer geworben hat und entschied sich ohne weitere Vergleiche zum Kauf einer digitalen Lösung direkt vom Anbieter. Das Angebot zeichnete sich durch folgende Punkte aus.
- Preislich ansprechend
- Ausgezeichnete Kundenbewertung
- Schnelle, einfache und unkomplizierte Implementierung
Nach einem zweiwöchigen Einsatz sind Frau Müller und mehrere Mitarbeiter aus der Logistik ziemlich enttäuscht über die neue Software. Es wurden falsche Materialbestände im Lagersystem notiert, welches die Produktion durch Fehlbestände verzögert.
Erster Schritt – Prozesse analysieren
Herr Müller hat eine Krisensitzung mit Frau Müller und einigen Mitarbeitern der Logistik durchgeführt und alle haben über die Probleme gesprochen, die in den letzten Wochen im Lager aufgetreten sind. Leider konnten Sie die Ursache des Problems nicht finden und holten einen befreundeten Professor zu Rat, der seinen Lehrstuhl in der Logistik hat. Er unterrichtete Sie über die ersten Schritte vor der Implementierung durch „Analyse der Prozesse“.
- Wie wirkt sich die neue Software auf die Produktion und Mitarbeiter aus?
- Was passiert bei einem technischen Ausfall des Lagerverwaltungssystems?
- Welche unterschiedlichen Prozesse im Unternehmen sind durch die Einführung einer digitalen Lagerverwaltung betroffen?
Mit einem Klick auf den untenstehenden Knopf, können Frau Müller und alle Mitarbeiter die Einführung und Auswirkungen einer digitalen Lösung auf einzelne Bereiche simulieren.
Der Prozess der Unternehmenssteuerung ist für die gesamte Änderung durch digitale Lösungen von zentraler Bedeutung. Durch die Nutzung einer digitalen Lagerverwaltungssystems können Kennzahlen generiert werden, die Auskunft über relevanten Informationen über die Produktivität im Lager gibt. Der Betriebsinhaber Herr Müller kann anhand diese das Unternehmen in eine positive Richtung lenken.
In der Beschaffung ist eine reibungslose Zusammenarbeit mit der Lagerverwaltung von Vorteil. Ziel der Beschaffung ist die langfristige Sicherstellung der anforderungsgerechten Versorgung zu geringstmöglichen Kosten zu beschaffen. Durch die Digitalisierung der Lagerverwaltung können automatisierte Meldestände genutzt werden, um optimierte Mengen an Materialien auf Lager für die Produktion bereitzustellen.
Herr Müller hat erkannt, dass eine digitale Lösung zur Produktionsplanung einen Einfluss auf die logistischen Prozesse seines Unternehmens hat. Durch die Nutzung einer digitalen Lösung schafft er einen Überblick über seine Lieferketten und kann somit seine Fehlerquote verringern. Just-in-time Lieferungen erfordern eine enge Zusammenarbeit zwischen Betrieb und Zulieferunternehmen. Eine schlanke Produktionsplanung bietet daher bessere Anpassungen beider Parteien.
Eine Umstellung auf ein digitales Lagerverwaltungssystem steigert die Effektivität des Unternehmens. Sie bietet nicht nur einen starken Kontrollgrad über die Verfügbarkeit der Einsatzfaktoren, sondern aktualisiert durchgängig die gelagerten Produktionsgüter, um immer über vorrätige Bestände verfügen. Dieser Prozess beeinflusst weitgehend den Ablauf der Produktionsprozesse.
Das digitale Lagerverwaltungssystem stellt den Vertrieb vollständige, korrekte und zeitnahe Informationen über Lagerbestände, Arbeitsfortschritte und den Bearbeitungsstatus jedes einzelnen Auftrags zur Verfügung. Die Vertriebler müssen nicht mehr regelmäßig zur Kontrolle ins Lager. Eine Kundenanfrage nach dem Bearbeitungszustand lässt sich beispielsweise automatisiert per E‑mail versenden. „Eine smarte Lösung zum schnelleren Informationsaustausch“, so Frau Müller.
Die Einführung einer digitalen Lösung lässt sich nur schwer, ohne eine Anpassung bereits vorhandener Prozesse implementieren. Schnittstellen müssen angepasst oder neu aufgelegt werden, damit ein reibungsloser Ablauf zwischen einzelne Prozesse garantiert werden kann. Die Informationstechnik ist der Hauptprozess bei der Umstellung auf eine digitale Lösung und muss durch genügende Planung und Organisation erfolgen.
Frau Müller hat festgestellt, dass durch die Anpassung eines digitalen Lagerverwaltungssystems, Kommunikationswege verkürzt und effizient automatisiert werden. Kommunikationen zwischen verschiedene Bereiche, werden durch eine Software unterstützt und bietet somit schnelleren Austausch bei Engpässen. Informationen werden künftig stetig aktualisiert und stellt allen Mitarbeitern aktuelle Informationen immer zur selben Ort und Zeit zur Verfügung.
Die Digitalisierung der Lagerverwaltung kann den Kundendienst positiv beeinflussen. Möglich wäre, eine Teilautomatisierung des Kundendienstes, durch eine telefonische Software, die mit dem digitalen Lagerverwaltungssystem arbeitet. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, den Status der Aufträge durch einen digitalen Assistenten an den Kunden weiterzugeben. Bei weiteren spezifischen Fragen wird der Kunde an den nächstfreien Mitarbeiter weitergeleitet, um somit Zeit zu sparen und mehr Kunden bedienen zu können.
Frau Müller zieht einen Zwischenfazit
Frau Müller erkennt, dass die Einführung einer neuen Technologie viele Prozesse in seinem Unternehmen positiv beeinflussen kann. Dabei hat er wichtige Erkenntnisse mitgenommen: :
Viele Prozesse und Abläufe können durch die Einführung einer neuen Technologie beeinflusst werden. Um eine digitale Lösung erfolgreich zu implementieren, ist es von Bedeutung die derzeitige Struktur des Unternehmens zu analysieren, um den Bedarf zu optimieren.
Mitarbeiter müssen zur effizienten Entscheidungsfindung miteingebunden werden. Sie arbeiten ebenfalls zukünftig mit der Software-lösung und können ihre bisherigen Erkenntnisse miteinbinden, um eine optimale Vorausauswahl treffen zu können.
Eine Betrachtung der Prozesse gibt den Überblick über den genauen Bedarf der Abläufe. Sie ist ein wichtiger Bestandteil zur erfolgreichen Implementierung der digitalen Einheit. Durch eine genaue Betrachtung in allen Ebenen, können langfristig Strategien zur Planung der Prozesse gestaltet werden.
Eine neue Anschaffung ist immer mit zusätzlichen Kosten verbunden. Es entstehen unteranderem in den Bereichen der Einführungs- und Betriebsprozesse, die beachtet werden müssen.
Frau Müller: „Kräfte sammeln und neu planen“
Frau Müller ist sich nun über ihre unüberlegte und schnelle Handlung zur Implementierung einer neuen Lagerverwaltungssoftware bewusst. Sie entschuldigt sich bei Herrn Müller und den Mitarbeitern für das Durcheinander der Produktion in den letzten Wochen. Sie wurde darüber aufgeklärt, dass eine schnelle Einführung nicht zielführend ist und sammelt ihre Kräfte neu, um einen Plan zur erfolgreichen Implementierung einer digitalen Software zu schmieden. Folgende Punkte überlegte sie sich:
Frau Müller bildet zusammen mit Herr Müller ein Team zur Planung einer neuen Software in der Lagerverwaltung. Mit Hilfe des Projektteams können bessere und effizientere Lösungen gefunden werden.
Durch Absprachen und Verbesserungsvorschläge im Team werden Wünsche und Erwartungen berücksichtigt, um gemeinsam eine passende Lösung für das Produktionsbetrieb zu finden.
Frau Müller entscheidet gemeinsam mit seinem Team über eine geeignete Software für sein Unternehmen. Digitale Lösungen die das Team als unpassend einstuft, wird nicht weiter betrachtet und zur näheren Auswahl ausgeschlossen. Ein besonderer wichtiger Entscheidungspunkt ist die Verfügbarkeit über eine Demo Version, um sie zunächst zu testen, damit dieses Mal eine gute Implementierung gelingt.
Der Umsetzungsprozess
Mithilfe des Leitfadens ist Frau und Herr Müller gemeinsam mit dem beiden Teams den Einführungsprozess durchgegangen.
Das Projektteam muss im IST- Prozess die aktuellen Arbeitsabläufe und ‑prozesse gemeinsam analysieren und definieren. Zur Unterstützung der Betrachtung und Bearbeitung werden alle Prozesse Schritt für Schritt dokumentiert.
Nachdem die aktuellen Arbeitsschritte und Abläufe genau definiert wurden, können Schwachstellen, die in der Analyse aufgefallen sind, notiert und besprochen werden. Mit einer Schritt-für-Schritt-Dokumentation der Arbeitsprozesse können Schwachstellen zunächst aufgebessert werden, damit eine gute Implementierung gelingen kann. Erst beim Abschließen der Schwachstellenanalyse, kann eine digitale Lösung in Betracht gezogen werden.
Aufgedeckte Schwachstellen, sollen in der Bedarfsanalyse korrigiert und optimiert werden. Fehlerhafte Abläufe und Prozesse gehören zu den „schlechten Gewohnheiten“ und werden durch eine ausführliche Analyse abgelegt und beseitigt. Herr Müller sieht diesen Schritt als eine wichtige Maßnahme, um die Prozesse neu und effizient zu gestalten.
Im vierten Schritt werden mit Hilfe der Ergebnisse der Analysen die genauere Planung des Projektes gestaltet. Sie beginnt mit dem Herzstück des Projektmanagements, den Projektstrukturplan. Das Ziel ist das gesamte Projekt in Aktivitäten zu strukturieren, um ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Der Projektablaufplan fasst die einzelnen Vorgänge nochmal zusammen. Im dritten Teil der Projektplanung wird ein Terminplan erstellt, die den gesamten Umfang und Aufwand misst. Die genaue Umsetzung der Ziele erfolgt in zeitlichen Abständen und wird regelmäßig kontrolliert.
Nach einer gründlichen Analyse, Planung und Optimierung der Prozesse, können erste Angebote mit kostenlosen oder kostengünstigen Demozugängen ermittelt und in die engere Auswahl genommen werden. Kriterien für das zukünftige Verwaltungssystem, müssen bei der Auswahl berücksichtigt werden.
Im letzten Schritt werden favorisierte Softwarelösungen in der Praxis nach Funktionalität, Nutzbarkeit und einfache Integration getestet. Anschließend erfolgt die finale Auswahl der bestmöglichen Lösung zur vollständigen Integration in den Prozessen.
Das Projektteam hat sich in den Schritten 1 bis 4 zunächst mit der Prozess- und Bedarfsanalyse beschäftigt, um mögliche Probleme vorab zu analysieren und zu klären. In den vier Phasen wurde dementsprechend noch keine Software getestet. Erst nachdem der Bedarf und die genaue Planung des Projektes erfolgte, wurde mit der Auswahl einer geeigneten Software begonnen. Nach gründlicher Absprache mit verschiedenem Anbieter über passende Angebote, soll diese nun durch Demozugängen erstmals in die Unternehmensprozesse implementiert werden. Dabei spielen zwei Technologien eine besondere Rolle.
Nutzung von Cloud Computing in der Produktionsplanung
Das Unternehmen Müller ist während der Gespräche mit verschiedenen Anbietern auf die Möglichkeit gestoßen, das Lagerverwaltungssystem noch effizienter zu gestalten. Die Technologie „Cloud Computing“ ermöglicht viele Chancen und bietet für eine digitale Lagerverwaltung folgende Vor- und Nachteile :
Cloudbasierte Lagerverwaltungsprogramme ermöglichen Herr Müller und seine Mitarbeiter durch die Nutzung von Tablets (LVS) von überall problemlos auf das digitale Lager zuzugreifen, um beispielsweise den Status des Auftrages abzulesen oder Bestände zu prüfen.
Das digitale Lagerverwaltungssystem kann Meldebestände und die Beschaffungszeit ermitteln, um die Informationen an die Lieferanten weiterzugeben, um Bestände wieder aufzufüllen, ohne einen zusätzlichen Aufwand.
Eine wichtige Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Ablauf in der digitalen Lagerverwaltung, ist eine stabile und technische Anbindung an das Internet erforderlich.
Die Realisierungszeit dauert in den meisten Fällen zwischen 3 – 6 Monate, da die gesamte Umstellung mit viel Aufwand und Zeit durch individuelle Geschäftsprozesse verbunden ist. Ein weiterer Aspekt, der nicht außer Acht gelassen werden kann, sind die Anschaffungskosten und laufenden Kosten. Sie sind in der Regel sehr hoch und müssen genau kalkuliert werden.
Nach einer ausführlichen Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile, ist Cloud Computing für das Projektteam immer noch eine interessante Wahl. Die Verwendung über Cloud Computing erfordert einige Vorbereitungen in der Lagerverwaltung. Dies schreckt das Team allerdings nicht ab und daher greifen Sie auf den Leitfaden „Auswahl von vertrauenswürdigen Cloud-Services für kleine und mittlere Unternehmen“ zurück, , um sich näher mit der Thematik zu beschäftigen.
Nutzung von Künstliche Intelligenz in der Lagerverwaltung
Ein befreundeter Professor informierte Unternehmen Müller von der aktuellen Technologie der Künstlichen Intelligenz (kurz: KI), um Prozesse in der Lagerverwaltung noch schneller abzuwickeln. Nach einer ausgiebigen Unterhaltung und Recherche konnte das Projektteam folgende Vor- und Nachteile erkennen:
Durch die Nutzung von KI können viele wiederkehrende Abläufe wie beispielsweise die optimale Bestellmenge ermittelt und automatisch bestellt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern steigert gleichzeitig die Produktivität im Lager, sodass die Mitarbeiter sich auf die Kernprozesse konzentrieren können.
Die autonome Lagerverwaltung ermöglicht den gesamten Materialfluss zu optimieren. Durch beispielsweise die Nutzung von KI basierten Lager-Shuttle-Systemen, können Materialien von den Lagerplätzen automatisiert entnommen und zum Aufzug transportiert werden. Von dort wird die Ware weiter zum Zielort befördert. Dies bietet den Vorteil eine hohe Pickinggeschwindigkeit zu erzielen.
Autonome Lagerverwaltungen müssen an verschiedene Schnittstellen angepasst werden. Je nach Aufwand und Schwierigkeitsgrad können die Kosten während der Implementierung variieren. Laufende Kosten, wie regelmäßige Aktualisierungen der Software und mögliche Lizenz kosten sind weitere Aspekte, die berücksichtigt werden müssen.
KI basierte Systeme arbeiten auf Grundlage von Daten, weswegen es besonders wichtig ist Daten stetig zu aktualisieren und zu prüfen. Durch Menschenverursachte Fehler, können gravierende Folgen in der Lagerverwaltung entstehen und die Prozesse stören.
Frau Müller und ihr Team haben erkannt, dass KI in der Lagerverwaltung einen Mehrwert bieten kann. Allerdings verbirgt sich dahinter auch viele Gefahren, die durch gründliche Recherchen genauer geklärt werden müssen. KI befindet sich derzeit noch in der Weiterentwicklung, bietet in der Zukunft aber gute Aussichten, weswegen dieser Gedanke weiterverfolgt werden muss. Das Projektteam findet das Thema sehr spannend und nimmt dafür weitere Informationen aus dem Leitfaden XY mit.
