Zeiterfassung
Zeiterfassung auf dem Stundenzettel
Die Mitarbeiter von Herrn Meier, hauptsächlich im Außeneinsatz bei Kunden oder auf Baustellen unterwegs, müssen ihre Arbeitszeiten täglich auf Stundenzetteln erfassen, die am Ende der Woche eingereicht werden.
Probleme dabei:- Stundenzettel werden häufig zu spät eingereicht oder gehen verloren
- Handschriftliche Stundenzettel sind teilweise schlecht lesbar
- Fehler bei „manueller Übertragung“ in den Computer von Frau Meier
- Rechnungen können erst später und teilweise mit fehlerhaften Stunden erstellt werden
Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung
- die Stunden der Mitarbeiter zeitnah erfasst werden
- erbrachte Stunden nicht mehr verloren gehen
- der Prozess des „manuellen Übertragens“ in den Computer entfällt
- alle erbrachten Stunden auch mit dem Kunden abgerechnet werden können
Digitale Zeiterfassung: Herr Meier möchte sofort loslegen…
Herr Meier hat sich bereits eine digitale Lösung ausgesucht. Sie wurde ihm von einem befreundeten Unternehmer empfohlen.
- Entscheidung für Softwarelösung eines persönlichen Bekannten
- Preislich im oberen Mittelfeld angesiedelt
- „Investition in die Zukunft“ denkt sich Herr Meier
Herr Meier steht also kurz davor, den Kauf der Software bei seinem Vor-Ort-IT-Händler des Vertrauens vorzunehmen und die Installation in Auftrag zu geben.
Erster Schritt – Prozesse analysieren
Herr Meier hat sich innerlich schon für die digitale Lösung entschieden. Frau Meier sieht es jedoch kritisch und hinterfragt den Impuls ihres Mannes.
- Wie wird sich die Einführung einer digitalen Zeiterfassung auf ihren Handwerksbetrieb auswirken?
- Was halten unsere Mitarbeiter von der neuen Technologie?
- Welche Prozesse und Abteilungen sind von der Änderungen maßgeblich betroffen?
Frau und Herr Meier können mit einem Klick auf den untenstehenden Knopf simulieren, welche Auswirkungen die Einführung einer digitalen Zeiterfassung hätte…
Natürlich ist Herr Meier als Betriebsinhaber unmittelbar von der Einführung einer digitalen Zeiterfassung betroffen. Er ist derjenige, der die Einführung einer digitalen Lösung vorangetrieben hat und letztlich dafür Sorge tragen muss, dass alle mit der neuen Lösung arbeiten.
Die Einführung einer neuen Software wirkt sich auf die bestehende IT-Struktur des Handwerksbetriebs aus. Hier müssen die Verantwortlichen – bei Herrn Meier ist es der IT-Händler vor Ort – sämtliche Schnittstellen auf die neue digitale Lösung umstellen. Auch muss die vorhandene Hardware, wie stationäre Computer, mobile Endgeräte, Büronetzwerk und Online-Zugänge, zur neuen digitalen Zeiterfassung passen.
Alle Mitarbeitenden sollen künftig mit der neuen Lösung arbeiten. Sie sind also diejenigen, die mit der digitalen Zeiterfassung täglich zu tun haben werden. Aber sind alle mit der von Herrn Meier ausgewählten Softwarelösung einverstanden?
Frau Meier, die auch die Gehälter der Angestellten verbucht und deren Zeiten kontrolliert, wird sich mit der Einführung der digitalen Zeiterfassung auch hier umstellen müssen. Wie gestalten sich hier die Arbeitsprozesse? Und wo müssen Anpassungen erfolgen, wenn alte „Prozesse“ auf neue Softwarelösungen treffen?
Die Umstellung auf die digitale Zeiterfassung würde sich unmittelbar auf den Arbeitsbereich von Frau Meier auswirken. Sie ist im Betrieb u.a. für die Rechnungsstellung zuständig und muss sich der neuen Lösung anpassen. Wie wirkt sich die digitale Zeiterfassung auf ihre Arbeitsprozesse aus? Wie umfangreich wird die Umstellung sein?
Wichtige Erkenntnisse für Herrn Meier
Dass die Einführung einer digitalen Zeiterfassung solche Auswirkungen auf seinen Betrieb haben wird, damit hat Herr Meier nicht gerechnet.
Folgendes ist Herrn Meier bewusst geworden:Empfehlungen für bestimmte digitale Lösungen sind mit Vorsicht zu genießen, da Betriebe unterschiedlich strukturiert sind.
Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung wirkt sich auf mehrere Arbeitswelten vieler Mitarbeitenden im Betrieb aus.
Eine digitale Lösung bedeutet Umstellung auf allen Ebenen. Sowohl Arbeitsprozesse als auch IT-Strukturen sind von der Einführung einer digitalen Lösung betroffen.
Die Anschaffungskosten nur für die Software stellen lediglich einen Bruchteil dar. Es entstehen in jedem Fall zusätzliche Kosten im Einführungs- und Betriebsprozess.
Herr Meier: „Durchatmen und gut vorbereitet sein“
Herr Meier ist froh, noch keine Anschaffung vorgenommen zu haben. Womöglich wäre die Software gekauft, aber nie zum Einsatz gekommen. Auch wenn Herr Meier nun weiß, dass die Einführung einer digitalen Zeiterfassung nicht mit einem einfachen Fingerschnipp umgesetzt werden kann, lässt er sich von seinem Vorhaben nicht abbringen.
Er trifft folgende Vorbereitungen:Seine Frau und ein kleines ausgewähltes Team aus der Belegschaft werden den Einführungsprozess mit durchführen. Sie sollen am Ende ebenfalls die Entscheidung treffen und mittragen, welche digitale Lösung passt und eingeführt werden soll.
Herr Meier ist sich bewusst, dass alle Mitarbeiter die neue Lösung zur Zeiterfassung nutzen sollen. Daher will er sämtliche Schritte sehr transparent mit seinen Mitarbeitern teilen und allen die Möglichkeit geben Kritik und Verbesserungsvorschläge äußern zu können.
Für Herrn Meier kommen nur digitale Lösungen in den näheren Auswahlprozess, die vom Team im Vorfeld getestet werden können. Vorhandene Demozugänge mit einem zeitlich adäquaten Testzeitraum sind eine Grundvoraussetzung. Auf diese Anforderungen an potenzielle Anbieter für digitale Lösungen verständigt er sich mit dem Team.
Digitale Zeiterfassung: Der Einführungsprozess
Mithilfe des Leitfadens ist Herr Meier gemeinsam mit dem Team den Einführungsprozess strukturiert angegangen.
Herr Meier und sein Team haben zunächst die derzeit aktuellen Arbeitsprozesse aufgenommen. Frau Meier hat ihre Arbeitsprozesse im Personal- und Rechnungswesen Schritt für Schritt dokumentiert. Die Mitarbeitenden wiederum die Arbeitsprozesse, die ihre Arbeitszeit derzeit mithilfe des papierhaften Stundenzettels dokumentieren und im Betrieb einreichen.
Durch die akribische Schritt-für-Schritt-Dokumentation der jeweiligen Arbeitsprozesse sind Schwachstellen zutage getreten, die im Arbeitsalltag nicht auffallen oder häufig kompensiert werden. Schwachstellen sollten erst behoben werden, bevor eine digitale Lösung eingeführt wird. Erst optimierte Prozesse sind bereit für eine digitale Lösung und gewinnen so Effizienz.
Nachdem Herr Meier und sein Team die Schwachstellen in den Prozessen aufgedeckt haben, geht es nun daran, Vorschläge zur Verbesserung zu diskutieren. Eine Bedarfsanalyse hilft, Wünsche aller Beteiligten aufzunehmen, um „schlechte Gewohnheiten“ abzulegen und ärgerliche Fehler, die sich im Laufe der Jahre eingeschlichen haben, endlich abzustellen. „Es sorgte für viele im Team für ein befreiendes Gefühl, nervige Abläufe endlich einmal anzusprechen, um diese zu verändern oder sogar komplett aufzulösen“, so Herr Meier.
Wie gehen wir weiter vor? Das Projektziel, die Einführung einer digitalen Zeiterfassung, sollte möglichst schnell und ohne komplizierte Umwege erreicht werden. Daher erstellte das Team einen Projekt- und Zeitplan und definierte für jeden Meilenstein Verantwortliche. Auch regelmäßige Treffen, um sich über den Projektstand auszutauschen, wurden in die Projektplanung mit aufgenommen.
Die Bedarfsanalyse und die Korrektur der Abläufe gaben schon Aufschluss darüber, welche Anforderungen an die künftige digitale Zeiterfassung gestellt werden sollten. Entsprechend wurden verschiedene Angebote mit kostenlosen oder kostengünstigen Demozugängen ermittelt und in die engere Auswahl genommen.
Im letzten Schritt werden die besten Softwarelösungen im Detail getestet. Kriterien wie Funktionalität, Nutzbarkeit und einfache Integration in das Unternehmen sind Herrn Meier dabei sehr wichtig.
Herr Meier ist überrascht, dass sich das Team in den Schritten 1 bis 4 zunächst ausschließlich mit der Prozess- und Bedarfsanalyse beschäftigt hat. In diesen Phasen wurden noch keine Softwarelösungen getestet oder gar in den Auswahlprozess überführt. Damit hat keiner gerechnet. Nach der Auswahl der bestmöglichen Lösung soll diese nun in das Unternehmen integriert werden mit der Option auch nachträglich noch Änderungen und Anpassungen vornehmen zu können. Dabei spielen zwei Technologien eine besondere Rolle.
Nutzung von Cloud Computing in der Zeiterfassung
Herr Meier und sein Team sind während ihrer Recherche über die Möglichkeit von Cloud Computing für die digitale Zeiterfassung gestoßen und setzen sich mit folgenden Punkten auseinander:
Das Vertrauen in den Anbieter sensibel mit den Unternehmensdaten umzugehen ist für Herrn Meier besonders wichtig. Speziell bei Lösungen aus der Cloud sind die Unternehmen häufig nicht greifbar. Seriöse Anbieter besitzen jedoch in der Regel Siegel und Zertifikate sowie eine Liste an Referenzunternehmen. Manchmal ist es sinnvoll sich auch hier zuvor zu erkundigen.
Cloud Computing ermöglicht Herrn Meier nahezu alle administrativen Tätigkeiten (Softwareupdates, Sicherheit, Datenschutzkonformität, …) an den Dienstleister aus der Cloud abzugeben. Bei einer Lösung aus der Cloud können sich Herr Meier und sein Team voll auf die Nutzung konzentrieren. Ein spannender Punkt für Herrn Meier und sein Team. Häufig sind solche Lösungen jedoch hochstandardisiert und passen sich nicht den Unternehmen an. Das Unternehmen Meier müsste sich somit den Möglichkeiten der Lösung anpassen.
Cloud Computing Lösungen überzeugen häufig durch eine sehr einfache (häufig webbasierte) Integration in das Unternehmensumfeld. Das vereinfacht das Testen der Lösungen und verringert den Migrationsaufwand. Trotzdem müssen Herr Meier und sein Team zuvor testen, ob sich die Lösungen mit der bereits im Betrieb genutzten Software sinnvoll verknüpfen lässt.
Die Lösungen der Zeiterfassung aus der Cloud werben damit, auf allen Endgeräten und sowohl zeit- als auch ortsunabhängig zu funktionieren. Dieser Punkt wäre für Herrn Meier sehr sinnvoll, damit seine Mitarbeiter auch auf der Baustelle Zeiten erfassen können. Natürlich gibt es auch „nicht cloudbasierte Lösungen“, die solche Funktionen besitzen, welches meistens jedoch mit mehr Aufwand verbunden ist.
Viele Zeiterfassungssoftwarelösungen aus der Cloud werben mit einer sogenannten „bedarfsgerechten Abrechnung“. Dabei nutzen einige die Abrechnung auf Basis der Anzahl an Benutzern, während andere auf Basis der eingetragenen Stundenzettel und wiederum andere nach Nutzungsdauer der Lösung ihre Kosten berechnen. Letztlich bieten alle diese „Pay-per-use“ Modelle die Möglichkeit für Unternehmen Meier bedarfsgerecht die Kosten zu kalkulieren. Das bedeutet Herr Meier kann exakt die Kosten pro Mitarbeiter bzw. pro Nutzung kalkulieren und verringert somit das Risiko viel Geld in eine Softwarelösung zu investieren. Außerdem erleichtern solche Modelle auch einen schnellen Wechsel zu anderen Anbietern und Lösungen sowie eine flexible Anpassung der Nutzung an den tatsächlichen Bedarf.
Cloud Computing bietet dem Unternehmen Meier einige interessante Möglichkeiten für den eigenen Betrieb. Zur besseren Entscheidungsfindung möchten sich Herr Meier und sein Team tiefer mit dem Thema auseinandersetzen.
Nutzung der Technologie Künstliche Intelligenz in der Zeiterfassung
Als weitere Technologie für die digitale Zeiterfassung rückt das Thema Künstliche Intelligenz (kurz: KI) vermehrt in den Fokus und birgt spannende Anwendungsszenarien:
Einige Anbieter ermöglichen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz verschiedene Klassifizierungen automatisch vorzunehmen, wie z.B. Fahrtzeit, Arbeitszeit beim Kunden oder auch Freizeit beim Kauf von Brötchen und zum Mittagessen. Herr Meier und sein Team finden diese Option sehr spannend. Es gibt jedoch auch Bedenken bezüglich der fortlaufenden Kontrolle über sämtliche Bewegungen der Mitarbeiter. Hier gilt es abzuwägen inwieweit die Mitarbeiter gewillt sind solche Lösungen zu nutzen.
Telefongespräche können mit Hilfe von KI automatisch nach beruflicher oder privater Natur sowie bei beruflichen Anrufen nach Problemstellungen und Themeninhalten klassifiziert werden. Ein interessanter Punkt, um zusätzliche Erkenntnisse über die Bedürfnisse der Kunden zu erhalten. Herr Meier und sein Team sehen diesen Punkt noch sehr skeptisch, weil die Privatsphäre der Mitarbeiter allem sehr am Herzen liegen.
Dokumente und Gespräche können mittels KI vorstrukturiert und passend eingeordnet werden. Diese Funktion ist auch für die Strukturierung von Zeiten sehr interessant und würde den Administrationsaufwand deutlich verschlanken. Wie bei den anderen Optionen gilt auch hier Nutzen und Transparenz von Mitarbeitern in Einklang zu bringen.
Herr Meier und sein Team verstehen den Nutzen von Künstlicher Intelligenz für die digitale Zeiterfassung, jedoch auch die Gefahren, die solche Transparenz mit sich bringt. Sie werden das Thema weiterverfolgen und schauen stets nach aktuellen Informationen zur digitalen Zeiterfassung und KI.
