Zeiterfassung
Papierhafte Zeiterfassung
Die Mitarbeiter von Herrn Meier, hauptsächlich im Außeneinsatz bei Kunden oder auf Baustellen unterwegs, müssen ihre Zeiten täglich auf Stundenzetteln erfassen, die am Ende der Woche eingereicht werden. Probleme dabei:
- Stundenzettel werden häufig zu spät eingereicht oder gehen verloren
- Handschriftliche Stundenzettel sind teilweise schlecht lesbar
- Fehler bei „manueller Übertragung“ in den Computer von Frau Meier
- Rechnungen können erst später und teilweise mit fehlerhaften Stunden erstellt werden
Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung
Durch die Einführung einer digitalen Zeiterfassungslösung erhofft sich Herr Meier, dass …
- die Stunden der Mitarbeiter zeitnah erfasst werden
- erbrachte Stunden nicht mehr verloren gehen
- der Prozess des „manuellen Übertragens“ in den Computer entfällt
- alle erbrachten Stunden auch mit dem Kunden abgerechnet werden können
Digitale Zeiterfassung: Herr Meier möchte sofort loslegen…
Herr Meier hat sich bereits eine digitale Lösung ausgesucht. Sie wurde ihm von einem befreundeten Unternehmer empfohlen.
- Entscheidung für Softwarelösung eines persönlichen Bekannten
- Preislich im oberen Mittelfeld angesiedelt
- „Investition in die Zukunft“ denkt sich Herr Meier
Herr Meier steht also kurz davor, den Kauf der Software bei seinem Vor-Ort-IT-Händler des Vertrauens vorzunehmen und die Installation in Auftrag zu geben.
Erster Schritt – Prozesse analysieren
Herr Meier hat sich innerlich schon für die digitale Lösung entschieden. Frau Meier sieht es jedoch kritisch und hinterfragt den Impuls ihres Mannes.
- Wie wird sich die Einführung einer digitalen Zeiterfassung auf ihren Handwerksbetrieb auswirken?
- Was halten unsere Mitarbeiter von der neuen Technologie?
- Welche Prozesse und Abteilungen sind von der Änderungen maßgeblich betroffen?
Frau und Herr Meier können mit einem Klick auf den untenstehenden Knopf simulieren, welche Auswirkungen die Einführung einer digitalen Zeiterfassung hätte…
Managementprozesse
Natürlich ist Herr Meier als Betriebsinhaber unmittelbar von der Einführung einer digitalen Zeiterfassung betroffen. Er ist derjenige, der die Einführung einer digitalen Lösung vorangetrieben hat und letztlich dafür Sorge tragen muss, dass alle mit der neuen Lösung arbeiten.
Kernprozesse
Unterstützungsprozesse
Die Einführung einer neuen Software wirkt sich auf die bestehende IT-Struktur des Handwerksbetriebs aus. Hier müssen die Verantwortlichen – bei Herrn Meier ist es der IT-Händler vor Ort – sämtliche Schnittstellen auf die neue digitale Lösung umstellen. Auch muss die vorhandene Hardware, wie stationäre Computer, mobile Endgeräte, Büronetzwerk und Online-Zugänge, zur neuen digitalen Zeiterfassung passen.
Alle Mitarbeitenden sollen künftig mit der neuen Lösung arbeiten. Sie sind also diejenigen, die mit der digitalen Zeiterfassung täglich zu tun haben werden. Aber sind alle mit der von Herrn Meier ausgewählten Softwarelösung einverstanden?
Frau Meier, die auch die Gehälter der Angestellten verbucht und deren Zeiten kontrolliert, wird sich mit der Einführung der digitalen Zeiterfassung auch hier umstellen müssen. Wie gestalten sich hier die Arbeitsprozesse? Und wo müssen Anpassungen erfolgen, wenn alte „Prozesse“ auf neue Softwarelösungen treffen?
Die Umstellung auf die digitale Zeiterfassung würde sich unmittelbar auf den Arbeitsbereich von Frau Meier auswirken. Sie ist im Betrieb u.a. für die Rechnungsstellung zuständig und muss sich der neuen Lösung anpassen. Wie wirkt sich die digitale Zeiterfassung auf ihre Arbeitsprozesse aus? Wie umfangreich wird die Umstellung sein?
Wichtige Erkenntnisse für Herrn Meier
Dass die Einführung einer digitalen Zeiterfassung solche Auswirkungen auf seinen Betrieb haben wird, damit hat Herr Meier nicht gerechnet. Folgendes ist Herrn Meier bewusst geworden:
Empfehlungen für bestimmte digitale Lösungen sind mit Vorsicht zu genießen, da Betriebe unterschiedlich strukturiert sind.
Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung wirkt sich auf mehrere Arbeitswelten vieler Mitarbeitenden im Betrieb aus.
Eine digitale Lösung bedeutet Umstellung auf allen Ebenen. Sowohl Arbeitsprozesse als auch IT-Strukturen sind von der Einführung einer digitalen Lösung betroffen.
Die Anschaffungskosten nur für die Software stellen lediglich einen Bruchteil dar. Es entstehen in jedem Fall zusätzliche Kosten im Einführungs- und Betriebsprozess.
Herr Meier: „Durchatmen und gut vorbereitet sein“
Herr Meier ist froh, noch keine Anschaffung vorgenommen zu haben. Womöglich wäre die Software gekauft, aber nie zum Einsatz gekommen. Auch wenn Herr Meier nun weiß, dass die Einführung einer digitalen Zeiterfassung nicht mit einem einfachen Fingerschnipp umgesetzt werden kann, lässt er sich von seinem Vorhaben nicht abbringen.
Er trifft folgende Vorbereitungen:
Seine Frau und ein kleines ausgewähltes Team aus der Belegschaft werden den Einführungsprozess mit durchführen. Sie sollen am Ende ebenfalls die Entscheidung treffen und mittragen, welche digitale Lösung passt und eingeführt werden soll.
Herr Meier ist sich bewusst, dass alle Mitarbeiter die neue Lösung zur Zeiterfassung nutzen sollen. Daher will er sämtliche Schritte sehr transparent mit seinen Mitarbeitern teilen und allen die Möglichkeit geben Kritik und Verbesserungsvorschläge äußern zu können.
Für Herrn Meier kommen nur digitale Lösungen in den näheren Auswahlprozess, die vom Team im Vorfeld getestet werden können. Vorhandene Demozugänge mit einem zeitlich adäquaten Testzeitraum sind eine Grundvoraussetzung. Auf diese Anforderungen an potenzielle Anbieter für digitale Lösungen verständigt er sich mit dem Team.
Digitale Zeiterfassung: Der Einführungsprozess
Mithilfe des Leitfadens ist Herr Meier gemeinsam mit dem Team den Einführungsprozess strukturiert angegangen.
Herr Meier und sein Team haben zunächst die derzeit aktuellen Arbeitsprozesse aufgenommen. Frau Meier hat ihre Arbeitsprozesse im Personal- und Rechnungswesen Schritt für Schritt dokumentiert. Die Mitarbeitenden wiederum die Arbeitsprozesse, die ihre Arbeitszeit derzeit mithilfe des papierhaften Stundenzettels dokumentieren und im Betrieb einreichen.
Durch die akribische Schritt-für-Schritt-Dokumentation der jeweiligen Arbeitsprozesse sind Schwachstellen zutage getreten, die im Arbeitsalltag nicht auffallen oder häufig kompensiert werden. Schwachstellen sollten erst behoben werden, bevor eine digitale Lösung eingeführt wird. Erst optimierte Prozesse sind bereit für eine digitale Lösung und gewinnen so Effizienz.
Nachdem Herr Meier und sein Team die Schwachstellen in den Prozessen aufgedeckt haben, geht es nun daran, Vorschläge zur Verbesserung zu diskutieren. Eine Bedarfsanalyse hilft, Wünsche aller Beteiligten aufzunehmen, um „schlechte Gewohnheiten“ abzulegen und ärgerliche Fehler, die sich im Laufe der Jahre eingeschlichen haben, endlich abzustellen. „Es sorgte für viele im Team für ein befreiendes Gefühl, nervige Abläufe endlich einmal anzusprechen, um diese zu verändern oder sogar komplett aufzulösen“, so Herr Meier.
Wie gehen wir weiter vor? Das Projektziel, die Einführung einer digitalen Zeiterfassung, sollte möglichst schnell und ohne komplizierte Umwege erreicht werden. Daher erstellte das Team einen Projekt- und Zeitplan und definierte für jeden Meilenstein Verantwortliche. Auch regelmäßige Treffen, um sich über den Projektstand auszutauschen, wurden in die Projektplanung mit aufgenommen.
Die Bedarfsanalyse und die Korrektur der Abläufe gaben schon Aufschluss darüber, welche Anforderungen an die künftige digitale Zeiterfassung gestellt werden sollten. Entsprechend wurden verschiedene Angebote mit kostenlosen oder kostengünstigen Demozugängen ermittelt und in die engere Auswahl genommen.
Im letzten Schritt werden die besten Softwarelösungen im Detail getestet. Kriterien wie Funktionalität, Nutzbarkeit und einfache Integration in das Unternehmen sind Herrn Meier dabei sehr wichtig.
Herr Meier ist überrascht, dass sich das Team in den Schritten 1 bis 4 zunächst ausschließlich mit der Prozess- und Bedarfsanalyse beschäftigt hat. In diesen Phasen wurden noch keine Softwarelösungen getestet oder gar in den Auswahlprozess überführt. Damit hat keiner gerechnet. Nach der Auswahl der bestmöglichen Lösung soll diese nun in das Unternehmen integriert werden mit der Option auch nachträglich noch Änderungen und Anpassungen vornehmen zu können. Dabei spielen zwei Technologien eine besondere Rolle.
Nutzung von Cloud Computing in der Zeiterfassung
Herr Meier und sein Team sind während der Recherche von Anbietern digitaler Zeiterfassung auf die Möglichkeit gestoßen Programme direkt über das Internet betreiben zu können. Die Technologie „Cloud Computing“ macht dies möglich und bietet für die digitale Zeiterfassung folgende Vor- und Nachteile:
Herr Meier und seine Mitarbeiter haben die Möglichkeit von überall problemlos und mit jedem Endgerät auf die digitale Zeiterfassung zuzugreifen.
Unternehmen Meier muss sich bei der Lösung aus der Cloud nahezu keine Gedanken um Gesetzte oder Richtlinien machen, weil dieses vom Dienstleister gewährleistet wird.
Neue Funktionen und Sicherheitsupdates werden direkt vom Dienstleister in die Software eingespeist. Herr Meier muss sich um nichts kümmern um stehts die beste und neuste Version zu besitzen.
Herr Meier ist bewusst, dass besonders bei Dienstleistern aus der Cloud eine starke Abhängigkeit zum Anbieter existiert. Daher ist ihm ein Anbieter mit persönlichem Kontakt sehr wichtig.
Bei der digitalen Zeiterfassung werden viele personenbezogene Daten gesammelt. Herr Meier macht sich Sorgen was der Cloud-Anbieter mit den personenbezogenen Daten anstellen kann und betrachtet diesen Punkt sehr kritisch.
Nach Analyse der Vor- und Nachteile bleibt Cloud Computing für Herrn Meier und sein Team eine durchaus interessante Option, wobei auch die Nutzung von Cloud Computing-Angeboten einige Vorbereitungen im Handwerksbetrieb bedarf. Hierzu greifen Herr Meier und sein Team auf den Leitfaden XXXX und die Praxisbeispiele XXXX zurück, um sich näher mit dem Thema zu beschäftigen und die Einsatzmöglichkeit in den Auswahlprozess mit einzubeziehen.
Nutzung von Künstliche Intelligenz in der Zeiterfassung
Eine Technologie, die der Handwerksbetrieb Meier bisher überhaupt nicht in den Blick genommen hat, ist die Künstliche Intelligenz (kurz: KI). Unweigerlich ist das Team im Zuge der Recherche nach Anbietern auf diese Nutzungsmöglichkeiten gestoßen.
Folgende Mehrwerte als auch Gefahren konnte Herr Meier dabei für sein Unternehmen identifizieren:
Einige Anbieter ermöglichen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz verschiedene Klassifizierungen automatisch vorzunehmen, wie z.B. Fahrtzeit, Arbeitszeit beim Kunden oder auch Freizeit beim Kauf von Brötchen und zum Mittagessen. Herr Meier findet die Option sehr spannend.
Telefongespräche werden automatisch klassifiziert ob diese beruflicher oder privater Natur sind erkennt die Künstliche Intelligenz. Herr Meier sieht diesen Punkt noch sehr skeptisch, weil die Privatsphäre seiner Mitarbeiter ihm sehr am Herzen liegt.
Dokumente oder sogar Gespräche werden automatisch mittels Künstlicher Intelligenz vorstrukturiert und zugeordnet. Eine sehr spannende Funktion für Herrn Meier, wobei für Herrn Meier der Fokus definitiv eher auf den Dokumenten liegt.
Herr Meier liegen die Unternehmensdaten und besonders die Personendaten sehr am Herzen. Eine ständige Analyse dieser steht Herr Meier noch sehr skeptisch gegenüber.
Herr Meier ist durchaus offen für mehr Transparenz im Unternehmen, um seine Prozesse verbessern zu können. Dennoch ist er noch skeptisch bezüglich der sehr starken Kontrolle durch Künstliche Intelligenz gegenüber seinem Mitarbeiter.
Herr Meier und sein Team haben erkannt das Künstliche Intelligenz bereits viele Mehrwerte in der digitalen Zeiterfassung bieten kann, allerdings auch viele Gefahren und viel Aufklärungsbedarf mitbringt. Herr Meier möchte sich in Zukunft weiter mit dem Thema auseinandersetzen und nimmt dafür weitere Informationen (…) mit.