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Zeiterfassung ITE

Zeiterfassung ITE

Papierhafte Zeiterfassung

Die Mit­ar­bei­ter von Herrn Mei­er, haupt­säch­lich im Außen­ein­satz bei Kun­den oder auf Bau­stel­len unter­wegs, müs­sen ihre Zei­ten täg­lich auf Stun­den­zet­teln erfas­sen, die am Ende der Woche ein­ge­reicht wer­den. Pro­ble­me dabei:

Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung

Durch die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sungs­lö­sung erhofft sich Herr Mei­er, dass …

Digitale Zeiterfassung: Herr Meier möchte sofort loslegen…

Herr Mei­er hat sich bereits eine digi­ta­le Lösung aus­ge­sucht. Sie wur­de ihm von einem befreun­de­ten Unter­neh­mer empfohlen.

Preis­lich liegt die digi­ta­le Lösung im obe­ren Mit­tel­feld. Nicht unbe­dingt güns­tig, „aber schließ­lich stellt die Anschaf­fung eine Inves­ti­ti­on in die Zukunft dar“, sagt sich der Handwerksmeister.

Herr Mei­er steht also kurz davor, den Kauf der Soft­ware bei sei­nem Vor-Ort-IT-Händ­ler des Ver­trau­ens vor­zu­neh­men und die Instal­la­ti­on in Auf­trag zu geben. 

Handwerkbetrieb Meier

Herr Mei­er hat sich inner­lich eigent­lich schon für die digi­ta­le Lösung ent­schie­den. Doch wie wird sich die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung auf sei­nen Hand­werks­be­trieb auswirken?

Herr Mei­er kann mit einem Klick auf den unten­ste­hen­den Knopf simu­lie­ren, wel­che Aus­wir­kun­gen die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung hätte… 

Jetzt die Ein­füh­rung der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung simulieren
Als Inha­ber blickt Herr Mei­er auf die unter­schied­li­chen Funk­ti­ons­ebe­nen sei­nes Hand­werks­be­triebs, hin­ter denen sich sehr vie­le Pro­zes­se befin­den. Die Simu­la­ti­on der Ein­füh­rung einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung wirkt sich umfas­send auf vie­le Funk­tio­nen in sei­nem Betrieb und damit vie­le Pro­zess­ab­läu­fe aus. Eini­ge sind bei­spiel­haft her­vor­ge­ho­ben. Was dahin­ter­steckt, kann mit einem Klick her­aus­ge­fun­den werden.
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Managementprozesse
Com­pli­an­ce
Con­trol­ling
Mar­ke­ting
Qua­li­täts­ma­nage­ment
Risikomanagement
Umweltmanagement
Unternehmensplanung
Natür­lich ist Herr Mei­er als Betriebs­in­ha­ber unmit­tel­bar von der Ein­füh­rung einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung betrof­fen. Er ist der­je­ni­ge, der die Ein­fü­hung einer digi­ta­len Lösung vor­an­ge­trie­ben hat und letzt­lich dafür Sor­ge tra­gen muss, dass alle mit der neu­en Lösung arbeiten.
Kernprozesse
Beschaf­fung
Dienst­leis­tung
Logis­tik
Pro­dukt­ent­wick­lung
Pro­duk­ti­on
Ver­trieb
Unterstützungsprozesse
Die Ein­füh­rung einer neu­en Soft­ware wirkt sich auf die bestehen­de IT-Struk­tur des Hand­werks­be­triebs aus. Hier müs­sen die Ver­ant­wort­li­chen – bei Herrn Mei­er ist es der IT-Händ­ler vor Ort – sämt­li­che Schnitt­stel­len auf die neue digi­ta­le Lösung umge­stellt wer­den. Und auch die vor­han­de­ne Hard­ware wie sta­tio­nä­re Com­pu­ter, mobi­le End­ge­rä­te, Büro­netz­werk und Online-Zugän­ge muss zur neu­en digi­ta­len Zeit­er­fas­sung pas­sen (und auch umgekehrt).
Alle Mit­ar­bei­ten­den sol­len künf­tig mit der neu­en Lösung arbei­ten. Sie sind also die­je­ni­gen, die mit der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung täg­lich zu tun haben wer­den. Aber sind alle mit der von Herrn Mei­er aus­ge­wähl­ten Soft­ware­lö­sung einverstanden? 
Frau Mei­er, die auch die Gehäl­ter der Ange­stell­ten ver­bucht und deren Zei­ten kon­trol­liert, wird sich mit der Ein­füh­rung der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung auch hier umstel­len müs­sen. Wie gestal­ten sich hier die Arbeits­pro­zes­se? Und wo müs­sen Anpas­sun­gen erfol­gen, wenn alte „Pro­zes­se“ auf neue Soft­ware­lö­sun­gen treffen?
Die Umstel­lung auf die digi­ta­le Zeit­er­fas­sung wür­de sich unmit­tel­bar auf den Arbeits­be­reich von Frau Mei­er aus­wir­ken. Sie ist im Betrieb u.a. für die Rech­nungs­stel­lung zustän­dig und muss sich der neu­en Lösung anpas­sen. Wie wirkt sich die digi­ta­le Zeit­er­fas­sung auf ihre Arbeits­pro­zes­se aus? Wie umfang­reich wird die Umstel­lung sein?
Wichtige Erkenntnisse für Herrn Meier

Dass die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung sol­che Aus­wir­kun­gen auf sei­nen Betrieb haben wird, damit hat Herr Mei­er nicht gerech­net. Fol­gen­des ist Herrn Mei­er bewusst gewor­den:

Betrieb ist nicht gleich Betrieb

Emp­feh­lun­gen für bestimm­te digi­ta­le Lösun­gen sind mit Vor­sicht zu genie­ßen, da Betrie­be unter­schied­lich struk­tu­riert sind.

Aus­wir­kung auf alle Welten

Die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung wirkt sich auf meh­re­re Arbeits­wel­ten vie­ler Mit­ar­bei­ten­den im Betrieb aus.

Viel­fäl­tig­keit der Umstellung

Eine digi­ta­le Lösung bedeu­tet Umstel­lung auf allen Ebe­nen. Sowohl Arbeits­pro­zes­se als auch IT-Struk­tu­ren sind von der Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung betroffen.

Ver­schie­de­ne Kosten

Die Anschaf­fungs­kos­ten nur für die Soft­ware stel­len ledig­lich einen Bruch­teil dar. Es ent­ste­hen in jedem Fall zusätz­li­che Kos­ten im Einführungsprozess.

Alle mit ins Boot holen

Nie­mand kann im Allein­gang nach einer Lösung suchen und die Ent­schei­dung für ein bestimm­tes digi­ta­les Pro­dukt tref­fen. Erst recht nicht, wenn ande­re im Betrieb viel stär­ker mit der neu­en Lösung arbei­ten sol­len, als es der­je­ni­ge, der die digi­ta­le Lösung zu Beginn anschafft.

Herr Meier: „Durchatmen und gut vorbereitet sein“

Herr Mei­er ist froh, noch kei­ne Anschaf­fung vor­ge­nom­men zu haben. Womög­lich wäre die Soft­ware gekauft, aber nie zum Ein­satz gekom­men. Auch wenn Herr Mei­er nun weiß, dass die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung nicht mit einem ein­fa­chen Fin­ger­schnipp umge­setzt wer­den kann, lässt er sich von sei­nem Vor­ha­ben nicht abbringen.

Er trifft fol­gen­de Vorbereitungen:

Kostenloser Leitfaden zur Unterstützung

Die Umstel­lung auf digi­ta­le Zeit­er­fas­sung wird vie­le Arbeits­pro­zes­se inner­halb des Betrie­bes betref­fen. Daher ist Herr Mei­er froh dar­über, dass sowohl sei­ne Frau als auch die Mit­ar­bei­ten­den mit ihm Boot sind. Denn vie­le Arbeits­pro­zes­se sind Herrn Mei­er unbekannt.

Damit alle Betei­lig­ten einen Über­blick dar­über gewin­nen, in wel­cher Wei­se die Ein­füh­rung der digi­ta­len Lösung auf bestehen­de Arbeits­pro­zes­se ein­wir­ken wird, nutzt das Team den Leit­fa­den XXXXX des Mit­tel­stand 4.0‑Kompetenzzentrums Lin­gen. Die­ser Leit­fa­den hilft dabei, den Ein­füh­rungs­pro­zess struk­tu­riert anzugehen.

Digitale Zeiterfassung: Der Einführungsprozess

Mit­hil­fe des Leit­fa­dens ist Herr Mei­er gemein­sam mit dem Team den Ein­füh­rungs­pro­zess struk­tu­riert angegangen. 

1. Auf­nah­me des IST-Prozesses
Herr Mei­er und sein Team haben zunächst die der­zeit aktu­el­len Arbeits­pro­zes­se auf­ge­nom­men. Frau Mei­er hat ihre Arbeits­pro­zes­se im Per­so­nal- und Rech­nungs­we­sen Schritt für Schritt doku­men­tiert. Die Mit­ar­bei­ten­den wie­der­um die Arbeits­pro­zes­se, die ihre Arbeits­zeit der­zeit mit­hil­fe des papier­haf­ten Stun­den­zet­tels doku­men­tie­ren und im Betrieb einreichen. 
Wie sieht der Pro­zess im Detail aus? 
2. Schwach­stel­len­ana­ly­se des IST-Prozesses
Durch die akri­bi­sche Schritt-für-Schritt-Doku­men­ta­ti­on der jewei­li­gen Arbeits­pro­zes­se sind Schwach­stel­len zuta­ge getre­ten, die im Arbeits­all­tag nicht auf­fal­len oder häu­fig kom­pen­siert wer­den. Schwach­stel­len soll­ten erst beho­ben wer­den, bevor eine digi­ta­le Lösung ein­ge­führt wird. Erst opti­mier­te Pro­zes­se sind bereit für eine digi­ta­le Lösung und gewin­nen so Effizienz. 
Was läuft nicht opti­mal? Was kön­nen wir durch eine digi­ta­le Zeit­er­fas­sung verbessern? 
3. Bedarfs­ana­ly­se und Kor­rek­tur feh­ler­haf­ter Abläufe 
Nach­dem Herr Mei­er und sein Team die Schwach­stel­len in den Pro­zes­sen auf­ge­deckt hat, geht es nun dar­an, Vor­schlä­ge zur Ver­bes­se­rung zu dis­ku­tie­ren. Eine Bedarfs­ana­ly­se hilft, Wün­sche aller Betei­lig­ten auf­zu­neh­men, um „schlech­te Gewohn­hei­ten“ abzu­le­gen und ärger­li­che Feh­ler, die sich im Lau­fe der Jah­re ein­ge­schli­chen haben, end­lich abzu­stel­len. „Es sorg­te für vie­le im Team für ein befrei­en­des Gefühl, ner­vi­ge Abläu­fe end­lich ein­mal anzu­spre­chen, um die­se zu ver­än­dern oder sogar kom­plett auf­zu­lö­sen“, so Herr Meier. 
Wel­che Arbeits­schrit­te machen für einen Digi­ta­li­sie­rung Sinn? Wel­chen Mehr­wert erhofft man sich von der Digi­ta­li­sie­rung die­ser Arbeitsschritte? 
4. Pro­jekt­pla­nung und Umsetzung
Wie gehen wir wei­ter vor? Das Pro­jekt­ziel, die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung, soll­te mög­lichst schnell und ohne kom­pli­zier­te Umwe­ge erreicht wer­den. Daher erstell­te das Team einen Pro­jekt- und Zeit­plan und defi­nier­te für jeden Mei­len­stein Ver­ant­wort­li­che. Auch regel­mä­ßi­ge Tref­fen, um sich über den Pro­jekt­stand aus­zu­tau­schen, wur­den in die Pro­jekt­pla­nung mit aufgenommen. 
Was ist das Pro­jekt­ziel? Wel­che Per­so­nen haben wel­che Verantwortlichkeiten? 
5. Aus­wahl der Software
Die Bedarfs­ana­ly­se und die Kor­rek­tur der Abläu­fe gaben schon Auf­schluss dar­über, wel­che Anfor­de­run­gen an die künf­ti­ge digi­ta­le Zeit­er­fas­sung gestellt wer­den soll­ten. Ent­spre­chend wur­den ver­schie­de­ne Ange­bo­te mit kos­ten­lo­sen oder kos­ten­güns­ti­gen Demo­zu­gän­gen ermit­telt und in die enge­re Aus­wahl genommen. 
Wel­che Soft­ware­lö­sung kann den Soll-Pro­zess best­mög­lich abbil­den. Wel­che Part­ner benö­ti­ge ich für eine erfolg­rei­che Umsetzung? 

Herr Mei­er ist über­rascht, dass sich das Team in den Schrit­ten 1 bis 4 zunächst aus­schließ­lich mit der Pro­zess- und Bedarfs­ana­ly­se beschäf­tigt hat. In die­sen Pha­sen wur­den noch kei­ne Soft­ware­lö­sun­gen getes­tet oder gar in den Aus­wahl­pro­zess über­führt. Damit hat kei­ner gerech­net. Allen war aber klar, dass ohne eine vor­he­ri­ge Ana­ly­se eine Aus­wahl einer digi­ta­len Lösung gar nicht statt­fin­den kann.

Software kaufen oder Nutzung mieten

Herr Mei­er und sein Team sind wäh­rend der Recher­che von Anbie­tern digi­ta­ler Zeit­er­fas­sung auf die Mög­lich­keit gesto­ßen, die­se Pro­gram­me ohne den Kauf und die Instal­la­ti­on von Soft­ware auf die eige­ne Hard­ware nut­zen zu kön­nen. Die Tech­no­lo­gie „Cloud Com­pu­ting“ macht dies möglich.

Dabei wird die Soft­ware vom Anbie­ter über das eige­ne Rechen­zen­trum zur Ver­fü­gung gestellt. Der Hand­werks­be­trieb Mei­er wür­de über das Inter­net auf das Pro­gramm zugrei­fen. Die Updates, um neue Funk­tio­nen hin­zu­zu­fü­gen und Sicher­heits­lü­cken zu schlie­ßen, über­nimmt der Anbie­ter automatisch.

Für die Nut­zung der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung „in der Cloud“ zahlt der Hand­werks­be­trieb Mei­er dem Anbie­ter einen monat­li­chen Beitrag.

Für Herrn Mei­er und sein Team sind die­se Optio­nen durch­aus inter­es­sant, wobei auch die Nut­zung von Cloud Com­pu­ting-Ange­bo­ten eini­ge Vor­be­rei­tun­gen im Hand­werks­be­trieb bedarf. Hier­zu grei­fen Herr Mei­er und sein Team auf den Leit­fa­den XXXX und die Pra­xis­bei­spie­le XXXX zurück, um sich näher mit dem The­ma zu beschäf­ti­gen und die Ein­satz­mög­lich­keit in den Aus­wahl­pro­zess mit einzubeziehen.

Nutzung von Künstliche Intelligenz in der Zeiterfassung

Eine Tech­no­lo­gie, die der Hand­werks­be­trieb Mei­er bis­her über­haupt nicht in den Blick genom­men hat, ist die Künst­li­che Intel­li­genz (kurz: KI). Unwei­ger­lich ist das Team im Zuge der Recher­che nach Anbie­tern auf die­se Nut­zungs­mög­lich­kei­ten gestoßen.

Soft­ware, die mit einer Künst­li­chen Intel­li­genz aus­ge­stat­tet ist, hilft dem Hand­werks­be­trieb dabei, die Zeit­er­fas­sung noch effi­zi­en­ter durch­zu­füh­ren. Durch Berech­nungs­vor­gän­ge, die im Hin­ter­grund auto­ma­ti­siert erfol­gen, kön­nen Herrn Mei­er opti­mier­te Vor­schlä­ge für den Per­so­nal­ein­satz gemacht wer­den. Auch der Pro­zess der Zeit­er­fas­sung selbst kann ver­bes­sert wer­den: Durch die Ein­ga­be der erbrach­ten Stun­den mit­hil­fe der Sprach­steue­rung. Die­se Funk­ti­on kennt man bereits von Sprach­as­sis­ten­ten, die man in Smart­pho­nes oder in pri­va­ten Haus­hal­ten vorfindet.

Anbie­ter von cloud­ba­sier­ter Zeit­er­fas­sungs­soft­ware haben häu­fig KI im Ein­satz und bie­ten Ein­satz­mög­lich­kei­ten ihren Nut­zern an.

Das Team von Herrn Mei­er hat sich für wei­te­re Infor­ma­tio­nen den Leit­fa­den XX her­un­ter­ge­la­den und sich das Pra­xis­bei­spiel XX näher angeschaut.