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Zeiterfassung HSO

Veröffentlicht 15. Oktober 2020

Zeiterfassung HSO

Zentrale Problemstellungen

Herr Mei­er hat als eine sei­ner größ­ten Her­aus­for­de­run­gen in sei­nem Unter­neh­men die ana­lo­ge Zeit­er­fas­sung iden­ti­fi­ziert. Dabei erkennt er unter ande­rem die fol­gen­den Probleme:

  • For­dert viel Zeit und Res­sour­cen in der Pfle­ge von Zeiten
  • Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­ti­on Stun­den­zet­tel auszufüllen
  • Feh­ler bei der kor­rek­ten Ein­tra­gung von Auf­ga­ben und damit ver­bun­de­nen Zeiten
  • Über­tra­gungs­feh­ler in die Excel Lis­te von Frau Meier
  • Ver­spä­te­te Rech­nungs­stel­lung durch feh­len­de Zeit­er­fas­sung in der Produktion
  • Kei­ne Trans­pa­renz bezüg­lich Über­stun­den und Urlaub der Mitarbeiter
Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung

Herr Mei­er ärgert sich schon seit Jah­ren über die­se und vie­le wei­te­re Her­aus­for­de­run­gen, wel­che durch eine digi­ta­le zen­tra­le Zeit­er­fas­sung gelöst bzw. ver­bes­sert wer­den können.
Daher erhofft er sich fol­gen­de Vorteile:

  • Ein­spa­rung von Zeit und Ressourcen
  • Stei­gen­de Moti­va­ti­on der Mitarbeitenden
  • Erhöh­te Qua­li­tät und Transparenz
  • Ent­las­tung sei­ner Frau
Digitale Zeiterfassung: Herr Meier möchte sofort loslegen…

Herr Mei­er hat sich bereits eine digi­ta­le Lösung aus­ge­sucht. Sie wur­de ihm von einem befreun­de­ten Unter­neh­mer empfohlen.

Preis­lich liegt die digi­ta­le Lösung im obe­ren Mit­tel­feld. Nicht unbe­dingt güns­tig, „aber schließ­lich stellt die Anschaf­fung eine Inves­ti­ti­on in die Zukunft dar“, sagt sich der Handwerksmeister.

Herr Mei­er steht also kurz davor, den Kauf der Soft­ware bei sei­nem Vor-Ort-IT-Händ­ler des Ver­trau­ens vor­zu­neh­men und die Instal­la­ti­on in Auf­trag zu geben. 

Handwerkbetrieb Meier

Jetzt die Ein­füh­rung der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung simulieren 
Managementprozesse
Com­pli­an­ce
Con­trol­ling
Mar­ke­ting
Qua­li­täts­ma­nage­ment
Risikomanagement
Umweltmanagement
Unternehmensplanung
Der Pro­zess der Unter­neh­mens­steue­rung ist für sämt­li­che digi­ta­le Ver­än­de­run­gen vom Unter­neh­men Mei­er von zen­tra­ler Bedeu­tung. Ledig­lich durch vom Unter­neh­men und somit Herrn Mei­er gesteu­er­ten Ver­än­de­rungs­pro­zes­se kön­nen erfolg­reich sein.
Kernprozesse
Beschaf­fung
Dienst­leis­tung
Logis­tik
Pro­dukt­ent­wick­lung
Pro­duk­ti­on
Ver­trieb
Unterstützungsprozesse
Kun­den­dienst
Rekla­ma­ti­on
War­tung & Instandhaltung
Herr Mei­er hat erkannt, dass die Infor­ma­ti­ons­tech­nik ein zen­tra­ler Pro­zess bei jeder Ver­än­de­rung von Digi­ta­li­sie­rungs­vor­ha­ben und somit auch von einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung ist. Mit­ar­bei­ter der IT ken­nen das eige­ne Sys­tem und besit­zen wich­ti­ges Wis­sen zur Aus­wahl von kor­rek­ter Soft­ware für das Unternehmen.
Herr Mei­er sieht ein, dass Kom­mu­ni­ka­ti­on einer der wich­tigs­ten Schlüs­sel zur erfolg­rei­chen Inte­gra­ti­on von Digi­ta­li­sie­rungs­vor­ha­ben und somit auch digi­ta­ler Zeit­er­fas­sung ist. Spe­zi­ell die fort­wäh­ren­de Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den eige­nen Mit­ar­bei­tern, wel­che von dem Ver­än­de­rungs­pro­zess betrof­fen sind ist von zen­tra­ler Bedeutung.
Das Per­so­nal­we­sen wur­de von Herrn Mei­er als wich­ti­gen Bestand­teil für eine digi­ta­le Zeit­er­fas­sung iden­ti­fi­ziert. Durch die neue Soft­ware­lö­sung ändern sich zen­tra­le Pro­zes­se für Frau Mei­er. Sie ist somit eine zen­tra­le Per­son, einer­seits für die Auf­lis­tung der benö­tig­ten Funk­tio­nen als auch für die spä­te­re Aus­wahl der best­mög­li­chen Lösung.
Herr Mei­er hat erkannt, dass der Pro­zess des Rech­nungs­we­sens mit einer digi­ta­len Zeit­er­fas­sung ver­knüpft ist. Durch die neue Soft­ware­lö­sung ändern sich zen­tra­le Pro­zes­se für Frau Mei­er. Sie ist somit eine zen­tra­le Per­son einer­seits für die Auf­lis­tung der benö­tig­ten Funk­tio­nen als auch für die spä­te­re Aus­wahl der best­mög­li­chen Lösung.
Wichtige Schritte zur erfolgreichen Zeiterfassung

Herr Mei­er erhofft sich viel von der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung und möch­te dabei mög­lichst wenig Geld aus­ge­ben. Er ent­schei­det sich ohne lan­ge Recher­che eigen­hän­dig für die erst­bes­te Soft­ware­lö­sung aus dem Inter­net und instal­liert die­se auf sei­nem Sys­tem im Unter­neh­men. Die Begeis­te­rung von Herrn Mei­er alle sei­ne Her­aus­for­de­run­gen im Bereich der Zeit­er­fas­sung auf einem Schlag zu lösen sind über­wäl­ti­gend. Lei­der muss er bereits nach kur­zer Zeit erken­nen das die­se Art der Inte­gra­ti­on von Soft­ware nicht funk­tio­niert und obwohl sei­ne Beweg­grün­de sinn­voll sind hat er zen­tra­le Feh­ler begangen.


Bei der Ein­füh­rung von Software/digitaler Zeit­er­fas­sung soll­ten fol­gen­de Punk­te immer beach­tet wer­den:
  • Gehen Sie Schritt für Schritt vor
  • Digi­ta­li­sie­rung der Zeit­er­fas­sung erfor­dert lang­fris­ti­ge und voll­um­fas­sen­de Planung
  • Bie­ten Sie Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit an dem Ver­än­de­rungs­pro­zess teilzuhaben
  • Iden­ti­fi­zie­ren Sie alle Per­so­nen und Pro­zes­se, wel­che an der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung betei­ligt sind
Der Umsetzungsprozess

Herr Mei­er hat erkannt, dass es wich­tig ist struk­tu­riert und pro­zess­ori­en­tiert das Ziel der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung anzu­ge­hen. Dabei nutzt er für eine erfolg­rei­che Inte­gra­ti­on fol­gen­de Prozessschritte:

1. Auf­nah­me des Ist-Prozesses
Im ers­ten Schritt erfolgt die Auf­nah­me der aktu­el­len Situa­ti­on des Pro­zes­ses. Die­ser wird bei­spiels­wei­se in einem Steck­brief auf­ge­nom­men sowie alle dar­an betei­lig­ten – also vor- oder nach­ge­la­ger­ten – Pro­zes­se. Die­ser Schritt ist eine essen­zi­el­le Grund­la­ge um alle Mit­ar­bei­ter zu invol­vie­ren sowie Klar­heit über den aktu­el­len Pro­zess zu erlangen. 
Wie sieht der Pro­zess im Detail aus? 
2. Schwach­stel­len­ana­ly­se des Ist-Prozesses
Im zwei­ten Schritt wird das Pro­zess­mo­dell des Ist-Pro­zes­ses, wie bei­spiels­wei­se der Steck­brief, genom­men und mit einem geeig­ne­ten Werk­zeug model­liert (z.B. BPMN, EPK, Gra­fi­sche Model­lie­rung) um Schwach­stel­len zu erken­nen und alle wich­ti­gen Attri­bu­te auf­zu­neh­men wie bei­spiels­wei­se Zustän­dig­kei­ten, Schnitt­stel­len, Fris­ten und Prozesszeiten. 
Was läuft nicht opti­mal? Was kön­nen wir durch eine digi­ta­le Zeit­er­fas­sung verbessern? 
3. Bedarfs­ana­ly­se basie­rend auf dem aktu­el­len Geschäftsmodell
Im drit­ten Schritt wer­den basie­rend auf dem aktu­el­len Geschäfts­mo­dell die Bedar­fe sowie Kri­tik­punk­te an dem aktu­el­len Pro­zess erfasst und die Mög­lich­kei­ten durch eine digi­ta­le Zeit­er­fas­sung aufgenommen. 
Wel­che Arbeits­schrit­te machen für einen Digi­ta­li­sie­rung Sinn? Wel­chen Mehr­wert erhofft man sich von der Digi­ta­li­sie­rung die­ser Arbeitsschritte? 
4. Pro­jekt­pla­nung und pro­to­ty­pi­sche Umsetzung
Nach erfolg­rei­cher Fest­le­gung der Zie­le des neu­en digi­ta­len Pro­zes­ses erfolgt die detail­lier­te Pro­jekt­pla­nung mit Mei­len­stei­nen, die Aus­wahl des Pro­jekt­teams für die Umset­zung sowie die Ent­wick­lung eines detail­lier­ten Projektplans. 
Was ist das Pro­jekt­ziel? Wel­che Per­so­nen haben wel­che Verantwortlichkeiten? 
5. Aus­wahl der Software
Nach­dem die Pro­jekt­pla­nung abge­schlos­sen und die Zie­le für eine digi­ta­le Zeit­er­fas­sung fest­ge­setzt sind erfolgt die Aus­wahl geeig­ne­ter Dienst­leis­ter und Part­ner sowie eine kri­ti­sche Ana­ly­se mit den pas­sen­den Soft­ware­lö­sun­gen am Markt. In einer Lis­te mit Vor- und Nach­tei­len inkl. Punk­te­sys­tem kön­nen bei­spiels­wei­se die bes­ten Anbie­ter mit­ein­an­der ver­gli­chen werden. 
Wel­che Soft­ware­lö­sung kann den Soll-Pro­zess best­mög­lich abbil­den. Wel­che Part­ner benö­ti­ge ich für eine erfolg­rei­che Umsetzung? 
6. Tes­ten der geeig­ne­ten Soft­ware­lö­sun­gen in der Praxis
Nor­ma­ler­wei­se besit­zen Anbie­ter von Soft­ware­lö­sun­gen eine Mög­lich­keit einer Test­um­ge­bung. Nut­zen Sie die­se Gele­gen­heit, um die für Ihre Pro­blem­stel­lung bes­ten Lösun­gen auf Funk­tio­na­li­tät und Usa­bi­li­ty zu ana­ly­sie­ren. Anschlie­ßend erfolgt die Ent­schei­dung sowie die schritt­wei­se Ein­füh­rung der Lösung in den Live-Betrieb. Neh­men Sie wäh­rend des gesam­ten Pro­zes­ses stets ihrer Mit­ar­bei­ter mit. 
Wel­che Soft­ware­lö­sung bie­tet die bes­te Usa­bil­ty und Funktionalität? 

Im zwei­ten Anlauf hat Herr Mei­er erfolg­reich eine digi­ta­le Zeit­er­fas­sung ein­ge­führt. Dabei hat er sich auch mit den zwei Tech­no­lo­gien Cloud Com­pu­ting und Künst­li­cher Intel­li­genz aus­ein­an­der­setzt, wel­che zen­tra­le Tech­no­lo­gien für eine sinn­vol­le Aus­wahl von digi­ta­ler Zeit­er­fas­sung sind.

Nutzung von Cloud Computing in der Zeiterfassung

Herr Mei­er hat sich bei der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung mit dem The­ma Cloud Com­pu­ting (hier viel­leicht einen pas­sen­den Leit­fa­sen zu dem The­ma ver­lin­ken) beschäf­tigt und dabei fol­gen­de Vor- und Nach­tei­le für sein Unter­neh­men iden­ti­fi­zie­ren können:

  • Zeit­er­fas­sung unab­hän­gig von Ort, Zeit und Endgerät
  • Geset­zes- und Regel­kon­form durch auto­ma­ti­sier­te Updates
  • Gerin­ger Administrationsaufwand
  • Inter­net­an­bin­dung notwendig
  • Bin­dung zum Cloud Dienstleister

Nach abwä­gen der Vor- und Nach­tei­le hat sich Herr Mei­er bei der Aus­wahl der digi­ta­len Zeit­er­fas­sungs­soft­ware für eine Cloud Vari­an­te ent­schie­den, wel­che er in engem Aus­tausch mit allen betei­lig­ten Pro­zes­sen und Mit­ar­bei­tern aus­ge­wählt hat. Er ist begeis­tert von den Vor­tei­len und alle Mit­ar­bei­ter kön­nen sich wei­ter­hin auf ihre Kern­tä­tig­kei­ten/-akti­vi­tä­ten fokussieren. 

Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Zeiterfassung

Zusätz­lich hat sich Herr Mei­er bei der Nut­zung von digi­ta­ler Zeit­er­fas­sung mit dem The­ma Künst­li­che Intel­li­genz aus­ein­an­der­ge­setzt (hier ein Link zu nähe­ren Informationen). 
Fol­gen­de Mehr­wer­te als auch Gefah­ren konn­te er dabei für sein Unter­neh­men identifizieren: 

  • Auto­ma­ti­sier­te Kate­go­ri­sie­rung von Arbeits­zeit und Freizeit
  • Nut­zung von Sprach­as­sis­ten­ten zur kon­takt­lo­sen Erfas­sung von Zeiten
  • Auto­ma­ti­sier­te Klas­si­fi­zie­rung von Doku­men­ten oder Gesprä­chen zur Kate­go­ri­sie­rung der Zeiten
  • Künst­li­che Intel­li­genz lernt stets dazu und ver­bes­ser­te ste­tig sämt­li­che auto­ma­ti­sier­ten Prozesse 
  • Vie­le Per­so­nal- und Unter­neh­mens­da­ten wer­den stän­dig analysiert 
  • Star­ke Kon­trol­le aller Per­so­nen im Unternehmen
  • Bin­dung zum KI Anbieter

Herr Mei­er erkennt das Künst­li­che Intel­li­genz bereits vie­le Mehr­wer­te in der digi­ta­len Zeit­er­fas­sung bie­tet. Das The­ma ist jedoch noch sehr neu und Herr Mei­er sowie sein Team haben sich im ers­ten Schritt für eine eta­blier­te Lösung ohne künst­li­che Intel­li­genz entschieden. 

Praxisbeispiele
Ver­ein­fach­te Zeit­er­fas­sung in der Cloud (PDF)
Mobi­le Zeit­er­fas­sung in KMU (PDF)
Anbieter
Anbie­ter für Zeit­er­fas­sung in der Cloud
Anbie­ter für Künst­li­che Intelligenz

Kategorien:Handwerk

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