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Zeiterfassung

Zeiterfassung

Mit­ar­bei­ter­be­reit­schaft bei der Zeit­er­fas­sung, feh­len­de digi­ta­le Werk­zeu­ge sowie die wahr­heits­ge­mä­ße und zeit­na­he Ein­tra­gung von Arbeits­zei­ten und Stun­den­zet­teln sind bis heu­te gro­ße Her­aus­for­de­run­gen in der Hand­werks­bran­che. Die­se Pro­ble­me füh­ren häu­fig zu feh­ler­haf­ten und ver­spä­te­ten Ein­rei­chun­gen von Arbeits­zei­ten, wel­ches zum einen vie­le Res­sour­cen bin­det und dar­über hin­aus auch zu Ver­zö­ge­run­gen von Rech­nun­gen für geleis­te­te Dienst­leis­tun­gen füh­ren kann. Es stellt sich die Fra­ge wie sol­che Inef­fi­zi­en­zen und man­geln­de Trans­pa­renz ent­geg­net wer­den kann und gleich­zei­tig die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­ti­on gestei­gert. Die Her­aus­for­de­rung besteht dar­in das rich­ti­ge Werk­zeug zu fin­den, wel­ches die Mit­ar­bei­ter moti­viert und gleich­zei­tig den Pro­zess best­mög­lich auto­ma­ti­siert. Zahl­rei­che Dienst­leis­ter haben sich die­ser Pro­blem­stel­lung gewid­met und bie­ten heu­te digi­ta­le Zeit­er­fas­sungs­sys­te­me aus der Cloud an.

Wichtige Schritte zur erfolgreichen Zeiterfassung

Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Ein erfolg­rei­cher Umstieg in eine digi­ta­le Zeit­er­fas­sung erfor­dert eine lang­fris­ti­ge und voll­um­fas­sen­de Pla­nung. Bie­ten Sie den Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit an dem Ver­än­de­rungs­pro­zess teil­zu­ha­ben und aus­rei­chend Zeit das neue digi­ta­le Sys­tem zu tes­ten und sich mit den Gege­ben­hei­ten ver­traut zu machen. Beson­ders wich­tig ist dabei die Iden­ti­fi­ka­tio­nen sämt­li­cher Pro­zes­se und Mit­ar­bei­tern in den Pro­zes­sen, wel­che an dem Ver­än­de­rungs­pro­zess zur digi­ta­len Zeit­er­fas­sung betei­ligt sind. Nähe­re Infos zu den betei­lig­ten Pro­zes­sen kön­nen Sie in den mar­kier­ten Fel­dern der Pro­zess­land­kar­te wie­der­fin­den.

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Sor­gen Sie nach der Iden­ti­fi­ka­ti­on aller Pro­zess­be­tei­lig­ten dafür, das alle Mit­ar­bei­ter im Boot sit­zen und posi­tiv gestimmt sind, sich auf den neu­en digi­ta­len Pro­zess der Zeit­er­fas­sung ein­zu­las­sen.

Zusätz­lich ist es wich­tig pro­zess­ori­en­tiert einen neu­en digi­ta­len Pro­zess umzu­set­zen. Klas­si­sche Pro­zess­schrit­te sind dabei:

Nach erfolg­rei­cher Durch­füh­rung der Pro­zess­schrit­te sind Sie am Ziel ange­kom­men und haben die Zeit­er­fas­sung erfolg­reich digi­ta­li­siert. Das Pro­jekt ist damit abge­schlos­sen, soll­te jedoch den­noch ste­tig eva­lu­iert wer­den, um es auch lang­fris­tig opti­mal in die Unter­neh­mens­pro­zes­se und Unter­neh­mens­kul­tur ein­bin­den zu kön­nen.

Nutzung von Cloud Computing in der Zeiterfassung

Ein auto­ma­ti­sier­tes Arbeits­zeit- und Abwe­sen­heits­ma­nage­ment sorgt bei Mit­ar­bei­tern, Vor­ge­setz­ten und der Per­so­nal­ab­tei­lung für Zeit­er­spar­nis und schafft gleich­zei­tig mehr Trans­pa­renz. Denn alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen sind auf einen Blick ver­füg­bar, Aus­wer­tun­gen rund um die Arbeits­zeit erfol­gen ganz ein­fach auf Knopf­druck. Cloud Com­pu­ting spielt dabei eine ent­schei­den­de Rol­le, um die auto­ma­ti­sier­ten Pro­zes­se mög­lichst ein­fach zu inte­grie­ren, Trans­pa­renz zu schaf­fen sowie Mit­ar­bei­ter zu begeis­tern und zu moti­vie­ren.

Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Zeiterfassung

Künst­li­che Intel­li­genz in der Zeit­er­fas­sung steckt heut­zu­ta­ge noch in den Kin­der­schu­hen. Ers­te Anbie­ter nut­zen digi­ta­le Sprach­as­sis­ten­ten wie Ale­xa oder Siri um sprach­ge­steu­er­te Zeit­er­fas­sung anzu­bie­ten. Außer­dem steigt das Inter­es­se an der Nut­zung von intel­li­gen­ten Algo­rith­men in der Zeit­er­fas­sung. Die­se kön­nen Gesprä­che ana­ly­sie­ren, um bei­spiels­wei­se zu klas­si­fi­zie­ren ob es sich um beruf­li­che Tele­fo­na­te han­delt und ent­spre­chend auto­ma­tisch ver­bu­chen. Außer­dem gibt es bereits KI-basier­te Lösun­gen, wel­che Stun­den­zet­tel intel­li­gent basie­rend auf ver­schie­de­nen Daten­quel­len vor­aus­füllt, um die Arbeits­zei­ten der Mit­ar­bei­ter mög­li­ches effi­zi­ent zu pla­nen. Das Sys­tem lernt basie­rend auf den Ände­run­gen der Mit­ar­bei­ter stets dazu.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Herr Mei­er hat in Koope­ra­ti­on mit dem Mit­tel­stand 4.0 – Kom­pe­tenz­zen­trum Lin­gen eine digi­ta­le Zeit­er­fas­sung für sein Unter­neh­men inte­griert. Herr Mei­er muss­te sich – wie vie­le ande­re Unter­neh­men auch – mit den klas­si­schen Pro­blem­stel­lun­gen in der Zeit­er­fas­sung aus­ein­an­der­set­zen. Bei der ana­lo­gen Zeit­er­fas­sung hat Herr Mei­er klas­si­sche Stun­den­zet­tel aus­fül­len las­sen und die­se soll­ten täg­lich im Büro abge­ge­ben wer­den. Häu­fig fehl­ten jedoch am Ende des Tages Stun­den­zet­tel, wel­che ver­ges­sen und nur auf Nach­fra­ge abge­ge­ben wur­den. Zusätz­lich waren die Stun­den­zet­tel häu­fig schlecht les­bar und es kam es bei der Rech­nungs­schrei­bung teil­wei­se zu Über­tra­gungs­feh­lern. Frau Mei­er war meh­re­re meh­re­re Stun­den in der Woche damit beschäf­tigt die Zei­ten der Mit­ar­bei­ter in das Sys­tem zu über­tra­gen und die Rech­nun­gen ent­spre­chend kor­rekt zu schrei­ben. Außer­dem muss­te sich Frau Mei­er mit Anfra­gen bezüg­lich Über­stun­den und Urlaubs­an­trä­gen aus­ein­an­der­set­zen, wel­ches zusätz­li­che Res­sour­cen gebun­den hat. Jetzt nutzt das Unter­neh­men Mei­er eine digi­ta­le Zeit­er­fas­sung aus der Cloud. Mit­ar­bei­ter kön­nen mit ihrem pri­va­ten End­ge­rät ein­fach und bequem Zei­ten von über­all erfas­sen sowie ent­spre­chend der vor­han­de­nen Urlaubs­an­trä­ge Urlaub bean­tra­gen und schnell sowie trans­pa­rent von Herrn Mei­er geneh­mi­gen las­sen. Herr Mei­er hat sich für eine Cloud Lösung ent­schie­den, weil sich die­se schnell und ein­fach in das Unter­neh­men inte­grie­ren ließ. Der Cloud Anbie­ter küm­mert sich um sämt­li­che Ser­vices und Updates und geht zusätz­lich auf die Bedürf­nis­se von Herrn Mei­er ein, indem bei­spiels­wei­se die Stun­den direkt mit den Rech­nun­gen ver­knüpft wer­den kön­nen und somit kei­ne Über­trags­feh­ler mehr auf­tau­chen kön­nen. Auch die Kun­den sind zufrie­den, weil die­se stets einen Ein­blick über die Kos­ten der Pro­duk­ti­on oder Restau­ra­ti­on erhal­ten kön­nen und direkt nach Fer­tig­stel­lung die Rech­nung erhal­ten und bezah­len kön­nen. Herr Mei­er ist mit der Zeit­er­fas­sung aus der Cloud sehr zufrie­den. Auch um den Punkt Sicher­heit und Recht brauch Herr Mei­er sich kei­ne Gedan­ken machen. Er hat sich einen zer­ti­fi­zier­ten Anbie­ter gesucht, wel­cher stets nach den neu­es­ten Richt­li­ni­en wie bei­spiels­wei­se der DSGVO han­delt und sei­ne Sys­te­me dies­be­züg­lich best­mög­lich sichert.