Personalwesen
Was erwartet Sie?
Das Personalmanagement plant, koordiniert, bewertet und steuert die menschliche Arbeitskraft im Unternehmen. Dies geschieht sowohl für die gegenwärtige Situation als auch für die Zukünftige. Es ist ein Prozess, der den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens beeinflusst.
Herausforderungen im Personalwesen
Auflistung verschiedener Problemstellungen, wie Zeiterfassung mit Anker zur Langbeschreibung
Zeiterfassung
Mitarbeiterbereitschaft bei der Zeiterfassung, fehlende digitale Werkzeuge sowie die wahrheitsgemäße und zeitnahe Eintragung von Arbeitszeiten und Stundenzetteln sind bis heute große Herausforderungen in der Handwerksbranche. Diese Probleme führen häufig zu fehlerhaften und verspäteten Einreichungen von Arbeitszeiten, welches zum einen viele Ressourcen bindet und darüber hinaus auch zu Verzögerungen von Rechnungen für geleistete Dienstleistungen führen kann. Es stellt sich die Frage wie solche Ineffizienzen und mangelnde Transparenz entgegnet werden kann und gleichzeitig die Mitarbeitermotivation gesteigert. Die Herausforderung besteht darin das richtige Werkzeug zu finden, welches die Mitarbeiter motiviert und gleichzeitig den Prozess bestmöglich automatisiert. Zahlreiche Dienstleister haben sich dieser Problemstellung gewidmet und bieten heute digitale Zeiterfassungssysteme aus der Cloud an.
Nutzung von Cloud Computing in der Zeiterfassung
Ein automatisiertes Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement sorgt bei Mitarbeitern, Vorgesetzten und der Personalabteilung für Zeitersparnis und schafft gleichzeitig mehr Transparenz. Denn alle relevanten Informationen sind auf einen Blick verfügbar, Auswertungen rund um die Arbeitszeit erfolgen ganz einfach auf Knopfdruck. Cloud Computing spielt dabei eine entscheidende Rolle, um die automatisierten Prozesse möglichst einfach zu integrieren, Transparenz zu schaffen sowie Mitarbeiter zu begeistern und zu motivieren.
- Zeiterfassung unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät
- Gesetztes- und Regelkonform durch automatisierte Updates
- Geringer Administrationsaufwand
- Internetanbindung notwendig
- Bindung zum Cloud Dienstleister
Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Zeiterfassung
Künstliche Intelligenz in der Zeiterfassung steckt heutzutage noch in den Kinderschuhen. Erste Anbieter nutzen digitale Sprachassistenten wie Alexa oder Siri um sprachgesteuerte Zeiterfassung anzubieten. Außerdem steigt das Interesse an der Nutzung von intelligenten Algorithmen in der Zeiterfassung. Diese können Gespräche analysieren, um beispielsweise zu klassifizieren ob es sich um berufliche Telefonate handelt und entsprechend automatisch verbuchen. Außerdem gibt es bereits KI-basierte Lösungen, welche Stundenzettel intelligent basierend auf verschiedenen Datenquellen vorausfüllt, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mögliches effizient zu planen. Das System lernt basierend auf den Änderungen der Mitarbeiter stets dazu.
- Automatisierte Kategorisierung von Arbeitszeit und Freizeit
- Nutzung von Sprachassistenten zur kontaktlosen Erfassung von Zeiten
- Automatisierte Klassifizierung von Dokumenten oder Gesprächen zur Kategorisierung der Zeiten
- Künstliche Intelligenz lernt stets dazu und verbesserte stetig sämtliche automatisierten Prozesse
- Bindung zum KI Anbieter
Wie sieht das in der Praxis aus?
Herr Meier hat in Kooperation mit dem Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Lingen eine digitale Zeiterfassung für sein Unternehmen integriert. Herr Meier musste sich – wie viele andere Unternehmen auch – mit den klassischen Problemstellungen in der Zeiterfassung auseinandersetzen. Bei der analogen Zeiterfassung hat Herr Meier klassische Stundenzettel ausfüllen lassen und diese sollten täglich im Büro abgegeben werden. Häufig fehlten jedoch am Ende des Tages Stundenzettel, welche vergessen und nur auf Nachfrage abgegeben wurden. Zusätzlich waren die Stundenzettel häufig schlecht lesbar und es kam es bei der Rechnungsschreibung teilweise zu Übertragungsfehlern. Frau Meier war mehrere mehrere Stunden in der Woche damit beschäftigt die Zeiten der Mitarbeiter in das System zu übertragen und die Rechnungen entsprechend korrekt zu schreiben. Außerdem musste sich Frau Meier mit Anfragen bezüglich Überstunden und Urlaubsanträgen auseinandersetzen, welches zusätzliche Ressourcen gebunden hat. Jetzt nutzt das Unternehmen Meier eine digitale Zeiterfassung aus der Cloud. Mitarbeiter können mit ihrem privaten Endgerät einfach und bequem Zeiten von überall erfassen sowie entsprechend der vorhandenen Urlaubsanträge Urlaub beantragen und schnell sowie transparent von Herrn Meier genehmigen lassen. Herr Meier hat sich für eine Cloud Lösung entschieden, weil sich diese schnell und einfach in das Unternehmen integrieren ließ. Der Cloud Anbieter kümmert sich um sämtliche Services und Updates und geht zusätzlich auf die Bedürfnisse von Herrn Meier ein, indem beispielsweise die Stunden direkt mit den Rechnungen verknüpft werden können und somit keine Übertragsfehler mehr auftauchen können. Auch die Kunden sind zufrieden, weil diese stets einen Einblick über die Kosten der Produktion oder Restauration erhalten können und direkt nach Fertigstellung die Rechnung erhalten und bezahlen können. Herr Meier ist mit der Zeiterfassung aus der Cloud sehr zufrieden. Auch um den Punkt Sicherheit und Recht brauch Herr Meier sich keine Gedanken machen. Er hat sich einen zertifizierten Anbieter gesucht, welcher stets nach den neuesten Richtlinien wie beispielsweise der DSGVO handelt und seine Systeme diesbezüglich bestmöglich sichert.
-weitere Probleme wie oben-
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