Papierloses Büro
Papierhaftes Arbeiten im Büro
Herr Meier und seine Frau übernehmen etwaige Büro-Tätigkeiten, von dem Auftragsmanagement bis hin zum Rechnungswesen. Dabei wird das Ehepaar von den unzähligen Dokumenten in Papierform gar überhäuft.
Genauer besteht das Problem aus:
- Suchen und Einsortieren von Dokumenten benötigt viel Zeit
- Motivation manuell Daten abzulegen oder zu suchen ist gering
- Verspätete Rechnungsstellung durch fehlende oder falsche zugeordnete Dokumente
- Dokumente müssen ggf. nochmals angefragt werden, da sie nicht wiederzufinden sind
Möglichkeiten des digitalen Datenmanagements
Durch die Einführung einer digitalen Datenmanagementlösung erhofft sich Herr Meier, dass …
- sowohl Frau Meier als auch er Zeit einsparen können.
- die Motivation gegenüber dem Thema Datenmanagement gesteigert wird.
- der Prozess des „manuellen Einsortierens“ in den Computer entfällt.
- die Dateneinsicht transparent und schnell passieren kann.
Digitales Datenmanagement: Herr Meier möchte sofort loslegen…
Herr Meier hat sich bereits eine digitale Lösung ausgesucht. Sie wurde ihm von einem befreundeten Unternehmer empfohlen.
- Entscheidung für Softwarelösung eines persönlichen Bekannten
- Preislich im oberen Mittelfeld angesiedelt
- „Investition in die Zukunft“ denkt sich Herr Meier
Herr Meier steht also kurz davor, den Kauf der Software bei seinem Vor-Ort-IT-Händler des Vertrauens vorzunehmen und die Installation in Auftrag zu geben.
Erster Schritt – Prozesse analysieren
Herr Meier hat sich innerlich schon für die digitale Lösung entschieden. Frau Meier sieht es jedoch kritisch und hinterfragt den Impuls ihres Mannes.
- Wie wird sich die Einführung eines digitalen Datenmanagements auf ihren Handwerksbetrieb auswirken?
- Was halten die Mitarbeiter von der neuen Technologie?
- Welche Prozesse und Abteilungen sind von der Änderungen maßgeblich betroffen?
Frau und Herr Meier können mit einem Klick auf den untenstehenden Knopf simulieren, welche Auswirkungen die Einführung eines digitalen Datenmanagements hätte…
Managementprozesse
Natürlich ist Herr Meier als Betriebsinhaber unmittelbar von der Einführung eines digitalen Datenmanagements betroffen. Er ist derjenige, der die Einfühung einer digitalen Lösung vorangetrieben hat und letztlich dafür Sorge tragen muss, dass alle mit der neuen Lösung arbeiten.
Kernprozesse
Die Beschaffung ist ein zentraler Prozess bei der Einführung eines digitalen Datenmanagements. So könnten künftig beispielsweise Bestellungen über ein vorgefertiges Formular digital ausgefüllt werden. Entfallen würde dann das Faxen der handschriftlichen Notizen von Herrn Meier sowie das Abheften in einem Ordner.
Die Logistik ist ein zentraler Prozess bei der Einführung eines digitalen Datenmanagements. So könnten künftig beispielsweise Transportdokumente eingescannt werden. Entfallen würde für Frau Meier die Suche nach dem Dokument in Ordnern, da sie digital den schnelleren Überblick bekommt.
Die Produktion ist ein zentraler Prozess bei der Einführung eines digitalen Datenmanagements. So könnten künftig beispielsweise Prüfbescheinigungen mittels eines Smartphones oder Tablets über ein vorgefertiges Formular digital ausgefüllt werden. Entfallen würde dann das Sammeln und Übergeben der Bescheinigungen an Frau Meier, wodurch u.a. weniger Dokumente verloren gehen.
Der Vertrieb ist ein zentraler Prozess bei der Einführung eines digitalen Datenmanagements. So könnten künftig beispielsweise Auftragsbestätigungen über ein vorgefertiges Formular digital ausgefüllt und per E‑Mail versendet werden. Entfallen würde somit das Versenden per Post oder Fax sowie das Abheften in einem Ordner.
Unterstützungsprozesse
Die Einführung einer neuen Software wirkt sich auf die bestehende IT-Struktur des Handwerksbetriebs aus. Hier müssen die Verantwortlichen – bei Herrn Meier ist es der IT-Händler vor Ort – sämtliche Schnittstellen auf die neue digitale Lösung umstellen. Auch muss die vorhandene Hardware, wie stationäre Computer, mobile Endgeräte, Büronetzwerk und Online-Zugänge, zum neuen digitalen Datenmanagement passen.
Alle Mitarbeitenden sollen künftig mit der neuen Lösung arbeiten. Sie sind also diejenigen, die mit dem digitalen Datenmanagement täglich zu tun haben werden. Aber sind alle mit der von Herrn Meier ausgewählten Softwarelösung einverstanden?
Die Umstellung auf das digitale Datenmanagement würde sich unmittelbar auf den Arbeitsbereich von Frau Meier auswirken. Sie ist im Betrieb u.a. für die Rechnungsstellung zuständig und muss sich der neuen Lösung anpassen. Wie wirkt sich das digitale Datenmanagement auf ihre Arbeitsprozesse aus? Wie umfangreich wird die Umstellung sein?
Wichtige Erkenntnisse für Herrn Meier
Dass die Einführung eines digitalen Datenmanagements solche Auswirkungen auf seinen Betrieb haben wird, damit hat Herr Meier nicht gerechnet. Folgendes ist Herrn Meier bewusst geworden:
Empfehlungen für bestimmte digitale Lösungen sind mit Vorsicht zu genießen, da Betriebe unterschiedlich strukturiert sind.
Die Einführung eines digitalen Datenmanagements wirkt sich auf mehrere Arbeitswelten vieler Mitarbeitenden im Betrieb aus.
Eine digitale Lösung bedeutet Umstellung auf allen Ebenen. Sowohl Arbeitsprozesse als auch IT-Strukturen sind von der Einführung einer digitalen Lösung betroffen.
Die Anschaffungskosten nur für die Software stellen lediglich einen Bruchteil dar. Es entstehen in jedem Fall zusätzliche Kosten im Einführungs- und Betriebsprozess.
Herr Meier: „Durchatmen und gut vorbereitet sein“
Herr Meier ist froh, noch keine Anschaffung vorgenommen zu haben. Womöglich wäre die Software gekauft, aber nie zum Einsatz gekommen. Auch wenn Herr Meier nun weiß, dass die Einführung eines digitalen Datenmanagements nicht mit einem einfachen Fingerschnipp umgesetzt werden kann, lässt er sich von seinem Vorhaben nicht abbringen.
Er trifft folgende Vorbereitungen:
Seine Frau und ein kleines ausgewähltes Team aus der Belegschaft werden den Einführungsprozess mit durchführen. Sie sollen am Ende ebenfalls die Entscheidung treffen und mittragen, welche digitale Lösung passt und eingeführt werden soll.
Herr Meier ist sich bewusst, dass alle Mitarbeiter die neue Lösung des Datenmanagements nutzen sollen. Daher will er sämtliche Schritte sehr transparent mit seinen Mitarbeitern teilen und allen die Möglichkeit geben Kritik und Verbesserungsvorschläge äußern zu können.
Für Herrn Meier kommen nur digitale Lösungen in den näheren Auswahlprozess, die vom Team im Vorfeld getestet werden können. Vorhandene Demozugänge mit einem zeitlich adäquaten Testzeitraum sind eine Grundvoraussetzung. Auf diese Anforderungen an potenzielle Anbieter für digitale Lösungen verständigt er sich mit dem Team.
Digitales Datenmanagement: Der Einführungsprozess
Mithilfe des Leitfadens ist Herr Meier gemeinsam mit dem Team den Einführungsprozess strukturiert angegangen.
Herr Meier und sein Team haben zunächst die derzeit aktuellen Arbeitsprozesse aufgenommen. Frau Meier hat ihre Arbeitsprozesse im Personal- und Rechnungswesen Schritt für Schritt dokumentiert. Herr Meier wiederum hat die Arbeitsprozesse für u.a. das Auftragsmanagement dokumentiert und mit den Mitarbeitern auch Prozesse aus den Bereichen Logistik und Vertrieb festgehalten.
Durch die akribische Schritt-für-Schritt-Dokumentation der jeweiligen Arbeitsprozesse sind Schwachstellen zutage getreten, die im Arbeitsalltag nicht auffallen oder häufig kompensiert werden. Schwachstellen sollten erst behoben werden, bevor eine digitale Lösung eingeführt wird. Erst optimierte Prozesse sind bereit für eine digitale Lösung und gewinnen so Effizienz.
Nachdem Herr Meier und sein Team die Schwachstellen in den Prozessen aufgedeckt haben, geht es nun daran, Vorschläge zur Verbesserung zu diskutieren. Eine Bedarfsanalyse hilft, Wünsche aller Beteiligten aufzunehmen, um „schlechte Gewohnheiten“ abzulegen und ärgerliche Fehler, die sich im Laufe der Jahre eingeschlichen haben, endlich abzustellen. „Es sorgte für viele im Team für ein befreiendes Gefühl, nervige Abläufe endlich einmal anzusprechen, um diese zu verändern oder sogar komplett aufzulösen“, so Herr Meier.
Wie gehen wir weiter vor? Das Projektziel, die Einführung eines digitalen Datenmanagements, sollte möglichst schnell und ohne komplizierte Umwege erreicht werden. Daher erstellte das Team einen Projekt- und Zeitplan und definierte für jeden Meilenstein Verantwortliche. Auch regelmäßige Treffen, um sich über den Projektstand auszutauschen, wurden in die Projektplanung mit aufgenommen.
Die Bedarfsanalyse und die Korrektur der Abläufe gaben schon Aufschluss darüber, welche Anforderungen an das künftige digitale Datenmanagement gestellt werden sollten. Entsprechend wurden verschiedene Angebote mit kostenlosen oder kostengünstigen Demozugängen ermittelt und in die engere Auswahl genommen.
Im letzten Schritt werden die besten Softwarelösungen im Detail getestet. Kriterien wie Funktionalität, Nutzbarkeit und einfache Integration in das Unternehmen sind Herrn Meier dabei sehr wichtig.
Herr Meier ist überrascht, dass sich das Team in den Schritten 1 bis 4 zunächst ausschließlich mit der Prozess- und Bedarfsanalyse beschäftigt hat. In diesen Phasen wurden noch keine Softwarelösungen getestet oder gar in den Auswahlprozess überführt. Damit hat keiner gerechnet. Nach der Auswahl der bestmöglichen Lösung soll diese nun in das Unternehmen integriert werden mit der Option auch nachträglich noch Änderungen und Anpassungen vornehmen zu können. Dabei spielen zwei Technologien eine besondere Rolle.
Nutzung von Cloud Computing im Datenmanagement
Herr Meier und sein Team sind während der Recherche von Anbietern digitaler Datenmanagementlösungen auf die Möglichkeit gestoßen Programme direkt über das Internet betreiben zu können. Die Technologie „Cloud Computing“ macht dies möglich und bietet für das digitale Datenmanagement folgende Vor- und Nachteile:
Herr Meier, Frau Meier sowie die Mitarbeiter haben die Möglichkeit von überall problemlos und mit jedem Endgerät auf das digitale Datenmanagement zuzugreifen.
Unternehmen Meier muss sich bei der Lösung aus der Cloud nahezu keine Gedanken um Gesetzte oder Richtlinien machen, weil dieses vom Dienstleister gewährleistet wird.
Neue Funktionen und Sicherheitsupdates werden direkt vom Dienstleister in die Software eingespeist. Herr Meier muss sich um nichts kümmern um stehts die beste und neuste Version zu besitzen.
Herr Meier ist bewusst, dass besonders bei Dienstleistern aus der Cloud eine starke Abhängigkeit zum Anbieter existiert. Daher ist ihm ein Anbieter mit persönlichem Kontakt sehr wichtig.
Bei dem digitalen Datenmanagement werden viele personenbezogene Daten gesammelt. Herr Meier macht sich Sorgen was der Cloud-Anbieter mit den personenbezogenen Daten anstellen kann und betrachtet diesen Punkt sehr kritisch.
Nach Analyse der Vor- und Nachteile bleibt Cloud Computing für Herrn Meier und sein Team eine durchaus interessante Option, wobei auch die Nutzung von Cloud Computing-Angeboten einige Vorbereitungen im Handwerksbetrieb bedarf. Hierzu greifen Herr Meier und sein Team auf ein Praxisbeispiel zurück, um sich näher mit dem Thema zu beschäftigen und die Einsatzmöglichkeit in den Auswahlprozess mit einzubeziehen.
Nutzung von Künstlicher Intelligenz im Datenmanagement
Eine Technologie, die der Handwerksbetrieb Meier bisher überhaupt nicht in den Blick genommen hat, ist die Künstliche Intelligenz (kurz: KI). Unweigerlich ist das Team im Zuge der Recherche nach Anbietern auf diese Nutzungsmöglichkeiten gestoßen.
Folgende Mehrwerte als auch Gefahren konnte Herr Meier dabei für sein Unternehmen identifizieren:
Einige Anbieter bieten Optical Character Recognition (kurz: OCR) an, welches auf Künstliche Intelligenz basieren kann. Mittels OCR werden Dokumente, egal ob eingescannt oder bereits digital vorliegend, automatisch erkannt und zum Beispiel als Angebot, Rechnung, Lieferschein oder Bestellung eingestuft. Frau Meier findet die Option sehr spannend.
Dokumente werden mittels Künstlicher Intelligenz automatisch verschiedenen Kategorien zugeordnet. So kann beispielsweise bei einer Rechnung das Datum und der Kunde eine Kategorie, bzw. ein Stichwort sein, unter welcher das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt gefunden werden kann. Eine sehr spannende Funktion für Frau und Herrn Meier, wobei für Herrn Meier der Fokus definitiv eher auf den Dokumenten liegt.
Herr Meier liegen die Unternehmensdaten und besonders die Personendaten sehr am Herzen. Eine ständige Analyse dieser steht Herr Meier noch sehr skeptisch gegenüber.
Herr Meier und sein Team haben erkannt, dass Künstliche Intelligenz bereits viele Mehrwerte im digitalen Datenmanagement bieten kann, allerdings auch viele Gefahren und viel Aufklärungsbedarf mitbringt. Herr Meier möchte sich in Zukunft weiter mit dem Thema auseinandersetzen und nimmt dafür weitere Informationen mit.