Personalbeschaffung
Mangel an Fachkräften
Frau Meier ist wie viele Unternehmen von dem Problem des Fachkräftemangels betroffen. Sie spürt den Mangel auf zahlreichenden Ebenen entlang der Prozesse in ihrem Unternehmen. Frau Meier nutzt auch Online-Jobbörsen, um den Fachkräftemangel zu trotzen. Allerdings hat sie es häufig schwer, das passende Personal zu finden.
Auf der Suche nach qualifizierten Fachkräften stolpert sie über folgende Probleme:
- Personalbeschaffung ohne Planung führt zu falscher Besetzung der Stellen
- Suche nach passendem Personal ist unglaublich schwierig und langwierig
- Ungenaue Stellenausschreibung vermittelt eine schlechte Unternehmenspräsentation, gute Kandidaten springen sofort ab
- Mangelnde Transparenz während des Bewerberprozesses sorgt für Frust
Möglichkeiten durch den Einsatz von digitaler Software in der Personalbeschaffung
Frau Meier kämpft seit geraumer Zeit mit diesen und weiteren Herausforderungen, geeignete Kandidaten für unbesetzte Stellen zu finden. Sie erhofft sich durch die Nutzung einer digitalen Software …
- offene Stellen baldmöglich durch passgenaue Kandidaten zu besetzen
- den Bewerbungsprozess schneller zu gestalten und die Kosten zu senken
- eine bessere Vergleichbarkeit der Bewerber, um eine gezielte Auswahl zu treffen
- Wettbewerbsvorteile zu sichern und positives Image zu steigern
- eine einfache Kommunikationsmöglichkeit für Bewerber zu schaffen
Digitale Personalbeschaffung: Frau Meier möchte den Gedanken einer digitalen Lösung direkt umsetzen …
Frau Meier hält Rücksprache mit einem IT-affinen Mitarbeiter, welcher Nachforschungen angestellt. Dabei stieß er auf diverse digitale Lösungsmöglichkeiten und unterstützt Frau Meier bei der Suche nach einer geeigneten Software, welche…
- preislich ansprechend ist
- gute Einsatzmöglichkeiten und eine leichte Implementierung besitzt
- er als Investition in die Zukunft sieht
Frau Meier hat gute Einblicke in die Einsatzmöglichkeiten einer digitalen Software zur Personalbeschaffung erhalten und möchte die von ihrem Mitarbeiter bestmögliche Lösung schnellstmöglich einführen.
Erster Schritt – Prozesse analysieren
Frau Meier hat sich bereits bei ihrem Vor-Ort-Händler des Vertrauens ein entsprechendes Angebot geholt und für eine digitale Lösung entschieden. Ein Personalmitarbeiter sieht die schnelle Entscheidung ohne weitere Planung für sehr kritisch und hält Absprache mit Frau Meier.
- Wie wirkt sich die Einführung einer digitalen Software auf den Prozess der Personalbeschaffung und die Kandidaten aus?
- Bietet die digitale Lösung einen größeren Mehrwert als die bisherige analoge Lösung?
- Sind die Personalmitarbeiter in der Lage mit der Softwarelösung zu arbeiten? (Schulung, Weiterbildung)
- Welche Prozesse in der Personalbeschaffung und in anderen Abteilungen sind zentral betroffen?
Mit einem Klick auf den untenstehenden Knopf können Frau Meier und die Mitarbeiter die Auswirkungen einer digitalen Lösung auf einzelne Bereiche im Unternehmen simulieren.
Die Einführung einer digitalen Software wirkt sich besonders auf die Unternehmenssteuerung aus. Herr Meier als Betriebsinhaber profitiert vor allem von einer smarten digitalen Lösung. Sie bietet den Handwerkbetrieb Meier eine enorme Chance, schnellere Abläufe, mehr Transparenz und eine neue Qualität der Zusammenarbeit zu sorgen, um neue Wettbewerbsvorteile zu erlangen.
Bei der Suche nach geeigneten Fachkräften ist eine durchdachte Marketing-Strategie ein wichtiges Werkzeug zur Gewinnung zukünftiger Mitarbeiter. Hier müssen Marketing Maßnahmen konzipiert und präsentiert werden, um potenzielle Fachkräfte zu erreichen und an das Handwerkbetrieb Meier zu binden. Um dies zu erreichen, arbeitet Frau Meier eng mit dieser Abteilung zusammen, um attraktive Stellenangebote zu fertigen.
Mit der Einführung der neuen Software im Bereich Personalwesen zur Beschaffung geeigneter Fachkräfte wirkt sich insbesondere auf die bisherige Verfahrensweise mit papierhaften Bewerbungsunterlagen aus. Der Servicemitarbeiter des Händlers stellt in Zusammenarbeit der IT-Abteilung die Dokumente in digitaler Form um und stattet den Handwerksbetrieb mit dazugehörigen mobilen Endgeräten aus. Online Zugänge, sowie das Büronetzwerk wird in entsprechender Form geändert und angepasst, sodass alle Mitarbeiter mit der neuen Lösung künftig arbeiten können.
Künftig sollen Frau Meier und alle Mitarbeiter im Personalwesen mit der neuen Lösung arbeiten, weshalb es besonders wichtig ist, dass alle Mitarbeiter mit der digitalen Lösung zurechtkommen. Eine kurze Absprache mit den Mitarbeitern ist für Frau Meier zwingend notwendig. Durch eine Absprache kann zusätzlich eine bessere Wahl der Software getroffen werden.
Frau Meier hat erkannt, dass der Bereich Personalwesen ein wichtiger Prozess ist und muss somit fest eingebunden werden. Denn hier befinden sich die entscheidenden Aktivitäten der Suche nach geeigneten Kandidaten. Mit Hilfe der Software kann Frau Meier den Bewerbungsprozess vereinfachen. Die Bearbeitungszeit zur Auswahl zukünftiger Fachkräfte verkürzen und die Kosten reduzieren..
Frau Meier schaut rückblickend auf bisherige Erkenntnisse
Frau Meier erkennt, dass die Einführung einer digitalen Lösung zur Beschaffung neuer Fachkräfte eine enorme Auswirkung auf den Handwerkbetrieb hat. Folgende Punkte hat Frau Meier aufgefasst:
Verschiedene Lösungen und Anbieter müssen in Betracht gezogen, sowie bewertet werden, um eine zielgerichtete Entscheidung über eine geeignete Software zu treffen.
Die Einführung einer Software ändert viele Arbeitsprozesse im Unternehmen und das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter. Zur besseren Entscheidungsfindung ist eine Absprache der in der Vorauswahl stehenden Lösung wichtig.
Das Einpflegen einer digitalen Lösung wirkt sich auf allen Stufen der Prozesse aus, insbesondere auf Arbeits- und Geschäftsprozesse. Die IT-Organisation ist hier besonders stark betroffen.
Die Betrachtung der Anschaffungskosten der Software ist ein wesentlicher Berücksichtigungsfaktor bei der Entscheidung einer digitalen Lösung. Darüber hinaus fallen zusätzlich Wartungskosten und laufende Kosten an, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen.
Frau Meier: „Durchatmen und das Problem gut strukturiert angehen“
Frau Meier hat bis dato noch keine Anschaffung trotz der bereits geholten Angebote diverser Anbieter vorgenommen. Sie ist sich bewusst, dass eine übereilte Entscheidung zu Fehlentscheidungen führen kann. Um eine gute Entscheidung treffen zu können, müssen zunächst folgende Vorbereitungen getroffen werden:
Frau Meier hat sich zunächst ein Expertenteam mit einigen Mitarbeitern aus der Personalabteilung zusammengestellt, die bei der Entscheidungsfindung unterstützen soll. Mit Hilfe des Expertenteams können zielführende Entscheidungen zur Auswahl geeigneter Software getroffen werden.
Verschiedene Meinungen der Beteiligten werden zunächst zu bereits vorliegenden Angeboten gesammelt und ausgiebig im kleinen Kreis diskutiert. So erhält jeder Mitarbeiter der zukünftig mit der Software arbeiten soll einen Einblick.
Die finale Softwarefindung erfolgt durch Festlegung bestimmter Auswahlkriterien, die die digitale Lösung erfüllen muss. Diese werden zunächst mit allen Experten debattiert und im Anschluss festgelegt. Als nächstes werden Demozugänge in einem angemessenen Testzeitraum durchgeführt, um auf diese Weise eine potenzielle digitale Lösung zu finden.
Der Umsetzungsprozess
Mithilfe des Leitfadens ist Frau Meier gemeinsam mit dem Expertenteam den Einführungsprozess durchgegangen.
Frau Meier und ihr Team haben zunächst die derzeit aktuellen Arbeitsprozesse aufgenommen und visualisiert. Die Arbeitsprozesse im Personalwesen werden zur Unterstützung Schritt für Schritt dokumentiert.
Die strukturierte Schritt-für-Schritt-Dokumentation der jeweiligen Arbeitsprozesse deuteten auf Schwachstellen hin, die sich im täglichen Geschäft nicht groß bemerkbar machen. Schwachstellen sollten behoben werden, bevor eine digitale Lösung eingeführt wird. Erst optimierte Prozesse bilden den Grundstein, um digitale Lösungen zu implementieren und sinnvoll einzusetzen. Frau Meier erklärte „Nur wer seine Ziele messbar formulieren kann, hat eine klare Vorstellung von dem, was erreicht werden soll und kann den Weg zur Zielerreichung besser planen.“
Schwachstellen, die in der vorherigen Analyse festgestellt worden sind, müssen durch zielgerichtete Maßnahmen behoben werden. Nur dann kann eine Korrektur fehlerhafter Abläufe vorgenommen werden. Die Bedarfsanalyse ist ein wichtiges Instrument, um Wünsche der Mitarbeiter wahrzunehmen und wiederkehrende Probleme zu vermeiden.
Der nächste Schritt beinhaltet die Projektplanung (Struktur‑, Ablauf- und Aufwandsplanung) und die Umsetzung der Ziele aus der Bedarfsanalyse. Hierzu werden Meilensteine mit Aufgaben terminiert und festgelegt. Durch wiederkehrende Treffen wird die Planung regelmäßig kontrolliert und angepasst, sodass die Projektziele erreicht werden können.
Die Bedarfsanalyse war ein wichtiger Schritt zur Planung und Gestaltung des Projektes und vermittelt die Informationen, die für die Erfüllung der Anforderungen an die künftige digitale Lösung benötigt wird. Nachfolgend kann Frau Meier verschiedene Angebote mit kostenlosen oder kostengünstigen Demozugängen mit ihrem Expertenteam besprechen, um eine optimale Lösung zu finden. Darüber hinaus werden erste Kontakte mit Potenzielle Partner und Dienstleister aufgenommen.
Im finalen Schritt werden die favorisierten Softwarelösungen in einem kurzen Zeitraum detailliert getestet. Zu beachten sind, insbesondere Aspekte wie Funktionalität, Nutzbarkeit und die einfache Integration. Anschließend erfolgt die Auswahl der bestmöglichen Softwarelösung zur vollständigen Integration des Prozesses.
Das Projektteam hat sich in den Schritten 1 bis 4 zunächst ausschließlich mit der Prozess- und Bedarfsanalyse beschäftigt. Hierbei wurden keine Softwarelösungen getestet bzw. kein Auswahlprozess durchgeführt. Dies geschieht erst in den Schritten 5 und 6. Nachdem die Software in einigen Demovorgängen getestet wird, kann die „Beste“ nun in die Unternehmensprozesse implementiert werden. Darüber hinaus können zukünftig auch nachträgliche Änderungen und Anpassungen vorgenommen werden. Eine besondere Rolle spielen dabei zwei Technologien.
Nutzung von Cloud Computing in der Personalbeschaffung
Frau Meier kann durch die Nutzung externer Anbieter, eine größere Anzahl an potenziellen Kandidaten erreichen und ihren Fokus auf andere Bereiche setzen. Das Halten von bereits vorhandenen Fachkräften sollte nicht außer Acht gelassen werden.
Herr Meier, Frau Meier sowie die Mitarbeiter haben die Möglichkeit von überall problemlos und mit jedem Endgerät auf das digitale Datenmanagement zuzugreifen.
Der Clouddienstleister nutzt sein Wissen, um eine gute Unternehmenspräsentation auf der Website des Handwerkbetriebes zu gestalten. Weiterhin kann er soziale Netzwerke mit einbinden, um das Unternehmensbild zusätzlich zu unterstützen und voranbringen.
Frau Meier und ihre Mitarbeiter erhalten durch den Cloud-Service die gesamten Kandidatenprofile problemlos auf alle Endgeräte, sodass sie zu jeder Zeit und Ort darauf zugreifen können.
Durch die Nutzung des Cloud-Anbieters fallen monatlich bis jährlich Lizenzierungs- und Servicekosten an. Diese können sich in unterschiedlichen Preisbereichen bewegen. Es existiert daher zu den Cloud-Dienstleistern eine starke Abhängigkeit. Daher müssen im Auswahlprozess die Kosten und die Leistung mit verschiedenen Anbietern verglichen werden, bevor eine verbindliche Entscheidung getroffen wird. Frau Meier ist dies bewusst und vergleicht zuvor die verschiedenen Angebote.
Bei dem digitalen Datenmanagement werden viele personenbezogene Daten gesammelt. Frau Meier macht sich Sorgen was der Cloud-Anbieter mit den personenbezogenen Daten anstellen kann und betrachtet diesen Punkt sehr kritisch.
Nach der Analyse der Vor- und Nachteile hat Frau Meier und ihr Projektteam erkannt, dass die Option Cloud Computing weiterhin eine interessante Option für ihr Vorhaben ist und beschäftigt sich des weiteren intensiver mit diesem Thema und greifen zur Vorbereitung auf den Leitpfaden HR zurück. Frau Meier verweist ihr Team auf die Praxisbeispiele, um sich mit den Einsatzmöglichkeiten näher zu beschäftigen und sie im Auswahlprozess zur Entscheidungsfindung mit einzubeziehen.
Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Personalbeschaffung
Ein Mitarbeiter aus dem Projektteam stieß durch seine weiteren Nachforschungen über die Nutzung moderner Technologien auf das Thema Künstliche Intelligenz (kurz: KI), um Arbeits- und Geschäftsprozesse schneller und automatisiert durchzuführen. Er teilte Frau Meier seine neue Entdeckung direkt mit. Frau Meier war von der Entdeckung begeistert und bittet das Team um weitere Informationen. Ihr Projektteam konnte durch mehrere Recherchen erste Ergebnisse darlegen, die sowohl Gefahren als auch Chancen für das Unternehmen ergeben:
Wenn die KI im Bewerbungsprozess durch bestimmte Beurteilungskriterien definiert wird, führt das zu einer objektiveren Bewertung der Kandidaten. Durch die objektive und transparente Bewertung durch künstliche Intelligenz, fühlen Bewerber sich durch einen höheren Fairnessgrad besser wahrgenommen.
Durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz kann das Handwerksunternehmen Meier effektiver und effizienter arbeiten, da KI dazu in der Lage ist, enorme Datenmengen in Sekundenschnelle zu erfassen, zusammenzufügen und zu analysieren, wozu ein Personaler deutlich länger braucht.
Mit jeder eingehenden Bewerbung ist die KI in der Lage, sich zu verbessern und anzupassen, sodass der Bewerbungsprozess stetig effektiver wird, um fortwährend eine bessere Auswahl an potenziellen Kandidaten bereitzustellen. Frau Meier und ihr Team finden diesen Faktor besonders spannend, da der Prozess größtenteils vollautomatisiert ist.
Gut geeignete Bewerber können durch KI, aufgrund eines möglichen Programmierfehlers, vorschnell im Bewerbungsprozess aussortiert werden, zum Beispiel wenn der Lebenslauf eines Bewerbers bestimmte formale Fehler enthält. Diesen Aspekt sieht Frau Meier kritisch, da sie potenzielle Bewerber verlieren könnte.
Das Projektteam und Frau Meier erkennen, dass die KI, die in Computersysteme umgesetzt werden, technische Probleme auftreten können. Es kann auch passieren, dass Bewerber das Unternehmen ablehnen, da sie nicht von einer künstlichen Intelligenz beurteilt werden wollen. Frau Meier befürchtet, dass es das Image des Unternehmens schaden könnte.
Nach einer ausgiebigen Recherche sind Frau Meier und ihr Team sich bewusst über die Mehrwerte und Risiken, die hinter der Künstlichen Intelligenz stecken. Aus den Vor- und Nachteilen ist zu erkennen, dass durch die Digitalisierung schon die ersten Schritte für das effektivere Arbeiten mit künstlicher Intelligenz eingeleitet wurde und künftig eine große Unterstützung für das Personal versprechen. Jedoch sind andere Faktoren, die eine Möglichkeit eines technischen Versagens nicht ausschließen kann, ausschlaggebend dafür, dass das Arbeiten mit KI noch an seinen Anfängen steht und einige Testphasen durchlaufen muss. Frau Meier möchte daher den Markt noch weiter beobachten, wie sich das Thema rundum KI weiterhin entwickeln wird und schaut sich einige Anbieter für Künstliche Intelligenz an.
