Personalbeschaffung
Mangel an Fachkräften
Frau Meier ist wie viele Unternehmen von dem Problem des Fachkräftemangels betroffen. Sie spürt den Mangel auf zahlreichenden Ebenen entlang der Prozesse in ihrem Unternehmen. Frau Meier nutzt auch Online-Jobbörsen, um dem Fachkräftemangel zu trotzen. Allerdings hat sie es häufig schwer, das passende Personal zu finden.
Auf der Suche nach qualifizierten Fachkräften stolpert sie über folgende Probleme:- Personalbeschaffung ohne Planung führt zu falscher Besetzung der Stellen
- Suche nach passendem Personal ist unglaublich schwierig und langwierig
- Ungenaue Stellenausschreibung vermittelt eine schlechte Unternehmenspräsentation, gute Kandidaten springen sofort ab
- Mangelnde Transparenz während des Bewerberprozesses sorgt für Frust
Möglichkeiten durch den Einsatz von digitaler Software in der Personalbeschaffung
Frau Meier kämpft seit geraumer Zeit mit diesen und weiteren Herausforderungen, geeignete Kandidaten für unbesetzte Stellen zu finden.
Sie erhofft sich durch die Nutzung einer digitalen Software …- offene Stellen baldmöglich durch passgenaue Kandidaten zu besetzen
- den Bewerbungsprozess schneller zu gestalten und die Kosten zu senken
- eine bessere Vergleichbarkeit der Bewerber, um eine gezielte Auswahl zu treffen
- Wettbewerbsvorteile zu sichern und positives Image zu steigern
- eine einfache Kommunikationsmöglichkeit für Bewerber zu schaffen
Digitale Personalbeschaffung: Frau Meier möchte den Gedanken einer digitalen Lösung direkt umsetzen …
Frau Meier hält Rücksprache mit einem IT-affinen Mitarbeiter, welcher Nachforschungen angestellt.
Dabei stieß er auf diverse digitale Lösungsmöglichkeiten und unterstützt Frau Meier bei der Suche nach einer geeigneten Software, welche…- preislich ansprechend ist
- gute Einsatzmöglichkeiten und eine leichte Implementierung besitzt
- sie als Investition in die Zukunft sieht
Frau Meier hat gute Einblicke in die Einsatzmöglichkeiten einer digitalen Software zur Personalbeschaffung erhalten und möchte die von ihrem Mitarbeiter bestmögliche Lösung schnellstmöglich einführen.
Erster Schritt – Prozesse analysieren
Frau Meier hat sich bereits bei ihrem Vor-Ort-Händler des Vertrauens ein entsprechendes Angebot geholt und für eine digitale Lösung entschieden. Ein Personalmitarbeiter sieht die schnelle Entscheidung ohne weitere Planung für sehr kritisch und hält Absprache mit Frau Meier.
- Wie wirkt sich die Einführung einer digitalen Software auf den Prozess der Personalbeschaffung und die Kandidaten aus?
- Bietet die digitale Lösung einen größeren Mehrwert als die bisherige analoge Lösung?
- Sind die Personalmitarbeiter in der Lage mit der Softwarelösung zu arbeiten? (Schulung, Weiterbildung)
- Welche Prozesse in der Personalbeschaffung und in anderen Abteilungen sind zentral betroffen?
Mit einem Klick auf den untenstehenden Knopf können Frau Meier und die Mitarbeiter die Auswirkungen einer digitalen Lösung auf einzelne Bereiche im Unternehmen simulieren.
Die Einführung einer digitalen Software wirkt sich besonders auf die Unternehmenssteuerung aus. Herr Meier als Betriebsinhaber profitiert vor allem von einer smarten digitalen Lösung. Sie bietet den Handwerkbetrieb Meier eine enorme Chance, schnellere Abläufe, mehr Transparenz und eine neue Qualität der Zusammenarbeit zu sorgen, um neue Wettbewerbsvorteile zu erlangen.
Bei der Suche nach geeigneten Fachkräften ist eine durchdachte Marketing-Strategie ein wichtiges Werkzeug zur Gewinnung zukünftiger Mitarbeiter. Hier müssen Marketing Maßnahmen konzipiert und präsentiert werden, um potenzielle Fachkräfte zu erreichen und an das Handwerkbetrieb Meier zu binden. Um dies zu erreichen, arbeitet Frau Meier eng mit dieser Abteilung zusammen, um attraktive Stellenangebote zu fertigen.
Mit der Einführung der neuen Software im Bereich Personalwesen zur Beschaffung geeigneter Fachkräfte wirkt sich insbesondere auf die bisherige Verfahrensweise mit papierhaften Bewerbungsunterlagen aus. Der Servicemitarbeiter des Händlers stellt in Zusammenarbeit der IT-Abteilung die Dokumente in digitaler Form um und stattet den Handwerksbetrieb mit dazugehörigen mobilen Endgeräten aus. Online Zugänge, sowie das Büronetzwerk wird in entsprechender Form geändert und angepasst, sodass alle Mitarbeiter mit der neuen Lösung künftig arbeiten können.
Künftig sollen Frau Meier und alle Mitarbeiter im Personalwesen mit der neuen Lösung arbeiten, weshalb es besonders wichtig ist, dass alle Mitarbeiter mit der digitalen Lösung zurechtkommen. Eine kurze Absprache mit den Mitarbeitern ist für Frau Meier zwingend notwendig. Durch eine Absprache kann zusätzlich eine bessere Wahl der Software getroffen werden.
Frau Meier hat erkannt, dass der Bereich Personalwesen ein wichtiger Prozess ist und muss somit fest eingebunden werden. Denn hier befinden sich die entscheidenden Aktivitäten der Suche nach geeigneten Kandidaten. Mit Hilfe der Software kann Frau Meier den Bewerbungsprozess vereinfachen. Die Bearbeitungszeit zur Auswahl zukünftiger Fachkräfte verkürzen und die Kosten reduzieren..
Frau Meier schaut rückblickend auf bisherige Erkenntnisse
Frau Meier erkennt, dass die Einführung einer digitalen Lösung zur Beschaffung neuer Fachkräfte eine enorme Auswirkung auf den Handwerkbetrieb hat.
Folgende Punkte hat Frau Meier aufgefasst:Verschiedene Lösungen und Anbieter müssen in Betracht gezogen, sowie bewertet werden, um eine zielgerichtete Entscheidung über eine geeignete Software zu treffen.
Die Einführung einer Software ändert viele Arbeitsprozesse im Unternehmen und das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter. Zur besseren Entscheidungsfindung ist eine Absprache der in der Vorauswahl stehenden Lösung wichtig.
Das Einpflegen einer digitalen Lösung wirkt sich auf allen Stufen der Prozesse aus, insbesondere auf Arbeits- und Geschäftsprozesse. Die IT-Organisation ist hier besonders stark betroffen.
Die Betrachtung der Anschaffungskosten der Software ist ein wesentlicher Berücksichtigungsfaktor bei der Entscheidung einer digitalen Lösung. Darüber hinaus fallen zusätzlich Wartungskosten und laufende Kosten an, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen.
Frau Meier: „Durchatmen und das Problem gut strukturiert angehen“
Frau Meier hat bis dato noch keine Anschaffung trotz der bereits geholten Angebote diverser Anbieter vorgenommen. Sie ist sich bewusst, dass eine übereilte Entscheidung zu Fehlentscheidungen führen kann.
Um eine gute Entscheidung treffen zu können, müssen zunächst folgende Vorbereitungen getroffen werden:Frau Meier hat sich zunächst ein Expertenteam mit einigen Mitarbeitern aus der Personalabteilung zusammengestellt, die bei der Entscheidungsfindung unterstützen soll. Mit Hilfe des Expertenteams können zielführende Entscheidungen zur Auswahl geeigneter Software getroffen werden.
Verschiedene Meinungen der Beteiligten werden zunächst zu bereits vorliegenden Angeboten gesammelt und ausgiebig im kleinen Kreis diskutiert. So erhält jeder Mitarbeiter der zukünftig mit der Software arbeiten soll einen Einblick.
Die finale Softwarefindung erfolgt durch Festlegung bestimmter Auswahlkriterien, die die digitale Lösung erfüllen muss. Diese werden zunächst mit allen Experten debattiert und im Anschluss festgelegt. Als nächstes werden Demozugänge in einem angemessenen Testzeitraum durchgeführt, um auf diese Weise eine potenzielle digitale Lösung zu finden.
Der Umsetzungsprozess
Mithilfe des Leitfadens ist Frau Meier gemeinsam mit dem Expertenteam den Einführungsprozess durchgegangen.
Frau Meier und ihr Team haben zunächst die derzeit aktuellen Arbeitsprozesse aufgenommen und visualisiert. Die Arbeitsprozesse im Personalwesen werden zur Unterstützung Schritt für Schritt dokumentiert.
Die strukturierte Schritt-für-Schritt-Dokumentation der jeweiligen Arbeitsprozesse deuteten auf Schwachstellen hin, die sich im täglichen Geschäft nicht groß bemerkbar machen. Schwachstellen sollten behoben werden, bevor eine digitale Lösung eingeführt wird. Erst optimierte Prozesse bilden den Grundstein, um digitale Lösungen zu implementieren und sinnvoll einzusetzen. Frau Meier erklärte „Nur wer seine Ziele messbar formulieren kann, hat eine klare Vorstellung von dem, was erreicht werden soll und kann den Weg zur Zielerreichung besser planen.“
Schwachstellen, die in der vorherigen Analyse festgestellt worden sind, müssen durch zielgerichtete Maßnahmen behoben werden. Nur dann kann eine Korrektur fehlerhafter Abläufe vorgenommen werden. Die Bedarfsanalyse ist ein wichtiges Instrument, um Wünsche der Mitarbeiter wahrzunehmen und wiederkehrende Probleme zu vermeiden.
Der nächste Schritt beinhaltet die Projektplanung (Struktur‑, Ablauf- und Aufwandsplanung) und die Umsetzung der Ziele aus der Bedarfsanalyse. Hierzu werden Meilensteine mit Aufgaben terminiert und festgelegt. Durch wiederkehrende Treffen wird die Planung regelmäßig kontrolliert und angepasst, sodass die Projektziele erreicht werden können.
Die Bedarfsanalyse war ein wichtiger Schritt zur Planung und Gestaltung des Projektes und vermittelt die Informationen, die für die Erfüllung der Anforderungen an die künftige digitale Lösung benötigt wird. Nachfolgend kann Frau Meier verschiedene Angebote mit kostenlosen oder kostengünstigen Demozugängen mit ihrem Expertenteam besprechen, um eine optimale Lösung zu finden. Darüber hinaus werden erste Kontakte mit Potenzielle Partner und Dienstleister aufgenommen.
Im finalen Schritt werden die favorisierten Softwarelösungen in einem kurzen Zeitraum detailliert getestet. Zu beachten sind, insbesondere Aspekte wie Funktionalität, Nutzbarkeit und die einfache Integration. Anschließend erfolgt die Auswahl der bestmöglichen Softwarelösung zur vollständigen Integration des Prozesses.
Das Projektteam hat sich in den Schritten 1 bis 4 zunächst ausschließlich mit der Prozess- und Bedarfsanalyse beschäftigt. Hierbei wurden keine Softwarelösungen getestet bzw. kein Auswahlprozess durchgeführt. Dies geschieht erst in den Schritten 5 und 6. Nachdem die Software in einigen Demovorgängen getestet wird, kann die „Beste“ nun in die Unternehmensprozesse implementiert werden. Darüber hinaus können zukünftig auch nachträgliche Änderungen und Anpassungen vorgenommen werden. Eine besondere Rolle spielen dabei zwei Technologien.
Nutzung von Cloud Computing in der Personalbeschaffung
Durch die Nutzung externer Cloud-Anbieter werden viele wichtige Unternehmensdaten in der Cloud-Lösung gespeichert. Gleichzeitig ist das Vertrauen in den Anbieter von besonderer Bedeutung. Um seriöse Anbieter herauszufiltern, ist die Beachtung durch Siegel und Zertifikate sinnvoll. Auch Listen mit Referenzunternehmen kann unteranderem wichtig sein.
Der Einsatz von Cloud Computing ermöglicht Frau Meier alle Tätigkeiten, die administrativ verknüpft sind, wie beispielsweise (Softwareupdates, Sicherheit, Datenschutzkonformität…) extern in der Cloud verwalten zu lassen. Mit Hilfe der Cloud-Lösung kann Frau Meier und ihr Team sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Ein effektiver Aspekt zur Gestaltung der Personalbeschaffung. Möglich ist dies nur unter Voraussetzung hochstandardisierter und passender Prozesse aus dem Unternehmen, sodass sie sich den Cloud-Lösung anpassen muss.
Die Integration von Cloud Computing Lösungen beeindrucken besonders häufig durch die einfache (meistens webbasierte) Einführung in das Unternehmensumfeld. Es hilft das Testen der Lösungen zu vereinfachen und reduziert den Aufwand auf das Minimum. Gleichwohl muss Frau Meier und ihr Team zuvor prüfen, ob die Software im Betrieb sich sinnvoll vernetzen lässt.
Cloud-Lösungen können unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät uneingeschränkt genutzt werden. Eine stabile Internetverbindung wird lediglich benötigt, damit alle Personalmitarbeiter in der Lage sind, wichtige Bewerberdaten aufzurufen. Selbstverständlich gibt es auch „nicht cloudbasierte Lösungen“, die dieselben Funktionen aufweisen, diese sind jedoch mit mehr Aufwand verbunden.
Ein Großteil der Personalbeschaffungsanbieter preisen mit sogenannten „bedarfsgerechten Abrechnung“ an. Hierzu werden die Abrechnung auf Basis der Anzahl an Benutzern erstellt, während andere auf Basis der Nutzungsdauer der Lösung ihre Kosten berechnen. Insgesamt betrachtet, bieten alle Anbieter die „Pay-per-use“ Modelle, die Möglichkeit für das Handwerksunternehmen Meier bedarfsgerecht die Kosten zu kalkulieren. Schlussendlich bedeutet dies, dass Frau Meier die Kosten pro Nutzer bzw. pro Nutzung exakt kalkulieren kann und minimiert, somit das Risiko viel Geld in eine Software zu investieren. Das Modell vereinfacht außerdem, bei nicht zufriedenstellenden Lösungen, einfach und bequem zu anderen Anbietern zu wechseln, sowie die Anpassung der tatsächlichen Nutzung vorzunehmen.
Cloud Computing bietet den Handwerksunternehmen Meier allerlei Möglichkeiten für die Personalbeschaffung. Für weitere Informationen greift Frau Meier und ihr Team zur Vorbereitung auf den Leitfaden HR zurück.
Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Personalbeschaffung
Bewerbungseingänge können mit Hilfe von KI automatisch per E‑Mail bestätigt und zu weiteren Prozessen weitergeleitet werden. Ein spannender Punkt, um den Bewerbungsprozess effektiver und effizienter zu gestalten. Die KI-basierte Lösung kann enorme Datenmengen in Sekundenschnelle erfassen, zusammenfügen und analysieren, wozu ein Personaler deutlich länger braucht.
Einige Anbieter bieten mit Hilfe der Künstlichen Intelligenz einen digitalen Bewerbungsprozess an, die durch bestimmte Beurteilungskriterien definiert wird, eine objektivere Bewertung der Kandidaten. Eine transparente und objektive Bewertung führt bei den Bewerbern zu einen positiven Eindruck, die durch einen höheren Fairnessgrad erzielt wird. Frau Meier ist dieser Aspekt sehr wichtig und ihr Team findet sie ebenfalls bedeutungsvoll. Es gibt jedoch auch Bedenken in hinsichtlich der Bewertung. Hier gilt abzuwägen, inwieweit die Bewerber sich von dieser technologischen Lösung bewerten lassen wollen.
Bewerberunterlagen können mittels KI vorstrukturiert und passende Bewerber vorab auszusortieren. Diese Eigenschaft ist für die Vorauswahl interessant und würde den verbundenen Administrationsaufwand deutlich reduzieren. Frau Meier und ihr Team finden diesen Punkt, jedoch noch kritisch, denn durch eine falsche Beurteilung durch die digitale Lösung können im Vorfeld potenzielle Bewerber aussortiert werden. Zur besseren Beurteilung der Lösungen und Anbieter, sollten hier die Mitarbeiter weiterhin mit einbezogen werden.
Frau Meier und ihr Projektteam erkennen den Nutzen von Künstlicher Intelligenz für die digitale Personalbeschaffung, ebenfalls die Gefahren die sich dahinter verbergen. Weiterhin werden sie das Thema aktiv weiterverfolgen und den HR-Software-Guide Digitale Datenerfassung hinzuziehen.
