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Personalbeschaffung

Personalbeschaffung

Mangel an Fachkräften

Frau Mei­er ist wie vie­le Unter­neh­men von dem Pro­blem des Fach­kräf­te­man­gels betrof­fen. Sie spürt den Man­gel auf zahl­rei­chen­den Ebe­nen ent­lang der Pro­zes­se in ihrem Unter­neh­men. Frau Mei­er nutzt auch Online-Job­bör­sen, um den Fach­kräf­te­man­gel zu trot­zen. Aller­dings hat sie es häu­fig schwer, das pas­sen­de Per­so­nal zu finden.

Auf der Suche nach qua­li­fi­zier­ten Fach­kräf­ten stol­pert sie über fol­gen­de Probleme: 
Möglichkeiten durch den Einsatz von digitaler Software in der Personalbeschaffung

Frau Mei­er kämpft seit gerau­mer Zeit mit die­sen und wei­te­ren Her­aus­for­de­run­gen, geeig­ne­te Kan­di­da­ten für unbe­setz­te Stel­len zu finden.

Sie erhofft sich durch die Nut­zung einer digi­ta­len Software … 
Digitale Personalbeschaffung: Frau Meier möchte den Gedanken einer digitalen Lösung direkt umsetzen … 

Frau Mei­er hält Rück­spra­che mit einem IT-affi­nen Mit­ar­bei­ter, wel­cher Nach­for­schun­gen angestellt.

Dabei stieß er auf diver­se digi­ta­le Lösungs­mög­lich­kei­ten und unter­stützt Frau Mei­er bei der Suche nach einer geeig­ne­ten Soft­ware, welche…

Frau Mei­er hat gute Ein­bli­cke in die Ein­satz­mög­lich­kei­ten einer digi­ta­len Soft­ware zur Per­so­nal­be­schaf­fung erhal­ten und möch­te die von ihrem Mit­ar­bei­ter best­mög­li­che Lösung schnellst­mög­lich einführen.

Erster Schritt – Prozesse analysieren

Frau Mei­er hat sich bereits bei ihrem Vor-Ort-Händ­ler des Ver­trau­ens ein ent­spre­chen­des Ange­bot geholt und für eine digi­ta­le Lösung ent­schie­den. Ein Per­so­nal­mit­ar­bei­ter sieht die schnel­le Ent­schei­dung ohne wei­te­re Pla­nung für sehr kri­tisch und hält Abspra­che mit Frau Meier. 

Mit einem Klick auf den unten­ste­hen­den Knopf kön­nen Frau Mei­er und die Mit­ar­bei­ter die Aus­wir­kun­gen einer digi­ta­len Lösung auf ein­zel­ne Berei­che im Unter­neh­men simulieren.

Jetzt die Ein­füh­rung der digi­ta­len Lösung zur Aus­wahl neu­er Fach­kräf­te simulieren
Frau Mei­er erhält durch einen ein­fa­chen Klick einen Ein­blick auf die unter­schied­li­chen Ebe­nen der Funk­tio­nen des Hand­werk­be­triebs, die vie­le Pro­zes­se beinhal­ten. Die Simu­la­ti­on der digi­ta­len Lösung zur Per­so­nal­be­schaf­fung zeigt, wie die Ein­füh­rung auf die ein­zel­nen Pro­zess­ab­läu­fe wirkt und wel­che Funk­tio­nen im Betrieb betrof­fen sind. Durch einen Klick der ein­zel­nen Ebe­nen, wer­den sie bei­spiel­haft hervorgehoben.
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Managementprozesse
Com­pli­an­ce
Con­trol­ling
Qua­li­täts­ma­nage­ment
Risikomanagement
Umweltmanagement
Unternehmensplanung
Die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Soft­ware wirkt sich beson­ders auf die Unter­neh­mens­steue­rung aus. Herr Mei­er als Betriebs­in­ha­ber pro­fi­tiert vor allem von einer smar­ten digi­ta­len Lösung. Sie bie­tet den Hand­werk­be­trieb Mei­er eine enor­me Chan­ce, schnel­le­re Abläu­fe, mehr Trans­pa­renz und eine neue Qua­li­tät der Zusam­men­ar­beit zu sor­gen, um neue Wett­be­werbs­vor­tei­le zu erlangen.
Bei der Suche nach geeig­ne­ten Fach­kräf­ten ist eine durch­dach­te Mar­ke­ting-Stra­te­gie ein wich­ti­ges Werk­zeug zur Gewin­nung zukünf­ti­ger Mit­ar­bei­ter. Hier müs­sen Mar­ke­ting Maß­nah­men kon­zi­piert und prä­sen­tiert wer­den, um poten­zi­el­le Fach­kräf­te zu errei­chen und an das Hand­werk­be­trieb Mei­er zu bin­den. Um dies zu errei­chen, arbei­tet Frau Mei­er eng mit die­ser Abtei­lung zusam­men, um attrak­ti­ve Stel­len­an­ge­bo­te zu fertigen.
Kernprozesse
Beschaf­fung
Dienst­leis­tung
Logis­tik
Pro­dukt­ent­wick­lung
Pro­duk­ti­on
Ver­trieb
Unterstützungsprozesse
Kun­den­dienst
Rech­nungs­we­sen
Rekla­ma­ti­on
War­tung & Instandhaltung
Mit der Ein­füh­rung der neu­en Soft­ware im Bereich Per­so­nal­we­sen zur Beschaf­fung geeig­ne­ter Fach­kräf­te wirkt sich ins­be­son­de­re auf die bis­he­ri­ge Ver­fah­rens­wei­se mit papier­haf­ten Bewer­bungs­un­ter­la­gen aus. Der Ser­vice­mit­ar­bei­ter des Händ­lers stellt in Zusam­men­ar­beit der IT-Abtei­lung die Doku­men­te in digi­ta­ler Form um und stat­tet den Hand­werks­be­trieb mit dazu­ge­hö­ri­gen mobi­len End­ge­rä­ten aus. Online Zugän­ge, sowie das Büro­netz­werk wird in ent­spre­chen­der Form geän­dert und ange­passt, sodass alle Mit­ar­bei­ter mit der neu­en Lösung künf­tig arbei­ten können.
Künf­tig sol­len Frau Mei­er und alle Mit­ar­bei­ter im Per­so­nal­we­sen mit der neu­en Lösung arbei­ten, wes­halb es beson­ders wich­tig ist, dass alle Mit­ar­bei­ter mit der digi­ta­len Lösung zurecht­kom­men. Eine kur­ze Abspra­che mit den Mit­ar­bei­tern ist für Frau Mei­er zwin­gend not­wen­dig. Durch eine Abspra­che kann zusätz­lich eine bes­se­re Wahl der Soft­ware getrof­fen werden.
Frau Mei­er hat erkannt, dass der Bereich Per­so­nal­we­sen ein wich­ti­ger Pro­zess ist und muss somit fest ein­ge­bun­den wer­den. Denn hier befin­den sich die ent­schei­den­den Akti­vi­tä­ten der Suche nach geeig­ne­ten Kan­di­da­ten. Mit Hil­fe der Soft­ware kann Frau Mei­er den Bewer­bungs­pro­zess ver­ein­fa­chen. Die Bear­bei­tungs­zeit zur Aus­wahl zukünf­ti­ger Fach­kräf­te ver­kür­zen und die Kos­ten reduzieren..
Frau Meier schaut rückblickend auf bisherige Erkenntnisse

Frau Mei­er erkennt, dass die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung zur Beschaf­fung neu­er Fach­kräf­te eine enor­me Aus­wir­kung auf den Hand­werk­be­trieb hat.

Fol­gen­de Punk­te hat Frau Mei­er aufgefasst:

Ver­schie­de­ne Lösun­gen und Anbie­ter müs­sen in Betracht gezo­gen, sowie bewer­tet wer­den, um eine ziel­ge­rich­te­te Ent­schei­dung über eine geeig­ne­te Soft­ware zu treffen.

Die Ein­füh­rung einer Soft­ware ändert vie­le Arbeits­pro­zes­se im Unter­neh­men und das Arbeits­um­feld der Mit­ar­bei­ter. Zur bes­se­ren Ent­schei­dungs­fin­dung ist eine Abspra­che der in der Vor­auswahl ste­hen­den Lösung wichtig.

Das Ein­pfle­gen einer digi­ta­len Lösung wirkt sich auf allen Stu­fen der Pro­zes­se aus, ins­be­son­de­re auf Arbeits- und Geschäfts­pro­zes­se. Die IT-Orga­ni­sa­ti­on ist hier beson­ders stark betroffen.

Die Betrach­tung der Anschaf­fungs­kos­ten der Soft­ware ist ein wesent­li­cher Berück­sich­ti­gungs­fak­tor bei der Ent­schei­dung einer digi­ta­len Lösung. Dar­über hin­aus fal­len zusätz­lich War­tungs­kos­ten und lau­fen­de Kos­ten an, die nicht außer Acht gelas­sen wer­den dürfen.

Frau Meier: „Durchatmen und das Problem gut strukturiert angehen“

Frau Mei­er hat bis dato noch kei­ne Anschaf­fung trotz der bereits gehol­ten Ange­bo­te diver­ser Anbie­ter vor­ge­nom­men. Sie ist sich bewusst, dass eine über­eil­te Ent­schei­dung zu Fehl­ent­schei­dun­gen füh­ren kann.

Um eine gute Ent­schei­dung tref­fen zu kön­nen, müs­sen zunächst fol­gen­de Vor­be­rei­tun­gen getrof­fen werden: 

Frau Mei­er hat sich zunächst ein Exper­ten­team mit eini­gen Mit­ar­bei­tern aus der Per­so­nal­ab­tei­lung zusam­men­ge­stellt, die bei der Ent­schei­dungs­fin­dung unter­stüt­zen soll. Mit Hil­fe des Exper­ten­teams kön­nen ziel­füh­ren­de Ent­schei­dun­gen zur Aus­wahl geeig­ne­ter Soft­ware getrof­fen werden.

Ver­schie­de­ne Mei­nun­gen der Betei­lig­ten wer­den zunächst zu bereits vor­lie­gen­den Ange­bo­ten gesam­melt und aus­gie­big im klei­nen Kreis dis­ku­tiert. So erhält jeder Mit­ar­bei­ter der zukünf­tig mit der Soft­ware arbei­ten soll einen Einblick.

Die fina­le Soft­ware­fin­dung erfolgt durch Fest­le­gung bestimm­ter Aus­wahl­kri­te­ri­en, die die digi­ta­le Lösung erfül­len muss. Die­se wer­den zunächst mit allen Exper­ten debat­tiert und im Anschluss fest­ge­legt. Als nächs­tes wer­den Demo­zu­gän­ge in einem ange­mes­se­nen Test­zeit­raum durch­ge­führt, um auf die­se Wei­se eine poten­zi­el­le digi­ta­le Lösung zu finden.

Der Umsetzungsprozess

Mit­hil­fe des Leit­fa­dens ist Frau Mei­er gemein­sam mit dem Exper­ten­team den Ein­füh­rungs­pro­zess durchgegangen.

1. Auf­nah­me des IST-Prozesses
Frau Mei­er und ihr Team haben zunächst die der­zeit aktu­el­len Arbeits­pro­zes­se auf­ge­nom­men und visua­li­siert. Die Arbeits­pro­zes­se im Per­so­nal­we­sen wer­den zur Unter­stüt­zung Schritt für Schritt dokumentiert. 
Wie sieht der Pro­zess im Detail aus? 
2. Schwach­stel­len­ana­ly­se des IST-Prozesses
Die struk­tu­rier­te Schritt-für-Schritt-Doku­men­ta­ti­on der jewei­li­gen Arbeits­pro­zes­se deu­te­ten auf Schwach­stel­len hin, die sich im täg­li­chen Geschäft nicht groß bemerk­bar machen. Schwach­stel­len soll­ten beho­ben wer­den, bevor eine digi­ta­le Lösung ein­ge­führt wird. Erst opti­mier­te Pro­zes­se bil­den den Grund­stein, um digi­ta­le Lösun­gen zu imple­men­tie­ren und sinn­voll ein­zu­set­zen. Frau Mei­er erklär­te „Nur wer sei­ne Zie­le mess­bar for­mu­lie­ren kann, hat eine kla­re Vor­stel­lung von dem, was erreicht wer­den soll und kann den Weg zur Ziel­er­rei­chung bes­ser planen.“ 
Was läuft nicht opti­mal? Was kön­nen wir durch eine digi­ta­le Soft­ware­lö­sung verbessern? 
3. Bedarfs­ana­ly­se und Kor­rek­tur feh­ler­haf­ter Abläufe 
Schwach­stel­len, die in der vor­he­ri­gen Ana­ly­se fest­ge­stellt wor­den sind, müs­sen durch ziel­ge­rich­te­te Maß­nah­men beho­ben wer­den. Nur dann kann eine Kor­rek­tur feh­ler­haf­ter Abläu­fe vor­ge­nom­men wer­den. Die Bedarfs­ana­ly­se ist ein wich­ti­ges Instru­ment, um Wün­sche der Mit­ar­bei­ter wahr­zu­neh­men und wie­der­keh­ren­de Pro­ble­me zu vermeiden. 
Wel­che Arbeits­schrit­te machen für einen Digi­ta­li­sie­rung Sinn? Wel­chen Mehr­wert erhofft man sich von der Digi­ta­li­sie­rung die­ser Arbeitsschritte? 
4. Pro­jekt­pla­nung und Umsetzung
Der nächs­te Schritt beinhal­tet die Pro­jekt­pla­nung (Struktur‑, Ablauf- und Auf­wands­pla­nung) und die Umset­zung der Zie­le aus der Bedarfs­ana­ly­se. Hier­zu wer­den Mei­len­stei­ne mit Auf­ga­ben ter­mi­niert und fest­ge­legt. Durch wie­der­keh­ren­de Tref­fen wird die Pla­nung regel­mä­ßig kon­trol­liert und ange­passt, sodass die Pro­jekt­zie­le erreicht wer­den können. 
Was ist das Pro­jekt­ziel? Wel­che Per­so­nen haben wel­che Verantwortlichkeiten? 
5. Aus­wahl der Software
Die Bedarfs­ana­ly­se war ein wich­ti­ger Schritt zur Pla­nung und Gestal­tung des Pro­jek­tes und ver­mit­telt die Infor­ma­tio­nen, die für die Erfül­lung der Anfor­de­run­gen an die künf­ti­ge digi­ta­le Lösung benö­tigt wird. Nach­fol­gend kann Frau Mei­er ver­schie­de­ne Ange­bo­te mit kos­ten­lo­sen oder kos­ten­güns­ti­gen Demo­zu­gän­gen mit ihrem Exper­ten­team bespre­chen, um eine opti­ma­le Lösung zu fin­den. Dar­über hin­aus wer­den ers­te Kon­tak­te mit Poten­zi­el­le Part­ner und Dienst­leis­ter aufgenommen. 
Wel­che Soft­ware­lö­sung kann den Soll-Pro­zess best­mög­lich abbil­den. Wel­che Part­ner benö­ti­ge ich für eine erfolg­rei­che Umsetzung? 
6. Tes­ten der geeig­ne­ten Soft­ware­lö­sun­gen in der Praxis
Im fina­len Schritt wer­den die favo­ri­sier­ten Soft­ware­lö­sun­gen in einem kur­zen Zeit­raum detail­liert getes­tet. Zu beach­ten sind, ins­be­son­de­re Aspek­te wie Funk­tio­na­li­tät, Nutz­bar­keit und die ein­fa­che Inte­gra­ti­on. Anschlie­ßend erfolgt die Aus­wahl der best­mög­li­chen Soft­ware­lö­sung zur voll­stän­di­gen Inte­gra­ti­on des Prozesses. 
Wel­che Soft­ware­lö­sung bie­tet die bes­te Usa­bil­ty und Funktionalität? 

Das Pro­jekt­team hat sich in den Schrit­ten 1 bis 4 zunächst aus­schließ­lich mit der Pro­zess- und Bedarfs­ana­ly­se beschäf­tigt. Hier­bei wur­den kei­ne Soft­ware­lö­sun­gen getes­tet bzw. kein Aus­wahl­pro­zess durch­ge­führt. Dies geschieht erst in den Schrit­ten 5 und 6. Nach­dem die Soft­ware in eini­gen Demo­vor­gän­gen getes­tet wird, kann die „Bes­te“ nun in die Unter­neh­mens­pro­zes­se imple­men­tiert wer­den. Dar­über hin­aus kön­nen zukünf­tig auch nach­träg­li­che Ände­run­gen und Anpas­sun­gen vor­ge­nom­men wer­den. Eine beson­de­re Rol­le spie­len dabei zwei Technologien.

Nutzung von Cloud Computing in der Personalbeschaffung
Frau Mei­er und ihr Team fin­den die Tech­no­lo­gie „Cloud Com­pu­ting“ bei der Nut­zung exter­ner Anbie­ter sehr wich­tig. Sie haben sich aus­führ­lich mit der digi­ta­len Tech­nik beschäf­tigt und fin­den fol­gen­de Punk­te interessant: 

Durch die Nut­zung exter­ner Cloud-Anbie­ter wer­den vie­le wich­ti­ge Unter­neh­mens­da­ten in der Cloud-Lösung gespei­chert. Gleich­zei­tig ist das Ver­trau­en in den Anbie­ter von beson­de­rer Bedeu­tung. Um seriö­se Anbie­ter her­aus­zu­fil­tern, ist die Beach­tung durch Sie­gel und Zer­ti­fi­ka­te sinn­voll. Auch Lis­ten mit Refe­renz­un­ter­neh­men kann unteran­de­rem wich­tig sein.

Der Ein­satz von Cloud Com­pu­ting ermög­licht Frau Mei­er alle Tätig­kei­ten, die admi­nis­tra­tiv ver­knüpft sind, wie bei­spiels­wei­se (Soft­ware­up­dates, Sicher­heit, Daten­schutz­kon­for­mi­tät…) extern in der Cloud ver­wal­ten zu las­sen. Mit Hil­fe der Cloud-Lösung kann Frau Mei­er und ihr Team sich auf ihre Kern­kom­pe­ten­zen kon­zen­trie­ren. Ein effek­ti­ver Aspekt zur Gestal­tung der Per­so­nal­be­schaf­fung. Mög­lich ist dies nur unter Vor­aus­set­zung hoch­stan­dar­di­sier­ter und pas­sen­der Pro­zes­se aus dem Unter­neh­men, sodass sie sich den Cloud-Lösung anpas­sen muss. 

Die Inte­gra­ti­on von Cloud Com­pu­ting Lösun­gen beein­dru­cken beson­ders häu­fig durch die ein­fa­che (meis­tens web­ba­sier­te) Ein­füh­rung in das Unter­neh­mens­um­feld. Es hilft das Tes­ten der Lösun­gen zu ver­ein­fa­chen und redu­ziert den Auf­wand auf das Mini­mum.  Gleich­wohl muss Frau Mei­er und ihr Team zuvor prü­fen, ob die Soft­ware im Betrieb sich sinn­voll ver­net­zen lässt.

Cloud-Lösun­gen kön­nen unab­hän­gig von Ort, Zeit und End­ge­rät unein­ge­schränkt genutzt wer­den. Eine sta­bi­le Inter­net­ver­bin­dung wird ledig­lich benö­tigt, damit alle Per­so­nal­mit­ar­bei­ter in der Lage sind, wich­ti­ge Bewer­ber­da­ten auf­zu­ru­fen. Selbst­ver­ständ­lich gibt es auch „nicht cloud­ba­sier­te Lösun­gen“, die die­sel­ben Funk­tio­nen auf­wei­sen, die­se sind jedoch mit mehr Auf­wand verbunden.

Ein Groß­teil der Per­so­nal­be­schaf­fungs­an­bie­ter prei­sen mit soge­nann­ten „bedarfs­ge­rech­ten Abrech­nung“ an. Hier­zu wer­den die Abrech­nung auf Basis der Anzahl an Benut­zern erstellt, wäh­rend ande­re auf Basis der Nut­zungs­dau­er der Lösung ihre Kos­ten berech­nen. Ins­ge­samt betrach­tet, bie­ten alle Anbie­ter die „Pay-per-use“ Model­le, die Mög­lich­keit für das Hand­werks­un­ter­neh­men Mei­er bedarfs­ge­recht die Kos­ten zu kal­ku­lie­ren. Schluss­end­lich bedeu­tet dies, dass Frau Mei­er die Kos­ten pro Nut­zer bzw. pro Nut­zung exakt kal­ku­lie­ren kann und mini­miert, somit das Risi­ko viel Geld in eine Soft­ware zu inves­tie­ren. Das Modell ver­ein­facht außer­dem, bei nicht zufrie­den­stel­len­den Lösun­gen, ein­fach und bequem zu ande­ren Anbie­tern zu wech­seln, sowie die Anpas­sung der tat­säch­li­chen Nut­zung vorzunehmen.

Cloud Com­pu­ting bie­tet den Hand­werks­un­ter­neh­men Mei­er aller­lei Mög­lich­kei­ten für die Per­so­nal­be­schaf­fung. Für wei­te­re Infor­ma­tio­nen greift Frau Mei­er und ihr Team zur Vor­be­rei­tung auf den Leit­fa­den HR zurück. 

Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Personalbeschaffung 
Eine wei­te­re Tech­no­lo­gie für die digi­ta­le Per­so­nal­be­schaf­fung bil­det das The­ma Künst­li­che Intel­li­genz ab. Sie rückt der­zeit immer mehr in den Fokus und beinhal­tet fas­zi­nie­ren­de Anwendungsmöglichkeiten: 

Bewer­bungs­ein­gän­ge kön­nen mit Hil­fe von KI auto­ma­tisch per E‑mail bestä­tigt und zu wei­te­ren Pro­zes­sen wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Ein span­nen­der Punkt, um den Bewer­bungs­pro­zess effek­ti­ver und effi­zi­en­ter zu gestal­ten. Die KI-basier­te Lösung kann enor­me Daten­men­gen in Sekun­den­schnel­le erfas­sen, zusam­men­fü­gen und ana­ly­sie­ren, wozu ein Per­so­na­ler deut­lich län­ger braucht. 

Eini­ge Anbie­ter bie­ten mit Hil­fe der Künst­li­chen Intel­li­genz einen digi­ta­len Bewer­bungs­pro­zess an, die durch bestimm­te Beur­tei­lungs­kri­te­ri­en defi­niert wird, eine objek­ti­ve­re Bewer­tung der Kan­di­da­ten. Eine trans­pa­ren­te und objek­ti­ve Bewer­tung führt bei den Bewer­bern zu einen posi­ti­ven Ein­druck, die durch einen höhe­ren Fair­ness­grad erzielt wird. Frau Mei­er ist die­ser Aspekt sehr wich­tig und ihr Team fin­det sie eben­falls bedeu­tungs­voll. Es gibt jedoch auch Beden­ken in hin­sicht­lich der Bewer­tung. Hier gilt abzu­wä­gen, inwie­weit die Bewer­ber sich von die­ser tech­no­lo­gi­schen Lösung bewer­ten las­sen wollen. 

Bewer­ber­un­ter­la­gen kön­nen mit­tels KI vor­struk­tu­riert und  pas­sen­de Bewer­ber vor­ab aus­zu­sor­tie­ren. Die­se Eigen­schaft ist für die Vor­auswahl inter­es­sant und wür­de den ver­bun­de­nen Admi­nis­tra­ti­ons­auf­wand deut­lich redu­zie­ren. Frau Mei­er und ihr Team fin­den die­sen Punkt, jedoch noch kri­tisch, denn durch eine fal­sche Beur­tei­lung durch die digi­ta­le Lösung kön­nen im Vor­feld poten­zi­el­le Bewer­ber aus­sor­tiert wer­den. Zur bes­se­ren Beur­tei­lung der Lösun­gen und Anbie­ter, soll­ten hier die Mit­ar­bei­ter wei­ter­hin mit ein­be­zo­gen werden. 

Frau Mei­er und ihr Pro­jekt­team erken­nen den Nut­zen von Künst­li­cher Intel­li­genz für die digi­ta­le Per­so­nal­be­schaf­fung, eben­falls die Gefah­ren die sich dahin­ter ver­ber­gen. Wei­ter­hin wer­den sie das The­ma aktiv wei­ter­ver­fol­gen und den HR-Soft­ware-Gui­de Digi­ta­le Daten­er­fas­sung hinzuziehen.