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Warehouse Management

Warehouse Management

Bestehendes Warehouse Management System 

Herr Schmidt hat zur Opti­mie­rung sei­nes Lagers vor gerin­ger Zeit ein neu­es Warehouse Manage­ment Sys­tem ein­ge­führt, das ihn und sei­ne Mit­ar­bei­ter unter­stüt­zen soll. Das Sys­tem dient zur Ver­wal­tung sei­nes Waren­la­gers. Nach der raschen Imple­men­tie­rung sind jedoch fol­gen­de Pro­ble­me aufgetreten:

Möglichkeiten von Warehouse Management Systemen
Herr Schmidt ärgert sich über die feh­len­den Schnitt­stel­len und die dadurch ent­stan­de­ne Mehr­ar­beit. Aus die­sem Grund möch­te er auf ein ande­res Warehouse Manage­ment Sys­tem umstei­gen, durch das er sich fol­gen­de Vor­tei­le erhofft: 
Herr Schmidt möchte erneut eine schnelle Lösung… 

Herr Schmidt hat sich erneut schnell für ein ande­res Warehouse Manage­ment Sys­tem ent­schie­den. Er hat kur­zer­hand das erst­bes­te Sys­tem, das er im Inter­net gefun­den hat­te, gekauft und in sein Unter­neh­men ein­ge­glie­dert. Dies ver­sprach die fol­gen­den Vorteile:

Herr Schmidt hat das Warehouse Manage­ment Sys­tem gekauft und mit sei­nem IT-Ver­ant­wort­li­chen selbst­stän­dig in sein Unter­neh­men implementiert.

Erster Schritt – Prozesse analysieren

Lei­der gibt es auch bei der zwei­ten Soft­ware­ein­füh­rung erneut Pro­ble­me und sei­ne Mit­ar­bei­ter sind frus­triert. Die fol­gen­den Fra­gen hat Herr Schmidt im Vor­feld nicht genau­er betrachtet: 

Mit einem Klick auf den Knopf kann Herr Schmidt die betrof­fe­nen Pro­zes­se simulieren…

Jetzt die Ein­füh­rung des digi­ta­len Warehouse Manage­ment Sys­tems simulieren
Als Inha­ber blickt Herr Schmidt auf die unter­schied­li­chen Funk­ti­ons­ebe­nen sei­nes Ein­zel­han­dels, hin­ter denen sich sehr vie­le Pro­zes­se befin­den. Die Simu­la­ti­on der Ein­füh­rung eines digi­ta­len Kun­den­sup­ports wirkt sich umfas­send auf vie­le Funk­tio­nen in sei­nem Betrieb und damit vie­le Pro­zess­ab­läu­fe aus. Eini­ge sind bei­spiel­haft her­vor­ge­ho­ben. Was dahin­ter­steckt, kann mit einem Klick her­aus­ge­fun­den werden.
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Managementprozesse
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Test
Von zen­tra­ler Bedeu­tung für das Unter­neh­men von Herrn Schmidt ist der Pro­zess der Unter­neh­mens­steue­rung. Die­ser Pro­zess wird durch sämt­lich digi­ta­le Ver­än­de­run­gen beein­flusst. Wich­tig ist dabei, dass nur vom Unter­neh­men und somit von Herrn Schmidt gesteu­er­ten Ver­än­de­rungs­pro­zes­se erfolg­reich sein können.
Kernprozesse
Beschaf­fung
Sor­ti­ments­ma­nage­ment
Ver­trieb
Ein Warehouse Manage­ment Sys­tem beein­flusst maß­geb­lich die Logis­tik­pro­zes­se. Dadurch kann bei­spiels­wei­se der Lage­r­ort ver­wal­tet wer­den, in dem soft­ware­ge­steu­ert eine Opti­mie­rung, Steue­rung und Kon­trol­le der Lager­pro­zes­se erfolgt. 
Test
Unterstützungsprozesse
Kun­den­dienst
Per­so­nal­we­sen
Rech­nungs­we­sen
Rekla­ma­ti­on
War­tung & Instandhaltung
Mit­ar­bei­ter der IT ken­nen das eige­ne Sys­tem und besit­zen wich­ti­ges Wis­sen zur Aus­wahl von kor­rek­ter Soft­ware für das Unter­neh­men. Herr Schmidt hat erkannt, dass er die Mit­ar­bei­ter bei jedem digi­ta­len Ver­än­de­rungs­pro­zess mit ein­be­zie­hen muss. 
Einer der wich­tigs­ten Schlüs­sel zur erfolg­rei­chen Inte­gra­ti­on von Digi­ta­li­sie­rungs­vor­ha­ben ist die Kom­mu­ni­ka­ti­on. Sowohl die eige­nen Mit­ar­bei­ter als auch die vor­ge­la­ger­ten Lie­fe­ran­ten und den nach­ge­la­ger­ten Kun­den sind von den Ver­än­de­rungs­pro­zess durch ein Warehouse Manage­ment Sys­tem betrof­fen sind. 
Durch einen schnel­len und ver­läss­li­chen digi­ta­len Kun­den­ser­vice kann die all­ge­mei­ne Kun­den­zu­frie­den­heit gestei­gert wer­den. Zusätz­lich müs­sen die Mit­ar­bei­ter künf­tig mit der neu­en Lösung arbei­ten und somit auch ein­ver­stan­den sein.
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Auch die Rekla­ma­ti­on ist von der Ein­füh­rung eines digi­ta­len Kun­den­sup­ports betrof­fen. Dabei kön­nen bei­spiels­wei­se Anfra­gen von den Kun­den auto­ma­tisch beant­wor­tet und kom­ple­xe Fra­ge­stel­lun­gen nach Dring­lich­keit sor­tiert werden.
Frau Schmidt lernt hinzu

Frau Schmidt ist über­rascht, dass die Imple­men­tie­rung des digi­ta­len Kun­den­ser­vices einen so gro­ßen Ein­fluss auf ihre Pro­zes­se im Han­del haben würde.

Ihr sind dabei fol­gen­de Kri­te­ri­en bewusst geworden:

Vie­le Pro­zes­se und Abläu­fe sind in jedem Unter­neh­men unter­schied­lich auf­ge­baut. Somit soll­ten all­ge­mei­ne Lösun­gen und Ver­spre­chen mit Vor­sicht betrach­tet wer­den und auf die kon­kre­ten Unter­neh­mens­struk­tu­ren ange­wandt werden.

Die Ein­füh­rung eines digi­ta­len Kun­den­ser­vices wirkt sich auf die Pro­zes­se vie­ler Mit­ar­bei­ter in sei­nem Betrieb aus. Die Mit­ar­bei­ter sind immer ein wich­ti­ger Bestand­teil und soll­ten in den Ver­än­de­rungs­pro­zess mit ein­be­zo­gen werden.

Die Kos­ten soll­ten von Anfang an auf­ge­schlüs­selt wer­den. Häu­fig stel­len die Anschaf­fungs­kos­ten nur ein Bruch­teil dar. Zusätz­li­che Kos­ten kön­nen wäh­rend der Ein­füh­rungs- und Betriebs­pha­se anfallen.

Durch eine digi­ta­le Lösung ent­ste­hen vie­le Umstel­lung auf unter­schied­lichs­ten Ebe­nen. Nicht nur die Mit­ar­bei­ter und Kun­den sind von der Umstel­lung betrof­fen, son­dern auch bestehen­de Struk­tu­ren, wie bei­spiels­wei­se die Informationstechnik.

Konzentriert und bedacht das Thema angehen

Feh­ler las­sen sich oft nur mit gro­ßem Auf­wand behe­ben. Daher ist Frau Schmidt froh, dass sie noch kei­ne Anschaf­fung getä­tigt hat. Ein unüber­leg­ter Kauf einer neu­en Soft­ware kann sich schnell als Feh­ler erwei­sen. Frau Schmidt möch­te nun ihren Kun­den­ser­vice kon­trol­liert digitalisieren. 

Dafür trifft sie fol­gen­de Vorbereitungen:

Zur Unter­stüt­zung des Ent­schei­dungs- und Ein­füh­rungs­pro­zes­ses bil­det sie mit ihren Mit­ar­bei­tern Pro­jekt­teams. Dadurch soll eine weit­räu­mi­ge Betrach­tung gewähr­leis­tet werden.

Die Mit­ar­bei­ter und Kun­den sind spä­ter maß­geb­lich von der Umstel­lung auf ein neu­es Sys­tem betrof­fen. Eine Kom­mu­ni­ka­ti­on soll­te des­halb früh­zei­tig durch­ge­führt werden.

Für Frau Schmidt ist eine wich­ti­ge Anfor­de­rung an poten­zi­el­le Anbie­ter, dass sie auf eine Demo-Ver­si­on Zugriff hat und die­se im Vor­feld aus­gie­big tes­ten kann.

Der Umsetzungsprozess

Frau Schmidt und ihr Pro­jekt­team befol­gen bei der Aus­wahl der Lösung das fol­gen­de Schema:

1. Auf­nah­me des Ist-Prozesses
Durch ein detail­lier­tes Schritt-für-Schritt-Vor­ge­hen kann Frau Schmidt und ihr Pro­jekt­team die aktu­el­len Arbeits­ab­läu­fe sorg­fäl­tig dokumentieren. 
Wie sieht der Pro­zess im Detail aus? 
2. Schwach­stel­len­ana­ly­se des Ist-Prozesses
Die Schritt-für-Schritt-Auf­zeich­nung zeigt Schwach­stel­len auf, die bei der täg­li­chen Arbeit nicht offen­sicht­lich sind oder häu­fig kom­pen­siert wer­den. Damit unnö­ti­ge Arbeit ver­mie­den wer­den, soll­ten die Schwach­stel­len beho­ben wer­den, bevor eine digi­ta­le Lösung ein­ge­führt wird. 
Was läuft nicht opti­mal? Was kön­nen wir durch eine digi­ta­le Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on verbessern? 
3. Bedarfs­ana­ly­se und Kor­rek­tur feh­ler­haf­ter Abläufe
Die von Frau Schmidt auf­ge­deck­ten Schwach­stel­len sol­len nun durch geziel­te Ver­bes­se­rungs­maß­nah­men beho­ben wer­den. Durch eine Bedarfs­ana­ly­se sol­len alle Wün­sche der Betei­lig­ten auf­ge­nom­men wer­den, um anschlie­ßend die „schlech­te Gewohn­hei­ten“ abzu­le­gen und Feh­ler zu beheben. 
Wel­che Arbeits­schrit­te machen für einen Digi­ta­li­sie­rung Sinn? Wel­chen Mehr­wert erhofft man sich von der Digi­ta­li­sie­rung die­ser Arbeitsschritte? 
4. Pro­jekt­pla­nung und pro­to­ty­pi­sche Umsetzung
Im vier­ten Schritt wird von dem Pro­jekt­team ein Pro­jekt- und Zeit­plan erstellt. In die­sen wer­den unter ande­rem Mei­len­stei­ne fest­ge­legt und Auf­ga­ben ver­teilt. In regel­mä­ßi­gen Tref­fen kön­nen die Ver­ant­wort­li­chen sich über den Pro­jekt­stand aus­tau­schen. „Die Zusam­men­ar­beit in den Pro­jekt­teams funk­tio­niert sehr gut“, so Frau Schmidt. 
Was ist das Pro­jekt­ziel? Wel­che Per­so­nen haben wel­che Verantwortlichkeiten? 
5. Aus­wahl der Software
In die end­gül­ti­ge Soft­ware Aus­wahl flie­ßen vie­le Fak­to­ren mit ein. Unter ande­rem soll­ten dabei die vor­weg­ge­gan­ge­nen Ana­ly­sen, Pla­nun­gen und Opti­mie­run­gen ein­be­zo­gen wer­den. Aus die­sen Fak­to­ren kön­nen ent­spre­chend ver­schie­de­ne Ange­bo­te mit kos­ten­lo­sen oder kos­ten­güns­ti­gen Demo­zu­gän­gen ermit­telt und in die enge­re Aus­wahl genom­men werden. 
Wel­che Soft­ware­lö­sung kann den Soll-Pro­zess best­mög­lich abbil­den. Wel­che Part­ner benö­ti­ge ich für eine erfolg­rei­che Umsetzung? 
6. Tes­ten der geeig­ne­ten Soft­ware­lö­sun­gen in der Praxis
Die unter Berück­sich­ti­gung aller Kri­te­ri­en bes­te Soft­ware­lö­sung soll­te in einem letz­ten Test im Detail geprüft wer­den. Kri­te­ri­en wie Funk­tio­na­li­tät, Nutz­bar­keit und ein­fa­che Inte­gra­ti­on in das Unter­neh­men sind Frau Schmidt dabei sehr wich­tig. Anschlie­ßend erfolgt in Zusam­men­ar­beit mit dem Pro­jekt­team die Aus­wahl der best­mög­li­chen Soft­ware­lö­sung zur voll­stän­di­gen Integration. 
Wel­che Soft­ware­lö­sung bie­tet die bes­te Usa­bil­ty und Funktionalität? 

Eine opti­ma­le Aus­wahl der Soft­ware­lö­sung bedarf vie­le vor­ge­la­ger­te Arbeits­schrit­te, durch die die genau­en Anfor­de­run­gen ermit­telt wer­den. Erst in den letz­ten Arbeits­schrit­ten wur­de sich mit der Aus­wahl einer geeig­ne­ten Soft­ware beschäf­tigt. Nach der Aus­wahl der best­mög­li­chen Lösung soll die­se nun in die Unter­neh­mens­pro­zes­se imple­men­tiert wer­den. Auch in Zukunft sol­len wei­te­re Opti­mie­run­gen vor­ge­nom­men wer­den. Dabei spie­len zwei inter­es­san­te Tech­no­lo­gien eine beson­de­re Rolle. 

Nutzung von Cloud Computing in der Kundenkommunikation

Herr Schmidt hat sich mit zwei neu­en Tech­no­lo­gien aus­ein­an­der­ge­setzt. Eine Tech­no­lo­gie davon ist das „Cloud Com­pu­ting“. Die­se bie­tet die Mög­lich­keit, Pro­gram­me direkt über das Inter­net betrei­ben zu können.

In einer aus­gie­bi­gen Recher­che ste­hen für das Pro­jekt­team die fol­gen­de Punk­te für das Unter­neh­men im Fokus:

Das Ver­trau­en in den Cloud-Anbie­ter ist von gro­ßer Bedeu­tung, denn die Anbie­ter gehen mit vie­len wich­ti­gen Unter­neh­mens­in­for­ma­tio­nen um. Wich­tig ist auf seriö­se Anbie­ter zu ach­ten, die in der Regel durch Sie­gel und Zer­ti­fi­ka­te aus­ge­zeich­net sind. Manch­mal ist es sinn­voll sich auch hier zuvor zu erkun­di­gen oder Lis­ten mit Refe­renz­un­ter­neh­men heranzuziehen.

Durch den Ein­satz von Cloud Com­pu­ting kön­nen vie­le admi­nis­tra­ti­ve Tätig­kei­ten (Soft­ware­up­dates, Sicher­heit, Daten­schutz­kon­for­mi­tät, …) an den Cloud-Dienst­leis­ter out­ges­our­ced wer­den, wodurch Kapa­zi­tä­ten für neue Auf­ga­ben frei wer­den. Aller­dings ist zu beach­ten, dass sol­che Lösun­gen oft hoch­stan­dar­di­siert sind und sich nicht an das Unter­neh­men Schmidt anpas­sen las­sen. Dem­nach müss­te sich das Unter­neh­men Schmidt an die Mög­lich­kei­ten der Lösung anpassen.

Eine cloud­ba­sier­te Lösung kann häu­fig ein­fach in das Unter­neh­mens­um­feld inte­griert wer­den. Dadurch kann der Auf­wand für das Tes­ten der Lösun­gen mini­miert wer­den. Aller­dings muss Herr Schmidt und sein Pro­jekt­team im Vor­feld prü­fen, ob die Soft­ware im Betrieb sich sinn­voll ver­knüp­fen lässt.

Cloud­ba­sier­te Lösun­gen kön­nen auf allen End­ge­rä­ten sowohl zeit- als auch orts­un­ab­hän­gig genutzt wer­den. Dadurch kön­nen Infor­ma­tio­nen mit ver­schie­de­nen Akteu­ren im Logis­tik­be­reich geteilt wer­den. Natür­lich gibt es auch „nicht cloud­ba­sier­te Lösun­gen“, die sol­che Funk­tio­nen besit­zen, wel­ches meis­tens jedoch mit mehr Auf­wand ver­bun­den ist.

Vie­le Warehouse­ma­nag­ment­lö­sun­gen aus der Cloud wer­ben mit einer soge­nann­ten „bedarfs­ge­rech­ten Abrech­nung“. Dabei nut­zen eini­ge die Abrech­nung auf Basis der Anzahl an Benut­zern, wäh­rend ande­re auf Basis der Nut­zungs­dau­er der Lösung ihre Kos­ten berech­nen. Letzt­lich bie­ten alle die­se „Pay-per-use“ Model­le die Mög­lich­keit für Unter­neh­men Schmidt bedarfs­ge­recht die Kos­ten zu kal­ku­lie­ren. Das bedeu­tet, dass Herr Schmidt exakt die Kos­ten pro Nut­zer bzw. pro Nut­zung kal­ku­lie­ren kann und ver­rin­gert somit das Risi­ko viel Geld in eine Soft­ware­lö­sung zu inves­tie­ren. Außer­dem erleich­tern sol­che Model­le auch einen schnel­len Wech­sel zu ande­ren Anbie­tern und Lösun­gen sowie eine fle­xi­ble Anpas­sung der Nut­zung an den tat­säch­li­chen Bedarf.

Cloud Com­pu­ting bie­tet für Herrn Schmidt eini­ge inter­es­san­te Mög­lich­kei­ten für den eige­nen Betrieb. Herr Schmidt hat sich mit sei­nem Pro­jekt­team dar­auf geei­nigt, dass sie zur bes­se­ren Ent­schei­dungs­fin­dung auf die Pra­xis­bei­spie­le zurückgreifen.

Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Kundenkommunikation

Die zwei­te Tech­no­lo­gie, mit der sich Herr Schmidt beschäf­tigt hat, ist die Künst­li­che Intelligenz.

Nach einer aus­gie­bi­gen Recher­che konn­te das Pro­jekt­team span­nen­de Anwen­dungs­sze­na­ri­en identifizieren: 

Ein KI-Sys­tem kann aus auf­ge­zeich­ne­ten Erfah­rungs­wer­ten und aus der Ana­ly­se von aktu­el­len Daten eine Pro­gno­se erstel­len und eigen­stän­dig ent­schei­den. Als Bei­spiel kann hier die Lager­platz­op­ti­mie­rung auf­ge­führt wer­den. Dazu wer­den jedoch vie­le Daten­sät­ze benö­tigt und stellt einen kom­ple­xen Auf­wand dar.

Es kön­nen nicht nur eigen­stän­di­ge Ent­schei­dun­gen durch ein KI-Sys­tem getrof­fen wer­den, son­dern auch bei­spiels­wei­se Robo­ter ein­ge­setzt wer­den, durch die Logis­tik­pro­zes­se (Bsp. Kom­mis­sio­nie­rung) auto­ma­ti­siert wer­den. Der Ein­satz sol­cher Kom­mis­sio­nier­ro­bo­ter ist jedoch kost­spie­lig in der Anschaf­fung und erfor­dert ein dar­auf aus­ge­rich­te­tes Lager.

 

Durch ein KI-Sys­tem kön­nen Waren­flüs­se und Lauf­we­ge von Pake­ten, Mit­ar­bei­tern und Stap­lern auf­ge­zeich­net wer­den. Dadurch las­sen sich Eng­päs­se und kri­ti­sche Situa­tio­nen iden­ti­fi­zie­ren. Dies erfor­dert jedoch einen gro­ßen Auf­wand an Sen­so­ren zur Auf­zeich­nung von Wegen.

KI hat bereits heu­te vie­le Anwen­dungs­fäl­le, jedoch ent­wi­ckelt sich die­se Tech­no­lo­gie auch schnell wei­ter. Herr Schmidt und sein Team wol­len sich vor­erst tief­grei­fen­der mit der Tech­no­lo­gie beschäf­ti­gen. Dazu grei­fen sie auf die Pra­xis­bei­spie­le zurück.