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Digitales Büro

Digitales Büro

Papierhafte Organisation im Büro 

Herr Wie­se Jr. über­nimmt weit­ge­hend Büro­tä­tig­kei­ten im Per­so­nal und Rech­nungs­we­sen und beschäf­tigt sich täg­lich mit der Orga­ni­sa­ti­on im Büro. Dabei merkt er, dass sich eine Viel­zahl an Doku­men­ten sich täg­lich in Papier­form häufen.

Genau­er besteht das Pro­blem aus: 
Möglichkeiten des papierlosen Büros

Durch die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung, erhofft sich Herr Wie­se Jr., dass …

Digitalisierung im Büro – Herr Wiese Jr. möchte sofort loslegen… 

Herr Wie­se Jr. hat sich für eine Lösung ent­schie­den. Sie wur­de ihm von einem befreun­de­ten Unter­neh­mer empfohlen.

Herr Wie­se Jr. steht kurz davor, den Kauf der Soft­ware bei sei­nem Vor-Ort-IT-Händ­ler des Ver­trau­ens vor­zu­neh­men und die Instal­la­ti­on in Auf­trag zu geben. 

Erster Schritt – Prozesse analysieren

Herr Wie­se Jr. hat sich bedacht schon für eine digi­ta­le Lösung ent­schie­den. Sein Vater, Herr Wie­se sieht es jedoch kri­tisch und hin­ter­fragt den Impuls sei­nes Sohnes .

Herr Wie­se Jr. und Herr Wie­se kön­nen mit einem Klick auf den unten­ste­hen­den Knopf simu­lie­ren, wel­che Aus­wir­kun­gen die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung hätte… 

Jetzt die Ein­füh­rung eines digi­ta­len Büros simulieren.
Als Unter­neh­mens­be­tei­lig­ter blickt Herr Wie­se Jr. in unter­schied­li­chen Funk­ti­ons­ebe­nen des Betrie­bes, hin­ter denen sich sehr vie­le Pro­zes­se befin­den. Die Simu­la­ti­on der Ein­füh­rung einer neu­en Lösung wirkt sich umfas­send auf vie­le Funk­tio­nen in ihrem Betrieb und damit vie­le Pro­zess­ab­läu­fe aus. Eini­ge sind bei­spiel­haft her­vor­ge­ho­ben. Was dahin­ter­steckt, kann mit einem ein­fa­chen Klick her­aus­ge­fun­den werden.
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Frau Wie­se ist als Unter­neh­mens­lei­tung unmit­tel­bar vor der Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung betrof­fen. Sie ist die­je­ni­ge, die die Ver­ant­wor­tung zu tra­gen hat, dass alle Mit­ar­bei­ter mit der neu­en Lösung zurecht­kom­men und damit arbei­ten können.
Kernprozesse
Dienst­leis­tung
Logis­tik
Pro­dukt­ent­wick­lung
Pro­duk­ti­on
Die Beschaf­fung ist ein wich­ti­ger Pro­zess bei der Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung im Büro. Zukünf­tig könn­ten bei­spiels­wei­se Bestel­lun­gen über ein vor­ge­fer­tig­tes For­mu­lar digi­tal aus­ge­füllt wer­den. Hier­durch ent­fal­len das Faxen der hand­schrift­li­chen Noti­zen, sowie das Abhef­ten und Ein­sor­tie­ren in einem Ordner.
Die Nut­zung einer neu­en Tech­no­lo­gie wirkt sich auf den Pro­zess im Ver­trieb aus. Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen kön­nen auto­ma­ti­siert erstellt und per E‑Mail ver­sen­det wer­den. Dazu ist ledig­lich das Aus­fül­len eins vor­ge­fer­tig­ten For­mu­lars nötig. Hier­durch ent­fal­len somit das Ver­sen­den per Post oder Fax. 
Unterstützungsprozesse
Die Ein­füh­rung einer neu­en Lösung wirkt sich auf bestehen­de IT-Pro­zes­se im Unter­neh­men Wie­se aus. Sämt­li­che Schnitt­stel­len, müs­sen auf die neue digi­ta­le Lösung umge­stellt und ange­passt wer­den. Vor­han­de­ne Hard­ware, wie bei­spiels­wei­se Com­pu­ter, mobi­le End­ge­rä­te, Büro­netz­werk und Online-Zugän­ge müs­sen zu der neu­en digi­ta­len Soft­ware passen.
Zukünf­tig sol­len sämt­li­che Mit­ar­bei­ter mit der neu­en Lösung arbei­ten. Daher soll­ten alle Mit­ar­bei­ter mit der künf­ti­gen IT-Struk­tur ver­traut sein, um damit zu arbei­ten. Sind sie mit der von Herr Wie­se Jr. aus­ge­wähl­ten Lösung einverstanden?
Eine Umstel­lung auf eine digi­ta­le Soft­ware wirkt sich unmit­tel­bar auf den Arbeits­be­reich von Herr Wie­se Jr. aus. Er ist im Betrieb für die Rech­nungs­er­stel­lung zustän­dig. Wie wirkt sich eine Umstel­lung auf sei­ne Arbeits­pro­zes­se aus?
Wichtige Erkenntnisse für Herr Wiese Jr.

Dass die Ein­füh­rung eine digi­ta­le Lösung sol­che Aus­wir­kun­gen auf die Betriebs­pro­zes­se haben wird, damit hat Herr Wie­se nicht gerech­net. Fol­gen­des ist Herr Wie­se bewusst geworden: 

Emp­feh­lun­gen aus dem Bekann­ten­kreis für bestimm­te Lösun­gen sind mit Vor­sicht zu genie­ßen, da Betrie­be unter­schied­lich struk­tu­riert sind.

Die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung wirkt sich auf vie­le Arbeits­be­rei­che vie­ler Mit­ar­bei­ter im Betrieb aus. Mit­ar­bei­ter müs­sen daher über die genaue Nut­zung der Soft­ware auf­ge­klärt werden.

Die Ein­füh­rung einer neu­en tech­no­lo­gi­schen Lösung erfor­dert eine Umstel­lung auf allen Ebe­nen. Arbeits­pro­zes­se, als auch IT-Struk­tu­ren sind bei der Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung betrof­fen. Es besteht ein Bedarf über eine detail­lier­te Betrach­tung bestehen­der Prozesse.

Alle Kos­ten wie bei­spiels­wei­se, Anschaf­fungs- und Lizenz­kos­ten sol­len von Anfang an kal­ku­liert wer­den. Häu­fig stel­len Anschaf­fungs- und Ein­füh­rungs­kos­ten nur einen Bruch­teil der Gesamt­kos­ten dar.

Herr Wiese Jr.: „Das Gras wächst nicht schneller, wenn man daran zieht.“

Herr Wie­se Jr. ist erleich­tert, dass er noch kei­ne digi­ta­le Lösung im Betrieb ein­ge­führt hat. Ihm ist bewusst, dass die Ein­füh­rung einer geeig­ne­ten Lösung nicht mit einem ein­fa­chen Fin­ger­schnipp umge­setzt wer­den kann, nimmt dies aber als Her­aus­for­de­rung und bleibt moti­viert. Er lässt sich nicht von sei­nem Vor­ha­ben abbrin­gen und berei­tet sich ent­spre­chend vor. 

Er trifft fol­gen­de Vorbereitungen:

Herr Wie­se Jr. ent­schei­det sich zunächst ein Team zu bil­den, um gemein­sam eine geeig­ne­te Lösung für das Unter­neh­men Wie­se zu fin­den. Ihm ist bewusst gewor­den, dass es wich­tig ist, ent­spre­chen­de Vor­be­rei­tun­gen zu tref­fen und sei­nen Mit­ar­bei­ter bei der Aus­wahl mitzunehmen. 

Herr Wie­se Jr. ist sich bewusst, dass künf­tig alle Mit­ar­bei­ter mit der neu­en Lösung arbei­ten sol­len. Daher will er sämt­li­che Schrit­te bis zur Ein­füh­rung trans­pa­rent mit sei­nen Mit­ar­bei­tern tei­len. Er freut sich über die Mög­lich­keit, Kri­tik und Vor­schlä­ge offen mit sei­nen Mit­ar­bei­tern zu kommunizieren.

Zur bes­se­ren Ent­schei­dungs­fin­dung wer­den mit den Mit­ar­bei­tern bestimm­te Aus­wahl­kri­te­ri­en fest­ge­legt, die die digi­ta­le Lösung erfül­len muss. Für Herr Wie­se Jr. kom­men nur digi­ta­le Lösun­gen in den nähe­ren Aus­wahl­pro­zess, die im Vor­feld vom Team aus­gie­big getes­tet wur­de. Der Test­zeit­raum ist die Grund­vor­aus­set­zung zur Ent­schei­dung für eine poten­zi­el­le Lösung.

Digitale Lösung für das digitale Büro: Der Einführungsprozess

MMit­hil­fe des Leit­fa­dens ist Wie­se Jr. gemein­sam mit sei­nem Team den Ein­füh­rungs­pro­zess struk­tu­riert angegangen:

1. Auf­nah­me des IST-Prozesses
Herr Wie­se Jr. und sein Team haben zunächst die der­zeit aktu­el­len Arbeits­pro­zes­se auf­ge­nom­men und Schritt für Schritt doku­men­tiert. Die wich­tigs­ten Pro­zes­se wer­den zuerst auf­ge­lis­tet, die klei­ne­ren und weni­ger aus­schlag­ge­bend für die Digi­ta­li­sie­rung zuletzt. Herr Wie­se Jr. trägt die Ergeb­nis­se der Team­mit­ar­bei­ter an einer Tafel im Büro ein, sodass jeder einen Über­blick bekommt. 
Wie sieht der Pro­zess im Detail aus? 
2. Schwach­stel­len­ana­ly­se des IST-Prozesses
Durch das klein­schrit­ti­ge zusam­men­tra­gen der Arbeits­pro­zes­se sind beson­ders Schwach­stel­len zuta­ge getre­ten, die im Arbeits­all­tag nicht auf­ge­fal­len wären. Schwach­stel­len soll­ten zuerst beho­ben wer­den, bevor eine digi­ta­le Lösung für den Betrieb Wie­se ein­ge­führt wird. Erst opti­mier­te Pro­zes­se sind bereit für die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung und erhal­ten so an Effizienz. 
Wel­che Tech­no­lo­gie eig­net sich am bes­ten für den Betrieb? Wel­ches Ange­bot ist passend? 
3. Bedarfs­ana­ly­se und Kor­rek­tur feh­ler­haf­ter Abläufe 
Nach einer aus­gie­bi­gen Schwach­stel­len­ana­ly­se mit den Team­mit­glie­dern geht es wei­ter zur Ermitt­lung des tat­säch­li­chen Bedarfs zur Opti­mie­rung der bis­he­ri­gen Pro­zes­se. Ver­bes­se­run­gen und Vor­schlä­ge wer­den im engen Kreis dis­ku­tiert. Die Bedarfs­ana­ly­se ist ein wich­ti­ges Instru­ment, um Wün­sche der Betei­lig­ten auf­zu­neh­men und „schlech­te Gewohn­hei­ten“, die sich über die Jah­re gesam­melt haben abzu­le­gen und sogar auf­zu­lö­sen. „Dies sorgt für ein befrei­en­des Gefühl“, erzählt ein Mit­ar­bei­ter mit voll Freude. 
Wie ein­fach ist die Hand­ha­bung der Soft­ware? Funk­tio­niert alles wie in der Theorie? 
4. Pro­jekt­pla­nung und Umsetzung
Im nächs­ten Schritt erfolgt die Pro­jekt­pla­nung und anschlie­ßend die Umset­zung. Das Pro­jekt­ziel ist das erfolg­rei­che Ein­füh­ren einer digi­ta­len Lösung für den Bereich Agrar­we­sen. Dies soll­te mög­lichst schnell und ohne kom­pli­zier­te Umwe­ge erreicht wer­den. Dazu erstellt das Team einen Pro­jekt- und Zeit­plan und defi­nier­te Mei­len­stei­ne mit Auf­ga­ben für jedes Team­mit­glied. Regel­mä­ßi­ge Tref­fen, um sich über den Pro­jekt­stand aus­zu­tau­schen, wur­den in der Pro­jekt­pla­nung mit aufgenommen. 
Was ist das Pro­jekt­ziel? Wel­che Per­so­nen haben wel­che Verantwortlichkeiten? 
5. Aus­wahl der Software
Die Bedarfs­ana­ly­se und die Kor­rek­tur der Abläu­fe gaben schon Auf­schluss dar­über, wel­che Anfor­de­run­gen an die künf­ti­gen digi­ta­len Lösun­gen gestellt wer­den soll­ten. Dazu wur­den ent­spre­chend ver­schie­de­ner Ange­bo­te mit kos­ten­güns­ti­gen Demo­zu­gän­gen ermit­telt und in die enge­re Aus­wahl genommen. 
Wel­che Soft­ware­lö­sung soll den Soll-Pro­zes­ses best­mög­lich abbil­den. Wel­che Part­ner benö­ti­ge ich für eine erfolg­rei­che Umsetzung ? 
6.Testen der geeig­ne­ten Softwarelösung
Im letz­ten Schritt wer­den die bes­ten Soft­ware­lö­sun­gen im Detail getes­tet. Beson­ders wich­tig sind Kri­te­ri­en wie Funk­tio­na­li­tät, Nutz­bar­keit und die ein­fa­che Inte­gra­ti­on in das Unternehmen. 
Wel­che Soft­ware­lö­sung bie­tet die bes­te Usa­bi­li­ty und Funktionalität? 

Herr Wie­se Jr. ist beein­druckt, dass sich sein Team in den Schrit­ten 1 – 4 zunächst mit der Pro­zess- und Bedarfs­ana­ly­se beschäf­tigt hat. In den ein­zel­nen Pha­sen wur­de noch kei­ne Soft­ware getes­tet und bezieht aus­schließ­lich auf die Vor­be­rei­tung auf die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung. Mit einem sol­chen posi­ti­ven Ergeb­nis hat kei­ner gerech­net. Nach der Aus­wahl der best­mög­li­chen Lösung soll die­se nun in das Unter­neh­men inte­griert wer­den, mit der Opti­on auch nach­träg­lich noch Ände­run­gen und Anpas­sun­gen vor­neh­men zu kön­nen. Dabei spie­len zwei Tech­no­lo­gien eine beson­de­re Rolle. 

Nutzung von Cloud Computing in der Büroorganisation

Herr Wie­se Jr. und sein Team sind wäh­rend der Recher­che auf die Mög­lich­keit von Cloud Com­pu­ting gesto­ßen und set­zen sich mit fol­gen­den Punk­ten auseinander:

Herr Wie­se Jr. ist der Daten­schutz sei­ner sen­si­blen Unter­neh­mens­da­ten beson­ders wich­tig. Spe­zi­ell bei Lösun­gen aus der Cloud sind die Unter­neh­men häu­fig nicht greif­bar. Seriö­se Anbie­ter zeich­nen sich jedoch in der Regel mit Sie­gel und Zer­ti­fi­ka­te sowie eine Lis­te an Refe­renz­un­ter­neh­men aus. In den meis­ten Fäl­len ist es sinn­voll sich auch hier zuvor zu erkundigen.

Admi­nis­tra­ti­ve Tätig­kei­ten kön­nen durch den Ein­satz von Cloud Com­pu­ting an den Cloud-Dienst­leis­ter wei­ter­ge­ge­ben wer­den, wodurch Kapa­zi­tä­ten für neue Auf­ga­ben frei wer­den. Wer­den sie ein­mal in der Cloud abge­legt, kön­nen Doku­men­te in weni­gen Klicks mit dem Steu­er­be­ra­ter oder Pflan­zen­schutz­be­ra­ter tei­len. Eini­ge Lösun­gen bie­ten zu dem die Mög­lich­keit, Datei­en direkt an die Cloud abge­legt wer­den und nicht erst auf dem Com­pu­ter. Hier­bei muss ange­merkt wer­den, dass sol­che Lösun­gen meist hoch­stan­dar­di­siert sind und sich oft nicht mit dem Unter­neh­men anpas­sen las­sen. Herr Wie­se Jr. müss­te sich dem­nach an die Mög­lich­kei­ten der Lösung anpassen.

Die Inte­gra­ti­on von cloud­ba­sier­ten Lösun­gen sind meist ein­fach und schnell, sodass in kür­zes­ter Zeit direkt damit gear­bei­tet wer­den kann. Cloud Lösun­gen bie­ten in vie­len Fäl­len eine Schnitt­stel­le, in dem sie unkom­pli­ziert an das bestehen­de Sys­tem gekop­pelt wer­den kann. Herr Wie­se Jr. müss­te dies im Vor­feld prü­fen, ob die Soft­ware sich sinn­voll ver­knüp­fen lässt.

Mit dem Han­dy in der Tasche kön­nen dank Cloud-Anwen­dun­gen auf von unter­wegs auf das Agrar­bü­ro zugrei­fen. Mit einer scan­fä­hi­gen App las­sen sich sogar Lie­fer­schei­ne mit dem Han­dy scan­nen und in die Cloud hoch­la­den. Das spart den Gang in das Büro. Die­sen Punkt fin­det Herr Wie­se Jr. beson­ders span­nend, da meh­re­re Mit­ar­bei­ter in unter­schied­li­chen Situa­tio­nen die App nut­zen kann.

Eine Viel­zahl von Cloud-Anbie­tern wer­ben mit der „bedarfs­ge­rech­ten Abrech­nung“. Hier­bei wer­den die Kos­ten auf Basis der Anzahl von Benut­zern berech­net. Wobei ande­re Anbie­ter wie­der­um nach Nut­zungs­dau­er der Lösung ihre Kos­ten berech­nen. Letzt­lich bie­ten alle Cloud-Unter­neh­men „Pay-per-use“ Model­le, um bedarfs­ge­recht die Kos­ten zu kal­ku­lie­ren. Für Herr Wie­se Jr. bedeu­tet das, dass exakt die Kos­ten pro Mit­ar­bei­ter bzw. pro Nut­zung kal­ku­liert wer­den, und ver­rin­gert das Risi­ko viel Geld in eine Soft­ware­lö­sung zu inves­tie­ren. Sol­che Model­le ermög­licht dar­über hin­aus auch das schnel­le Wech­seln zu ande­rem Anbie­ter bei Unzu­frie­den­heit. Sie bie­tet daher eine fle­xi­ble Anpas­sung der Nut­zung an den tat­säch­li­chen Bedarf.

Cloud Com­pu­ting bie­tet dem Agrar­un­ter­neh­men Wie­se eine inter­es­san­te Mög­lich­keit für den eige­nen Betrieb. Um die Tech­no­lo­gie effi­zi­ent zu nut­zen, möch­te sich Herr Wie­se Jr. und sein Team sich näher mit dem The­ma befassen.

Nutzung von Künstlicher Intelligenz im Datenmanagement

Als wei­te­re Tech­no­lo­gie für eine digi­ta­le Büro­or­ga­ni­sa­ti­on rückt das The­ma Künst­li­che Intel­li­genz ver­mehrt in den Fokus und birgt span­nen­de Anwendungsszenarien: 

Doku­men­te wer­den mit Hil­fe von künst­li­cher Intel­li­genz auto­ma­tisch ver­schie­de­nen Kate­go­rien zuge­ord­net. So kann bei­spiels­wei­se bei einer Rech­nung das Datum eine Kate­go­rie sein, die im spä­te­ren Zeit­punkt unter dem Stich­wort wie­der gefun­den wer­den kann. Herr Wie­se Jr. fin­det die­se Funk­ti­on beson­ders span­nend und bespricht dies mit sei­nen Mit­ar­bei­tern in der Büroorganisation.

Opti­cal Cha­rac­ter Reco­gni­ti­on basiert auf Künst­li­cher Intel­li­genz und kann Doku­men­te auto­ma­tisch erkannt und zum Bei­spiel als Ange­bot, Rech­nung, Lie­fer­schein oder Bestel­lung ein­ge­stuft wer­den. Hier­bei spielt kei­ne Rol­le, ob das Doku­ment bereits digi­tal vor­liegt oder ein­ge­scannt wur­de. Herr Wie­se Jr. hat jedoch Beden­ken bezüg­lich der fort­lau­fen­den Ana­ly­se der Doku­men­te. Er stellt sich die Fra­ge, ob das Unter­neh­men Wie­se gewillt ist, sol­che Lösun­gen zu nutzen.

Herr Wie­se Jr. und sein Team erken­nen die Nut­zung von Künst­li­cher Intel­li­genz in der Büro­or­ga­ni­sa­ti­on im Agrar­we­sen. Eben­so auch die Gefah­ren, die sol­che Trans­pa­renz mit sich bringt. Sie ver­fol­gen wei­ter­hin die tech­no­lo­gi­schen Fort­schrit­te im Bereich Agrar und schau­en stets nach aktu­el­len Infor­ma­tio­nen zum The­ma Digi­ta­les Daten­ma­nage­ment und KI.